Переход компании на удаленную работу: как управлять сотрудниками

В течение предыдущего месяца многие компании вынужденно перешли на удаленный формат работы, когда сотрудники не приходят в офис, а выполняют свои функции, находясь дома. 

Я опущу здесь работы по подготовке перехода на удаленную работу сотрудников офиса службы ИТ и кадровой службы. Предлагаю обсудить как лучше выстроить работу компании вне офиса и управлять сотрудниками удаленно.

В течение предыдущего месяца многие компании вынужденно перешли на удаленный формат работы, когда сотрудники не приходят в офис, а выполняют свои функции, находясь дома. 

Главные вопросы, волнующие большинство работодателей, в условиях, продиктованных коронавирусной инфекцией Covid-19, заключаются в налаживании коммуникации и оценке эффективности работы сотрудников вне офиса. Во многом успех перехода на удаленную работу зависит от умения сотрудников самоорганизоваться, и данный процесс можно значительно облегчить посредством регулярного планирования и нахождения на связи со своими подчиненными.

Эффективная связь позволит четко контролировать работу подчиненных, развивать в сотрудниках чувство ответственности и даст коллективу возможность ощутить поддержку друг друга даже на расстоянии.

Я опущу здесь работы по подготовке перехода на удаленную работу сотрудников офиса службы ИТ и кадровой службы. Предлагаю обсудить как лучше выстроить работу компании вне офиса и управлять сотрудниками удаленно.

1.     Принципы организации рабочего места.

Необходим хороший канал интернет, ноутбук или стационарный компьютер с гарнитурой, по возможности принтер или МФУ. Правильно, если Вы поможете сотрудникам с техническим обеспечением, ведь не у всех есть необходимое оборудование.  

2.     Важно обозначить правила работы вне офиса.

Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.  Удаленная работа не предполагает свободного графика. Часы работы должны быть едины для всех, минимум 6 часов пересечения. Удаленный сотрудник не должен заниматься личными делами во время работы. Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Можно создать для сотрудников памятку по работе удаленно и прописать в ней все правила. 

3.     Правила обсуждений.

Ежедневно с утра устраивайте 15-минутки в видеоформате, чтобы обсудить, результаты работы по вчерашним задачам, планы и задачи на сегодня, а также проблемы, которые могут усложнить процесс работы и возможные пути их решения. Коммуникация – это самое важное, такие встречи помогут держать один темп. Ведь самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации.

4.     Общий чат.

Создайте один чат для всех сотрудников компании. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. Таким образом все сотрудники осведомлены о том, кто чем занимается, и могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе.

5.     Видеозвонки.

Используйте видеозвонки или на крайний случай телефонные звонки, как основной способ решения вопросов.  Видеозвонок эквивалентен встрече в реальности.

Почему видеозвонок лучше:

- Люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни.

- Созвонившись Вы можете быстрее и больше выяснить и сделать, чем если бы вели переписку. 
Важное правило. Результаты видеозвонков фиксируются письменно в чате, если выработанное решение необходимо для работы других сотрудников. 

Проводите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой и отдельно лично с ключевыми сотрудниками. Частота таких встреч зависит от конкретных ситуаций от однй-двух в неделю, до нескольких в день. 

6.     Держите сотрудников в курсе событий.

Важно чтобы, работающие в удаленном доступе сотрудники чувствовали сплоченность и были осведомлены о жизни компании. Используйте корпоративный портал для информирования сотрудников о новостях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни компании.

7.     Контролируйте не само присутствие сотрудника на месте, а выполнение задач.

Ставьте задачи, проговаривайте сроки и держите связь с сотрудником в течение рабочего времени, осуществляя контроль по реперным точкам. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, — присутствовать и создавать видимость работы.

8.     Признание успехов работников.

Постарайтесь, чтобы сотрудники чувствовали свою полезность и получали моральное удовлетворение от того, что способны влиять на развитие компании. Ничто так не мотивирует, как признание успеха работников.

Таск-менеджеры для постановки задач и отслеживанием за их исполнением: Redmine, Trello, Asana, Basecamp.

Сервисы для ежедневной оперативной связи: Skype или Google Hangouts, Zoom.

Тайм-трекеры и системы мониторинга (если таковые уместны в вашей компании): CrocoTime, Большой Брат, Yaware.Online, Стахановец.