Оптимизация бизнес-процессов с использованием технологий

Оптимизация бизнес-процессов в наше время, когда цифровизация набирает обороты, это не просто желательный, а абсолютно необходимый процесс перестройки формата проведения процессов в штате. Бизнес-функция при таком раскладе перестает быть вспомогательным звеном и превращается в стратегическое, необходимое и ключевое для бизнеса. Сегодня мы рассмотрим, как сделать наши процессы более эффективнее.

Начнем с определения, чтобы точно понимать, о чем в данной статье пойдет речь:

Бизнес-процесс — это совокупность действий сотрудников. Цель этих самых действий — произвести качественный продукт или достичь поставленных целей, задач. Эти действия повторяются циклично из процесса в процесс.

У любого бизнес-процесса есть:
👉 Вход — данные, необходимые для старта процесса
👉 Ресурсы, необходимые для его выполнения
👉 Управляющие воздействия — например, методики, инструкции, правила выполнения, требования и т.п.
👉 Исполнители — сотрудники, задействованные в выполнении процесса
👉 Руководитель — тот, кто обладает ресурсами, управляет процессом и несёт ответственность за результат. Это может быть координатор проекта или его непосредственный менеджер
👉 Выход — результат проделанной работы

Пример бизнес-процесса на платформе HRtime:

Вам пришла заявка от клиента на какую-либо услугу. В первую очередь, вы связываетесь с ним, задаете дополнительные вопросы, чтобы получить больше данных для начала работы.

Далее, вы анализируете имеющиеся у вас ресурсы: есть ли у вас время на реализацию запроса? Компетенции? И тому подобное в зависимости от вашей специфики.

Далее, вы составляете с клиентом договор или иные документы, подтверждающие начало хода проекта.

Исполнители и руководитель - в зависимости от специфики либо вы, либо кто-то из ваших сотрудников по данной теме.

И далее - выход, например, составленный отчет о проделанных работах, а также оплаченные заказчиком счета и акты. На данном этапе, после оплаты и сдачи-приемки работ, бизнес-процесс завершается.

А если в бизнес-процессе много шагов? Согласования, длинная цепочка реализации проекта и так далее? Как это можно оптимизировать и автоматизировать?

Как понять, что бизнес-процессы в моей компании нуждаются в оптимизации?

👉 Компания растет, а результаты - нет
👉 Закрытие проектов сильно увеличилось
👉 Вы и ваши сотрудники погрязли в операционке
👉 Появилось много негативных отзывов от ваших клиентов

1. Проанализируйте текущие процессы
Анализ необходим для поиска слабых сторон процессов.

В своей практике я чаще всего использую SWOT-анализ. Выделяю сильные и слабые стороны процесса,  а также возможности и риски, которые получатся после внедрения нового бизнес-процесса.

Если у вас есть команда - проведите такой анализ совместно. Одна голова, конечно, хорошо, но две или три - лучше. Так вы сможете увидеть и подсветить друг другу все стороны процесса и решить, что с ними делать.

В результате у вас должен сформироваться отчёт с проблемные зонами и их возможными решениями.

2. Не бойтесь внедрить технологии

Чтобы оптимизировать процесс, надо либо сократить количество шагов для достижения положительного результата, либо ускорить процесс их прохождения. Давайте рассмотрим на примерах, как можно внедрить технологии в существующие процессы:

Отправляете клиенту документацию по почте для проставления печатей и подписей? Начните использовать сервисы электронного документооборота, например, Контур.Диадок. Так, вы сэкономите время и будете уверены, что ваши важные документы не потеряются по пути и еще сильнее не замедлят данный этап.

Долго отвечаете клиенту, потому что, чтобы увидеть его запрос, надо сделать много шагов? Например, зайти на свой сайт в панель админа, перейти в раздел, увидеть клиента и т.д., и только потом ему написать? Начните пользоваться CRM-платформами, которые будут подключены к сайту и будут оповещать вас о новой заявке, чтобы вы ее точно не пропустили. А если у вас штат менеджеров по продажам, можно будет настроить переключение клиента на одного из свободных менеджеров.

А для того, чтобы не тратить время составление сообщений при первом контакте с клиентом, вы можете настроить шаблоны типовых сообщений: приветствие, вопросы, ответы на вопросы и т.п. Так вы значительно сократите время для данного действия. Или можно настроить чат-бота, который сделает всю работу за вас.

А какие примеры ускорения бизнес-процессов с использованием технологий есть у вас? Пишите в комментариях?

Оптимизация — это не разовая акция, а постоянный процесс. Его важно не просто внедрить и оставить работать самому по себе, его надо отслеживать, каждый раз оценивать изменения и на их основе проводить новые работы. Помимо прочего, нельзя внедрить все и сразу - от этого все может только быстрее поломаться, и вы не получите желаемого результата. 

Оптимизация бизнес-процессов — это многоступенчатый и динамичный процесс, требующий открытости к изменениям и готовности к экспериментам. Будьте смелыми в своих решениях, исследуйте новые подходы и технологии, вовлекайте сотрудников в процесс. И тогда вы обязательно увидите, как ваши процессы становятся не просто более эффективными, но и по-настоящему современными и живыми.

Успехов вам в этом важном пути! И с наступающим Новым Годом! Пусть все у вас будет хорошо, клиенты остаются довольными, а компания растет и зарабатывает :)