Опечатки в работе сотрудника, как помочь?

Зачастую когда руководитель ставит задачу, половину он произносит вслух (или письменно), а половину — «имеет в виду». Он сообщает, что надо сделать, а как — не уточняет.Лучшее решения для этого — дать сотруднику подробное описание, как ему действовать в той или иной ситуации. Пошаговая инструкция, к которой можно обратиться за помощью в момент выполнения задачи и при возникновении проблем

День добрый, Валерия, если вопрос касается именно индивидуальной работы с сотрудником, а не системы двойного контроля, проверки документов, возможно стоит найти причины, уточнить детали в какие именно периоды процент ошибок растет. Если опечатки связаны с большим количеством работы в короткие сроки, возможно стоит дать больше времени, если с темпераментом самого сотрудника - предложить замедлиться, взять за правило, перед отправкой читать текст несколько раз, если с рутинными операциями - помогут короткие перерывы или классическая смена деятельности)

1. Я регулярно наблюдаю такие вещи у некоторых очень способных людей. Многим по врожденому типу личности может помочь обязательное вычитывание (сделать жестким правилом, если это критично, и ошибки регулярны) и онлайн-сервис проверки текстов, но иногда наблюдается и у тех, кому могло бы даваться легче. Если сотрудник нужен, лучше подумать о том, кто на месте мог бы без ущерба для основных обязанностей редактировать его тексты. Люди с таким опытом под рукой могут быть. А вооще грамотность - штука врожденная или наработанная в раннем возрасте, взрослым сложнее.

Валерия, коллеги, добрый день.
С ошибками и неудачами неизбежно сталкиваются все люди, независимо от специальности. В первую очередь, необходимо установить причину, далее можно использовать следующее:
1. Руководитель, отдав распоряжения, может уточнить у подчиненного: «Как вы меня поняли?», выслушать ответ и сопоставить корректность восприятия информации.
2, Сотрудник, получивший задание от руководителя, переспрашивает? «Правильно ли я вас понял?» И повторяет все сказанное.
3. Анализ и исправление ошибок поощряете и подкрепляете (речь идёт не о материальной мотивации и особенностях организационной культуры).
4. Выстраиваете каналы коммуникации в компании (сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали) и открытую доверительную атмосферу.
Ответственность за ошибку и ее дальнейшее недопущение в будущем -это дело общее на уровне руководителя компании и иных руководителей до операционных управляющих нижнего звена. При этом необходимо разбирать проблемы именно ПРОЦЕССА, а не ЧЕЛОВЕКА, который допустил промах, в дальнейшем этот процесс станет саморегулируемым.

Концентрация внимание- важное качество, не каждому доступное. Наибольшая концентрация внимания наблюдается у шахматистов во время международных поединков или у переводчиков-синхронистов во время интенсивной работы.
Как воспитать концентрацию- играть в шахматы, другие подобные игры.
Но если мы говорит о клерках, рядовых сотрудниках, то надо самые сложные дела совершать в определенное время, с утра, где-то с 10-12:00 ( мозг работает продуктивнее в это время суток), далее- отдых и чередование.
Иметь навыки корректора: несколько раз перепроверять свои же тексты, отчеты, документы, все раскладывать по файлам, папкам, полочкам как в компьютере, так и на рабочем столе.

Есть мнение, что Ваш сотрудник не восстанавливается после перегрузок на работе.
Я посоветую применить следующие методы:
1) Перерыв каждый 1 час работы на 5 минут, либо каждые 1.5 часа да 10 минут. Это должен быть качественный перерыв со сменой местоположения и деятельности. Например, если работа за ПК - встать, пойти налить чай/кофе, пообщаться с коллегами. Самое лучшее - вообще выйти на улицу.
2) Обязательный качественный сон не менее 6 часов, ещё лучше 7.5 или 8.
3) Выполнение одной единственной задачи в единицу времени.
4) Переключение между задачами не менее 10 минут, лучше 20.

Что говорит сам сотрудник об этом?
Соберите анамнез, для этого:
1) провести 1:1;
2) исследовать что происходило год назад (изменение функционала, руководитель сменился);
3) что происходило с его развитием и карьерой те три года, что он хорошо работал?
4) определить тип мотивации по Герчикову и сопоставить задачи, которые он решает - возможно карьерное отчаянье развивается.


Однозначно, тот тип ошибок указывает на тревожность и фокус на каком-то вызывающем её факторе. Тем более, если их не было и они появились.

Валерия, добрый вечер!
Коллеги выше уже писали комментарии, стоит разобраться в причинах. Если, как вы пишете, сотрудник 3 года работает в компании, значит ранее качество его работы устраивало. Посмотрите, что могло повлиять на этот момент. Возможно он сменил позицию, роль, изменился функционал, добавилось задач? Или он давно не был в отпуске? Может быть в личном плане сейчас что-то происходит. В общем, я бы рекомендовала позвать на 1-2-1 и выяснить :) Затем уже проще понять, что с этим делать.

В какой-то момент, люди начнут отходить от подхода объективизации сотрудников. Вместо: как выжать из них больше пользы для бизнеса, начнут прислушиваться к их потребностям. Ценность последнего доказали некоторые из видов бизнеса, в некоторых из ниш (не во всех). Во многом это, конечно же, вопросы доступности тех или иных уровней культуры и осознанности руководителей, способности последних быть в субъектной позиции к подчиненным. Так истинный субъект не имеет морального права делать объектом других живых людей и улучшаться в методах поднятия эффективности объектов, как обратит внимание на методы поднятия эффективности субъектов. Во многом это случится через слушание коллег.

Интересно, а что на это говорит сотрудник о котором пишете, Валерия?
Мне кажется, именно в его словах будут для вас много рекомендаций.

Я бы посвятила время созданию в компании обучающей «мягким навыкам» среды и, если есть запрос на обучение внимательности и грамотности, начала бы именно с этих компетенций.
Судя по наличию в тексте самого вопроса опечаток, пунктуационных, орфографических и стилистических ошибок (на одну из ошибок обратил внимание Павел Бормотов), предположу, что компания не фокусируется на внимательности и грамотности персонала. И это не вина компании, скорее, примета эпохи: в разы увеличилось количество информации и электронных средств, развивается клиповое быстрое мышление, вычитывать текст нет времени, грамотность стала рудиментарным признаком личности.
Как создать такую обучающую среду? Начать с самых простых вещей. Разбор конкретных кейсов (ошибок и опечаток) без указания автора – на корпоративном портале, внутреннем сайте. Техники повышения внимательности – в корпоративную почту пулу лиц, которые часто бывают невнимательны. Памятки с правилами русского языка – на доску объявлений. Премии – тому, кто в наблюдаемом периоде не допустил ни одной ошибки (но нельзя депремировать тех, кто ошибки допустил!). Примеры идеальных текстов (с указанием авторства) – в корпоративные шаблоны в СЭД или ERP.
Коллеги дали отличные советы относительно индивидуального обучения данного сотрудника, а системный корпоративный подход будет способствовать повышению личной мотивации и распространению обучения на всех сотрудников.
P.S. Уважаемый автор, ничего личного, Вы ж понимаете… Я специально внимательно перечитала тексты комментариев (исключая краткие), без ошибок написал только 1 человек… Коллеги, тоже ничего личного…)))

Отпуск дайте ему. Он отдохнет и восстановится.

Валерия, здравствуйте!
Коллеги, всем доброго времени суток!
Валерия! Чтобы вернуться в прежДнее русло :-) надо поработать над компетентностью! А именно: обучиться слепому методу печати! В чём смысл?! Когда человек печатает "вслепую", то он сконцентрирован на экране и всегда видит то, что набирает. То есть, количество ошибок будет сведено к минимуму!
Что нужно? Зарегистрироваться на сайте https://ergosolo.ru/ И пройти тренажёр!
Во-первых, это вернёт "вкус" к жизни и деятельности, ибо будет просто интересно даже поиграть.
Во-вторых, добавит внимательности!
А самое главное - умение слепого метода печати значительно сокращает временные потери!
Чтобы овладеть методом, требуется всего 2 недели по час-полтора в день!
Успехов!!!

Коллеги, благодарю за вашу обратную связь!
Конечно причину понять необходимо, стараемся в этом помочь сотруднику.
Текстовые редакторы применяются, но они видят только пунктуацию и опечатки в словах, а проблема не всегда в этом.
На счёт печатной формы - согласна, это тоже попробуем посоветовать
Попробуем метод проверки документов снизу-вверх.
Конечно другие тоже смотрят документы и исправляют ошибки.

Валерия, здравствуйте!
Сначала нужно найти причину (физиологическая, психологическая, социальная). Затем способствовать ее решению и только после этого стоит решать проблему технически.
Самый простой и быстрый метод - проверка через текстовый редактор (текст.ру или просто в почте)

Здравствуйте!
Иногда такие "досадные промахи" возникают из-за того, что человек работает в многозадачном режиме. То есть сотрудник привычно и механически набирает текст письма, и в это же время мысленно решает какую-то другую задачу.

В результате поставленные задачи выполняются, но с погрешностями.

На это всё накладывается переутомление, подсознательный страх очередной раз глупо ошибиться и получить проблемы "на ровном месте". В результате сотрудник нервничает и... ошибается еще чаще.

Если дело обстоит именно так, то занятия по русскому языку (в данном конкретном случае) не только не помогут, но и демотивируют.

Если сотрудник действительно ценный и решает значимые задачи, возможно проблему можно решить с помощью помощника (который будет заниматься "текучкой и рутиной"). Но это уж совсем идеальный вариант. :)

Если идеал недостижим, то:
- Уменьшение количества задач, решаемых данным сотрудником.
- Полноценный отдых (не поощрять переработки).
- Документы (письма) отправлять не сразу, а дать им отлежаться и отправлять только после повторной проверки. Причем на проверке документ читается не обычным способом, а "снизу-вверх" (то есть от конца к началу).

Есть вероятность, что у невнимательности могут быть соматические причины.
Предложите сотруднику пройти диспансеризацию, проверить кровь, сердце, давление.
Если всё в порядке, причиной может быть банальное переутомление.
Вы пишете, что сотрудник часто задерживается на работе и берёт на себя задачи.
Вероятно, есть предел такой великолепной исполнительности, за которым качество работы снижается))
Предложите сотруднику выбрать для себя одно приоритетное направление и сосредоточиться на время только на нём. Многозадачность снижает ресурс внимания.
Если и после этого ошибки будут проявляться, есть смысл исследовать мотивационную сферу сотрудника.
Возможно, роль, в которой он сейчас пребывает, исчерпала свою значимость, сотрудник "вырос" из этой роли, а карьерная траектория не простроена, это приводит к демотивации и потере смысла в работе, внимание "ускользает", мелкие, но важные детали теряются...

Валерия, здравствуйте.
Сначала, надо уточнить причину , повлекшую за собой такие последствия (ошибки), т.к. с годами, могла развиться леастения ( когда путают местами буквы и цифры) или дисграфия.

Если это не так, то:
1. Дать отлежаться хотя бы чуть-чуть. Хотя бы час.
2. Показать кому-то
3. Распечатать и редактировать на бумаге.
4. Отвлечься.
5. Прочитать вслух.

Добрый день!
Я решал задачи, связанные с ошибками/ опечатками менеджеров продаж в переписке с клиентами. Была похожая проблема.

Что сработало:
1. Инструкция для сотрудников, в которой было написано, что перед тем, как отправить письмо клиенту (любое) он должен проверить правописание в MS Word или другом спелл-чекере. Вручили под роспись.

2. Мотивационная беседа с сотрудниками в стиле "грамотная речь и письмо - это плюс к твоей зарплате и открытые двери к крупным клиентам".

3. Еженедельный (и довольно беглый) анализ переписки "целевых сотрудников". Руководитель выборочно читал их письма и давал обратную связь в лучших традициях российского менеджмента. :)

4. В описание должности и в ДИ были внесены правки. Добавили обязательное требование - грамотная письменная и устная речь. Это было доведено до всех сотрудников. А "целевым сотрудникам" было доведено два раза.

А еще мы как-то раз организовывали занятия по русскому языку для одного отдела продаж. Орфография, пунктуация и пр. :)