Как провести эффективное совещание?

Совещание - важный управленческий инструмент, который при неправильном использовании превращается в «чёрную дыру», которая нещадно поглощает время, силы, эффективность и, в конце концов, деньги компании. Однако, используя правильные подходы и техники, совещания можно сделать мощным средством для повышения продуктивности и достижения целей организации.

Существует большое количество примеров, которые наглядно отражают неэффективность совещаний, мы приведём только один, поскольку уверены, что у каждого достаточно своих, возможно, за исключением некоторых счастливчиков к рядам которых вы сможете присоединиться, если будете соблюдать рекомендации из этой статьи.

Пример неэффективного использования времени на совещаниях

1. Для обсуждения проекта строительства атомного реактора стоимостью в 5 миллионов долларов комиссия потратила 5 минут. Из 11 членов комиссии 4 не знали, что представляет собой реактор, другие 4 не знали, где он применяется. Следовательно, никакого обсуждения не могло возникнуть, и представленное предложение было принято.
2. Далее комиссия обсуждала проект хранилища для велосипедов стоимостью 2350 долларов. Ввиду того, что все знали, о чем идет речь, и каждый имел свое мнение, то обсуждение длилось 45 минут.
3. Третьим обсуждался вопрос об организации обедов, стоимость которых составляет пару долларов. Обсуждение этого вопроса затянулось еще больше.

Знакомо?

Чтобы не оказываться в подобных ситуациях, рекомендуем ознакомиться с некоторыми рекомендациями. Начнём с того, что познакомимся с этапами совещания. Эта информация предложена на иллюстрации ниже.

Отдельное внимание мы хотим уделить такому важному моменту, как ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ СОВЕЩАНИЯ. Казалось бы это само собой разумеющийся момент. Но приходилось ли вам оказываться в такой ситуации, когда совещание проводится только потому, что оно запланировано на этот день? Обсуждать особо нечего, всей информацией собравшиеся итак владеют. А время на совещание "забронировано", значит нужно о чём-то говорить, и участники говорят. В итоге мы получаем примерно час (если повезёт) безрезультативно потраченного времени.

Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, задайтесь вопросом: Зачем такие совещания нужны? Не лучше ли провести время с большей пользой, закрыть важные задачи или уделить больше времени подчинённым/коллегам/клиентам? Конечно, лучше! Поэтому, если цель совещания отсутствует - отменяйте его.

Если смысл в совещание всё-таки есть, то тут нужно подумать над правильной формулировкой цели. Это позволит проще донести ценность данного мероприятия до участников и позволит сделать обсуждение более конкретным.

Тут нам на помощь приходит два простых правила.

Правило 1: Цель формулируется в терминах результата, который должен быть описан с помощью легко проверяемых, позитивных критериев (что должно быть, а не от чего нужно избавиться).

• Что должно произойти (какие события ), чтобы результат был достигнут?
• Что должно быть сделано , чтобы эти события произошли (повысилась вероятность наступления этих событий)?
• Какими ресурсами мы располагаем, чтобы это осуществить?

Правило 2: Соотносите цели с проблемами и интересами.

• Какие проблемы будут решены (частично или полностью) по достижении результата?
• Чьи и какие интересы удовлетворяются по достижении результата?
• Чьи и какие интересы ущемляются?
• Как и кто будет это делать ? (План действий и распределение ответственности).

Далее представляем вашему вниманию серию слайдов, на которых отражены типичные и рекомендуемые действия.

Следующий пункт, как кажется нам, является болью для многих. Вспомните, сколько раз вы сами оказывались на совещании, к теме которого не имеет никакого отношения, сидели и думали, зачем я здесь? Я ничего не понимаю в этой теме, я не могу повлиять на решение проблемы, информации, которой я владею, недостаточно для того, чтобы предложить, какой-то достойный внимания вариант решения. А теперь подумайте, может вы тоже иногда приглашаете на совещание тех, кому там быть необязательно?

Каждый из читателей данной статьи хотя бы раз присутствовал на совещании, которое длилось более 1 часа. Вспомните свои ощущения... Какие мысли вас посещали? Думаю, мы можем угадать, как минимум, одну из них: "Можно я уже пойду работать?". Если хотите разбудить в сотрудниках жажду к активным действиям, загоните их на ненужно, долгое совещание, и все будут рваться работать. Но правильно ли это? Ошибки, которые стоит избегать разобраны на иллюстрации ниже.

Ну и ещё два важных вопроса, без которых высокая эффективность совещания невозможна - Где? и Когда?

Мы всё грамотно спланировали, определили цели, участников, и совещание уже началось. Что же важно помнить на этом этапе?

• «ЧТО?» и «КАК?» необходимы в речи каждого выступающего участника совещания.
• При хорошо проработанном проблемном поле, четко сформулированных вопросах часто оказывается очевидным, что, как и кому нужно делать.
• Но если такой очевидности нет, то, чтобы найти оптимальные решения, нередко используется известная процедура мозгового штурма. 

Этап принятия решений и распределения ответственности

Это ключевой этап совещания, но несмотря на это его порой упускают. Получает поговорили, обсудили и разошлись, и каждый участник уверен, что реализацию взял на себя кто-то другой. На следующей встрече всё начинается заново, потому что никто ничего не сделал. Чтобы избежать этого, рекомендуем учитывать пункты, раскрытые далее.

3 основных принципа выбора и утверждения решений на совещании:

• единоличное решение иерархического лидера
• большинством голосов
• консенсус

Для принятия и распределения ответственности участниками, обычно после принятия решения, рекомендуется провести две процедуры:

а) “фиксацию сомнений” и/или “оценку риска”

б) “заключительный контрактинг”

Решения на совещании принимаются всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется:

• Кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ
• Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола)
• Принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть)

Применяйте предложенные рекомендации

И пусть ваши совещания станут более эффективными!