Переход на электронные кадровые документы (ЭТКД) — не просто тренд, а законодательная необходимость для многих работодателей. Как перевести кадровый документооборот в цифровой формат без ошибок и нарушений? Какие документы обязательно оформлять в электронном виде? Что делать с отказами сотрудников и как обеспечить юридическую значимость ЭТКД? В статье — подробный пошаговый алгоритм перехода, практические советы и меры по снижению рисков.
Цифровая трансформация в сфере управления персоналом набирает обороты, и с 2024 года многие работодатели в России столкнулись с необходимостью перехода на электронные трудовые кадровые документы (ЭТКД). Это не просто тренд, а законодательно установленная реальность: теперь часть кадрового документооборота должна вестись в электронном виде.
Что входит в понятие ЭТКД? Какие документы подлежат обязательному переводу в цифру? Как оформить переход законно и не нарушить права работников? Разбираемся в этой статье.
1. Что такое ЭТКД
Электронная трудовая кадровая документация (ЭТКД) — это кадровые документы, оформляемые, подписываемые и хранящиеся в электронной форме. Порядок ведения ЭТКД регулируется:
Федеральным законом № 439-ФЗ от 16.12.2019 г.,
Статьей 22.1 Трудового кодекса РФ,
Постановлением Правительства РФ № 995 от 31.05.2021 г.
и другими нормативными актами.
Основные принципы ЭТКД:
юридическая значимость электронной формы (при наличии электронной подписи);
добровольное согласие работника на получение документов в электронном виде;
соблюдение требований к защите персональных данных и архивному хранению.
2. Какие документы относятся к обязательной ЭТКД
С 2024 года в соответствии с действующими нормативными актами в обязательном порядке в электронном виде могут оформляться и вестись следующие кадровые документы:
Трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему;
Приказы о приеме, переводе, увольнении;
График отпусков;
Личные карточки сотрудников (форма Т-2);
Заявления работников (на отпуск, увольнение и др.);
Локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения, инструкции), с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись;
Трудовые книжки в электронном виде (ЭТК) через систему ПФР.
Важно: работодатель вправе самостоятельно определить перечень документов, которые будут вестись в электронном виде, за исключением тех, что обязательно должны быть на бумаге (например, листки нетрудоспособности, оформляемые ФСС, пока не переведены в цифровой формат).
3. Когда переход становится обязательным
Переход на ЭТКД может быть:
добровольным — когда организация решает упростить документооборот и получить преимущества цифровизации;
обязательным — для госорганов и подведомственных учреждений, а также для компаний, применяющих цифровые технологии в рамках государственных программ.
В 2024–2025 годах также действует переходный период, в рамках которого организации могут поэтапно внедрять ЭТКД, соблюдая законодательные условия.
С 2025 года предполагается ужесточение требований — многие организации (особенно крупные и с госучастием) обязаны будут полностью перейти на цифровое ведение кадровой документации.
4. Пошаговый переход на ЭТКД
Чтобы перейти на ЭТКД без нарушений, работодателю следует соблюдать четкий алгоритм:
Шаг 1. Анализ текущих процессов и IT-инфраструктуры
Оцените:
какие документы уже частично ведутся в электронном виде (например, заявления в Outlook);
готовность кадровой службы и сотрудников к цифровому взаимодействию;
используемое ПО и его соответствие требованиям законодательства (например, СЭД, 1С, кадровые модули, облачные решения с криптозащитой).
Шаг 2. Выбор и внедрение электронной системы документооборота
Подберите подходящий сервис, обеспечивающий:
юридическую значимость документов (поддержка ЭП);
архивное хранение с необходимыми сроками;
защищённость данных;
возможность интеграции с другими системами.
Примеры систем: «1С:Кадры», СЭД «Диадок», «Тензор», «Контур.Диадок», СБИС и др.
Шаг 3. Оформление локального акта об использовании ЭТКД
Работодатель обязан утвердить:
Положение о ведении ЭТКД, где указаны перечень электронных документов, формат хранения, способы подписания и получения;
порядок выдачи или использования электронных подписей;
порядок доступа к документам;
формат согласования, сроков, уведомлений.
Шаг 4. Получение согласий от работников
По закону работник имеет право отказаться от ведения кадровых документов в электронном виде. Поэтому:
уведомите сотрудников об изменениях не менее чем за 3 рабочих дня;
получите от каждого письменное согласие (или отказ) на использование ЭТКД и ЭП;
при отказе обеспечьте дублирование взаимодействия в бумажной форме.
Шаг 5. Организация подписания документов
Электронные кадровые документы должны подписываться:
усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или
усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП) — допустимо при использовании защищённых внутренних систем, например, корпоративного портала.
Убедитесь, что каждый сотрудник обеспечен доступом к подписи (выдача сертификатов, обучение работе с ЭП).
Шаг 6. Информирование, обучение и техподдержка
Даже в опытных командах переход на цифровые форматы вызывает вопросы. Поэтому важно:
проводить обучение кадровиков и сотрудников;
заранее тестировать систему;
назначить ответственного за техподдержку и ответы на вопросы;
использовать шаблоны и подсказки в системе.
Шаг 7. Хранение и защита документов
По закону электронные документы должны храниться:
в архиве организации (системы должны обеспечивать возможность восстановления и поиска документов);
с учетом требований к защите персональных данных;
в надёжной ИТ-инфраструктуре, допускающей миграцию и экспорт при необходимости.
Сроки хранения — те же, что и для бумажных версий (например, 75 лет для трудовых договоров).
5. Риски и ошибки при переходе
Чтобы избежать нарушений и возможных споров, стоит учитывать типовые ошибки:
🚫 Принудительный перевод на ЭТКД без согласия работника — незаконно; 🚫 Отсутствие локальных нормативных актов — лишает юридической силы цифровые действия; 🚫 Неправильный выбор электронной подписи — документ может быть признан недействительным; 🚫 Сбой в архивировании — риск потери документов или нарушения сроков хранения; 🚫 Недостаточная информационная безопасность — утечка персональных данных грозит административной и уголовной ответственностью.
6. Преимущества ЭТКД для работодателя
Несмотря на начальные затраты и усилия, переход на ЭТКД даёт компании реальные плюсы:
✔ экономия на бумаге, доставке и хранении; ✔ повышение скорости обработки документов; ✔ прозрачность и удобство документооборота; ✔ снижение рисков потери документов; ✔ готовность к удалённому формату работы.
Заключение
Переход на электронные кадровые документы — это не просто технологическое нововведение, а новая норма трудовых отношений. Сделать этот переход безопасным, законным и эффективным поможет грамотная организация, открытость в коммуникации с работниками и соблюдение правовых норм.
Подготовьтесь заранее, оформите локальные акты, обеспечьте согласия и цифровые подписи — и ЭТКД станет не обременительной обязанностью, а полезным инструментом для роста и развития вашей компании.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение