Многозадачность или смерть: что делать, если надо постоянно переключаться между делами

Как не утонуть в бурном потоке многозадачности и эффективно добиться поставленных целей? Рецепт прост: правильное планирование, выделение приоритетных задач, распределение их по блокам, коммуникация с коллегами, руководителем и отдых, рассказывает замруководителя департамента персонала и карьеры IT-компании «ГЭНДАЛЬФ» Татьяна Арсенович.

Хорошо, плохо или нормально?

Многие современные компании ищут специалистов, умеющих работать в режиме многозадачности, –  такое требование к соискателям можно встретить в описании большого количества вакансий.

Однако психологи утверждают, что в таком режиме эффективно могут работать только 2% людей. У остальных, кто занимается несколькими делами сразу, когнитивные способности снижаются и становятся, как у невыспавшихся людей. В книге доктора медицины и нейропсихиатра Тео Компернолле «Освободи мозг», которая вышла в прошлом году, говорится о том, что наш мозг не способен выполнять две задачи параллельно (не говоря уже о большем числе). Он может попеременно концентрироваться то на одной, то на другой задаче. В результате мы что-то упускаем из своего внимания. Автор настоятельно советует уходить от многозадачности.

Но как это сделать, если такой стиль работы сложился во многих компаниях, да и само время, в котором мы живем, постоянно подталкивает нас хвататься за несколько дел сразу? Выход один – нужно научиться правильно действовать в таком режиме без вреда для себя и без ущерба для работы.

Я не вижу проблемы в многозадачности как в требовании или формате работы. Многозадачность – это навык, который способен в той или иной мере приобрести каждый человек. Кому-то это дается легко, кому-то тяжелее. Это зависит от темперамента человека, его скорости, моторики и знания своего дела.  Настороженность к многозадачности возникает из-за того, что она может вызывать определенный уровень стресса. Но причинами стресса могут быть и другие факторы, даже противоположные многозадачности – например, малая загрузка. Она тоже может напрягать, вести к переживаниям, выгоранию и текучке кадров. Поэтому многозадачность я бы просто поставила в ряд навыков, которые нужно развивать. И отдельное внимание уделила бы тому, как снижать стресс в коллективе в целом и у сотрудников индивидуально.

Планирование – первый помощник 

Как же успевать делать 10 разноплановых задач ежедневно и не сойти с ума? Первое и главное – это правильно распланировать свой рабочий день и выделить приоритеты.

Например, использовать принципы корпоративного тайм-менеджмента Глеба Архангельского.

Мы используем календарь Outlook, проставляем в нем жесткие и гибкие задачи. Примерно 60% времени в день должно быть занято жесткими задачами, которые запланированы заранее и не должны переноситься.  Остальное время сотрудник самостоятельно себе планирует вплоть до отдельной задачи, которая занимает больше 15 минут. Все это фиксируется в календаре. Так сотрудник заранее получает целиком картину своего рабочего дня. Кстати, жесткая задача – это обед. Даже в режиме многозадачности нужно успевать отдыхать. 

Важно, чтобы сотрудники закладывали в календаре время на исполнение каждой задачи.

Как правильно определить, какое дело нужно обязательно выполнить именно сегодня, а что можно перенести на более поздний срок? Как не потеряться в море мелких срочных поручений и не забыть про действительно важные задачи? 

Для этого при планировании нужно использовать систему приоритетов. К ней относится технология КВЦ (критически важные цели), которая внедрена в компании нашего эксперта. Эта технология построена на работе Шона Кови «Четыре дисциплины исполнения». Одна из таких дисциплин – еженедельные собрания, на которых сотрудники берут на себя обязательства выполнить определенные задачи. Эти обязательства фиксируются и представляют для сотрудника определенный приоритет, что очень помогает при дальнейшем планировании. 

Характер задач тоже важен

Эффективность работы во многом зависит от того, насколько сотруднику ясно, что ему нужно сделать. Здесь на помощь приходит любой стандарт постановки задач, начиная от самого понятного формата SMART-задач. Когда задача конкретна, ограничена во времени, измерима, находится в зоне влияния ее исполнителя, то время на ее решение значительно сокращается.

При планировании нужно учитывать характер задач и грамотно распределять их по блокам. 

Например, перед нами стоят такие задачи: обзвонить сотрудников, провести определенную аналитику, связаться с должниками и написать характеристику. Какие-то из них связаны с активными коммуникациями, какие-то связаны с аналитикой и требуют сосредоточенности. Лучше группировать по блокам, не разрываться между разноплановыми задачами, иначе это приводит к лишнему стрессу. 

Многозадачности можно научиться

Как и любой навык, способность работать в режиме многозадачности – качество приобретаемое. Мы можем попробовать научиться либо выполнять задачи параллельно, либо быстро их завершать. Чтобы повысить свою эффективность, можно тренировать выполнение отдельных типовых задач на время. Например, засечь, как быстро вы заполняете карточку одного клиента в базе CRM, и продумать, как можно сократить длительность выполнения этой задачи. Такие тренировки может устраивать методист отдела, руководитель или сам сотрудник. Это как в спорте: любую задачу можно научиться делать быстрее, если посвятить тренировкам достаточное количество времени. Поработайте над разными навыками: скорочтением, скоропечатью, слепой печатью, скоростью звонка. 

У нас есть еще такая опция как хронометраж: сотрудник фиксирует время выполнения каждой задачи сам или с помощью автоматизированной системы. Также хронометраж может провести специалист отдела персонала, который несколько дней находится в контакте с сотрудником, фиксирует время, название задачи и процент завершения при каждом подходе. Ведь бывает, что человек несколько раз начинает одну и ту же задачу, так как отвлекается и переключается на что-то другое. По результатам такого хронометража руководители могут делать выводы об эффективности рабочего дня: проблема в многозадачности или просто в неправильном распределении дел. После принимаются меры, иногда радикальные:

• снятие задач, когда понимаем, что объем не соотносится с рабочим временем,
• смена исполнителя, потому что человек пока неэффективен,
• распределение времени по типам задач
• смена рабочего места сотрудника
• нормирование времени на исполнение. 

Помогут руководитель, коллеги и отдых

Негативная сторона многозадачности – стресс. Но первый способ борьбы с ним – это понимание смысла своей задачи. Руководитель обязательно должен пояснить, для чего это делается, каков конечный продукт. Когда человек понимает, что он делает что-то важное и нужное, он справляется с задачами быстрее.

Также снизить стресс помогают типовые инструменты руководителя: обратная связь, прояснение смысла, личное обучение, тренировки, инструменты финансовой мотивации.

Есть система поощрения сотрудников, которую я крайне уважаю. Это управление по целям. В ней кроме привычных нам KPI и SMART-задач есть такой блок, как стандарты качества работы. Сотрудник о них знает, он к ним стремится и по итогам месяца получает оценку своей деятельности от руководителя. Это влияет на его заработную плату, а также является основанием для обратной связи от руководителя. И такой стандарт, как «эффективность в условиях многозадачности» показывает, что многозадачность – это не проблема, а стандарт его работы, и мы его хвалим за то, что он с этим справляется.

Еще один важный инструмент работы с многозадачностью – делегирование. Хотя он может быть доступен не всем сотрудникам. Иногда для выполнения большой задачи нужно, например, собрать какие-то данные, с чем может справиться специалист меньшей квалификации или коллега, который менее занят.

Конечно, еще важен режим отдыха. Долго пребывать в режиме многозадачности – это большой стресс. Поэтому сотрудник должен получать отдых. Например, один день в неделю нужно выделять на задачи, которые приносят вам удовольствие и вдохновляют, или же просто переключаться с многозадачности на какие-то большие понятные задачи.