Менеджер по персоналу или HR: можно ли в документах сокращать название должности?

При приеме сотрудника в штат очень важно обозначить наименование его должности. Более того, название должно одинаково звучать во всех документах, в которых используется: трудовой договор, соглашение, должностная инструкция, приказы, уведомления. И, естественно, соответствовать тому, что написано в штатном расписании вашей компании. 

При приеме сотрудника в штат очень важно обозначить наименование его должности. Более того, название должно одинаково звучать во всех документах, в которых используется: трудовой договор, соглашение, должностная инструкция, приказы, уведомления. И, естественно, соответствовать тому, что написано в штатном расписании вашей компании. 

Задача проста – идентифицировать и законно применять кадровые процедуры к конкретному человеку: прием, выплаты, взыскания, увольнение. В судах немало кейсов, когда сотрудник жалуется, основываясь только на названии должности: его принимали на одну позицию, решение компании относится к другой, а с изменениями он не знаком. И суды встают на сторону работника.

В 95% случаев причина проста – другое название должности, случайно или в спешке написанное HR-специалистом в одном из документов, скажем, в соглашении к трудовому договору. Или даже не другое – а сокращенное / краткое. Например, в компании есть позиция «специалист по внешнеэкономической деятельности» или «менеджер по связям с общественностью». Но коллеги, а вместе с ними и HR говорят короче – специалист по ВЭД и PR-менеджер. Так же и пишут в документах. Но правильно ли то?

Если определенной должности еще нет в штатном расписании, по нашей оценке, ее можно ввести, используя сокращение или краткое наименование. Объяснить это можно так: принятие решения об изменении структуры, штата, состава работников относится к компетенции компании. Она решает, кто, как и когда нужен. Более того, в законодательстве нет правил, которые определяют порядок внесения наименований департаментов, отделов и должностей в штатное расписание. 

Исключение лишь одно. Название должно соответствовать наименованию и требованиям в квалификационных справочниках или положениям профстандартов, если в соответствии с ТК РФ или другими федеральными законами для таких должностей предусмотрены льготы, компенсации или ограничения для работников. То есть, если в законах или тех профстандартах, которые будут обязательными для вашей компании, есть должности или для них предусмотрены компенсации, название позиции должно быть идентичным. Например, ТК РФ требует наличие системы охраны труда и профильного специалиста, при этом есть обязательный профессиональный стандарт «специалист в области охраны труда». Значит, именно так и должна звучать должность.

Другой пример. Если у работника есть право на досрочную пенсию, так как его должность содержится в списках производств, работы и профессий, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, на основании Постановления Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 №10, то надо использовать для названия именно квалификационные справочники и профстандарты. 

Отметим, что список профессий, для которых такие стандарты обязательны, достаточно широк. Среди них педагоги, т.к. у них есть определенные ограничения по ст. 331 ТК РФ, медицинские работники и фармацевты, поскольку у них есть специальные требования на уровне законов. Сюда же относятся работники транспорта, аудиторы и главные бухгалтеры, т.к он и должны проходить особое обучение или соответствовать квалификационным требованиям.

Однако с должностями в нашей статье все проще. К специалистам по ВЭД, PR или HR – нет никаких квалификационных требований на основании ТК РФ или других нормативных актов. Эти должности не предполагают и наличие каких-то компенсаций, льгот или ограничений. Поэтому ввести в штатное расписание вы можете любое название должности, в том числе сокращенное.

Но главное в другом. Какое название используется, такое и надо указывать во всех документах, трудовой книжке и др. В соответствии со ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в договоре является в т.ч. трудовая функция, то есть работы по должности и по профессии в соответствии со штатным расписанием. Поэтому если вы у вас указано полное наименование должности, указывайте ее везде без сокращений. Кстати, п.3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н рекомендует делать записи в книжках аккуратно и без сокращений. Тогда возможно лучше и не сокращать совсем.