Когда фасилитация не сработает или не даст нужного эффекта

Тема фасилитаций сейчас на слуху. Многие руководители видят (не без оснований, надо отметить) в ней некий универсальный инструмент по решению рабочих и коммуникационных проблем в компании. Да, сиюминутные задачи на сессиях, вроде бы, решаются: командой поработали (командой ли?), план действий написали (кто и как написал?), задачи распределили (а их взяли?)… Но – в перспективе и на уровне ощущений/обратной связи от других - не получили ожидаемых результатов. В итоге, остается «осадочек», что фасилитация – бесполезна и не эффективна! Уверен, что некоторые сталкивались с таким, особенно те, у кого не много опыта проведения сессий.
Как любой инструмент, фасилитация имеет свои «точки приложения». При каких-то условиях – работает на 100%, при каких-то – нет. 

На основании собственного опыта и информации от своих коллег, собрал 10 типичных ситуаций, когда фасилитация или не приносит желаемого эффекта, или вообще не срабатывает.

Данный список не является окончательным и не является истиной в последний инстанции. Предположу, что бывают ситуации, когда клиент получит результат при похожих или аналогичных условиях. Но, скорее, это исключение.

1.      «Это чудо-инструмент, он нам точно поможет!» 

Руководители часто забывают, что волшебная палочка – это из другой области! До фасилитации и после нее требуется РАБОТА. Ответственная командная работа. Результат сессии «здесь и сейчас» - это, как вариант, коллективно собранный план действий с указанием сроков и ответственных. Еще раз – это ПЛАН! Да, участники заряжены и горят желанием, засучив рукава дорогих пиджаков, горы ровнять… И желательно этим всплеском энергии пользоваться… Периодически (хотя бы раз в неделю) собираться и смотреть: что «летит» по плану, а где провал – и что МЫ можем с ним сделать!

2.      После сессии «всё полетит»!

Полетит, конечно! Но без вовлеченной и увлеченной команды, дисциплины, контроля и мотивации исполнителей – полетит, боюсь, вниз!

Если ведущий и владельцы бизнеса (топы) всё сделали правильно: вовлекли всех в принятие окончательного решения, САМИ участники распределили все задачи между собой, приняли общие правила работы – единый порыв участников заставит компанию преодолеть практически любое препятствие.

Но… «гладко было на бумаге, да забыли про овраги…». В любом деле есть место неучтенным факторам, которые всячески будут препятствовать реализации задуманного! А мы об этом подумали на сессии?!

Вариант: продумывать варианты действий, когда что-то где-то когда-то пойдет не по плану. Кто отвечает? Как доносит информацию до других? Какие каналы использует? Где и каким образом может получить помощь/поддержку/консультацию? И т.д.

3.      Нет единой цели или не все участники с ней согласны.

Вариантов два: будет общий базар, где каждый будет гнуть свою линию и друг друга не слушать; или будет «разговор на троих», в котором «главную скрипку» будет играть «тот, кто выше всех». Результат: «кто заказывал музыку, тот и прав».

Варианты:

ü  ЗАРАНЕЕ согласовывать с заказчиком/владельцем цель встречи.

ü  Непосредственно перед сессией удостовериться, что все участники понимают и принимают важность цели сессии.

ü  В начале сессии согласовать правило, по которому ЛЮБОЕ мнение ценно и учитывается.

ü  Вовлекать всех в поиск вариантов решений.

4.      «Мы не были готовы к сессии!»

С «нуля» работать участникам – трудозатратно и низкоэффективно. Много времени потратишь на то, чтобы все присутствующие «включились» и были в едином информационном поле. Одинаково поняли цели и задачи сессии. Настроились на общую работу.

Вариант: заранее подготовить и согласовать с заказчиком/участниками основные вопросы; дать возможность участникам собрать информацию «по теме»; настроить участников на командную работу. Я применяю более-менее стандартный чек-лист с вопросами.

5.      Не готовы участники брать на себя ответственность

Очень неприятная ситуация. Потому что без взятия ответственности вся работа на сессии становится бутафорией. Такое, чаще всего, происходит, когда не все участники были включены в процесс выработки решения. Или, когда не всех услышали. Непосредственно на сессии вы вряд ли уже что-то можете сделать. Джедайские призывы: «Ну же! Где ваши руки?! Разбираем задачи – и по домам!» - вряд ли принесут результат. Разве что повеселят присутствующих!)

Варианты:

ü  Перед сессией договориться с заказчиком/владельцем, чтобы он донес до участников идею, что это ИХ ОБЩИЙ проект. И что они все ИМЕЮТ ВОЗМОЖНОСТЬ включиться в обсуждение и выработку решений. Фасилитатор – лишь помощник в процессе создания общих договоренностей и плана действий.

ü  Уже в процессе сессии: взять тайм-аут и обсудить с заказчиком план Б. Например, доп. мотивация/возможности для роста тех, кто возьмет на себя ответственность за реализацию решения.

6.      Всех загнали на сессию – вот и сидим ровно!

В итоге, на сессии работает только собственник и фасилитатор))

А как же! Один в результатах «кровно заинтересован», а другой – за это деньги получает! А мы-то что!? Посидим, покиваем!

Варианты:

ü  Перед сессией: согласовать с заказчиком, чтобы он объяснил коллективу – для чего

ü  Перед сессией: договориться с заказчиком пообщаться с ключевыми участниками будущей сессии – чтобы объяснить цели и результат сессии. пояснив, что это «их совместно выработанное решение, которое им же совместно и надо будет воплощать в жизнь!».

ü  В начале сессии: договориться со всеми о правиле – «от каждого по 1 мысли/идее минимум». Может сработать – часто люди включаются в эту игру, если ее проводить не директивно и с долей юмора. И, конечно, с позитивом))

ü  На сессии: «включать» всех лично и с помощью владельца/топ-менеджера. Хотя, это уже не рабочий вариант – из-под палки вряд ли получите хороший результат.

7.      «Хотел послушать других, а будем делать – как я скажу!»

Таких сценариев лучше избегать – проводника «правильного» решения – участники раскусят сразу! С первых же секунд. И вся дальнейшая работа (как, впрочем, и имидж ведущего) – скатиться «ниже плинтуса»!

Вариант: постараться найти компромисс – например, «собрать и проанализировать варианты решений команды»

8.      Не всех услышали на сессии

Важная составляющая любой сессии – умение спрашивать и слушать. Это двунаправленный процесс. Ведущий должен уметь создать атмосферу доверия и комфорта – чтобы никто не боялся высказать свое мнение (даже отличное от мнения большинства). А участники – включались в процессы обсуждения, выбора решения. Потому что ЗАСТАВИТЬ взрослого адекватного человека делать то, что он не хочет делать – неблагодарное и энергозатратное))

Вариант: в самом начале принять всеми (без исключения) правила работы на сессии. Где работаем «без погон и регалий» (что достаточно трудно реализовать, но можно) и где мнение каждого участника – одинаково ценно.

9.      Нет контакта между участниками (каждый на себя одеяло тянет, конфликты старые)

Вопрос не простой, но важный. Непосредственно на сессии его решение может или затянуть во времени вводную часть, где …. Или вообще трансформировать сессию в «дружественную» перепалку и выяснение отношений между подразделениями и отдельными персоналиями.

Вариант: ПЕРЕД сессией дать установку участникам (через заказчика/владельца, сделать короткую очную/онлайн встречу с участниками и др.) на СОВМЕСТНУЮ работу по решению основного вопроса. Сделав акцент на том, что только «в едином порыве» с ней справимся! А «лебедь, рак и щуку» оставляем для других мероприятий)))

10.  Нет доверия к фасилитатору

И действительно, он для участников – лицо новое, непривычное. Ничего страшного, работаем!

Варианты:

ü  Перед сессией: встретиться (можно в онлайн) с ключевыми участниками, познакомиться, узнать их мнение о предстоящей сессии, рассказать про процесс, цели и результат.

ü  В начале сессии: сделать короткую самопрезентацию с личным опытом и реализованными проектами (обычно это повышает оценку ведущего в рядах участников).

ü  В процессе: держать «рамку» фасилитатора, не включаясь в обсуждения, дебаты и т.д.

ü  В процессе: подбадривать и поддерживать групповую динамику, достижения команды, «включать» отпадающих от процесса.

В итоге, приняв во внимание многие аспекты подготовки и проведения фасилитационных сессий, каждый из нас, наступив на свои «грабли», постепенно становится всё более экспертным))

К сожалению, без ошибок – вряд ли бывает рост.

Желаю Вам постоянного профессионального роста!