В данной статье, мы рассмотрим основные обязанности ассистента руководителя, из чего можно будет прийти к составлению требований к кандидатам на данную должность. Так же выявим разницу между менеджером и ассистентом, после чего у нас будет полное представление о том какой должен быть сотрудник, что однозначно облегчит подбор!
Ассистент – незаменимый сотрудник в управлении компанией. У них много функций, много полномочий, они являются, так сказать, вторым лицом в компании. Практически невозможно сформировать все обязанности своей должности. Выбрать личного помощника для конкретного руководителя очень сложно, потому что это «миссия невыполнима».
Идеальный помощник будет варьироваться от работодателя к работодателю, но одно остается неизменным. Это то, собственно, что для вас необходим беспроигрышный, верный и серьезный ассистент, который может взять на себя все организационные и информационные задачи, не тратить время босса и искусно улаживать нормальные и неординарные трудности.
АР должен обладать определенными навыками, качествами, способностями, уникальным темпераментом и, пожалуй, самое главное – уникальной личностью, чтобы очень максимально отвечать высочайшему уровню собственного начальника.
Какие обязанности и требования включают в должность ассистента руководителя?
Оказание административной и организационной поддержки руководителю отдела; конкретное участие в переговорах, деловых встречах, приемах,конференциях и проектах; работа с деловой документацией (в том числе на английском языке); письменный и устный перевод; организация и обеспечение поездок и личного пользования руководителя отдела; ведение записей, документов и корреспонденции; сбор и подготовка аналитических, информационных и справочных материалов для руководителя отдела; линейный менеджер и доведение до сведения руководителя.
Помощники могут полностью участвовать в работе или могут быть наняты только для организации личных дел руководителя. Некоторых не волнует наличие университетского диплома, других в первую очередь волнует знание языка, третьих – вид кофе и внешний вид помощника. Однако, несмотря на то, что объем и специфика работы в разных компаниях могут отличаться, основные требования всегда одинаковы.
Перечислим требования: законченное высшее образование, навык работы на подобной должности не менее двух лет (желательно с высшим руководством), владение необходимым языком (часто требуется уровень носителя языка), готовность к командировкам и длительной работе, возраст (не указан в описании вакансии. Но является самым важным требованием), личностные качества (в первую очередь это трудолюбие, аналитический склад ума, хорошие коммуникативные навыки, высокая практическая способность и отличная компетентность).
От личных помощников ожидают преданности и лояльности. В первую очередь собственному руководителю, а затем и компании в целом.
Какие выделяют преимущества и недостатки?
Самое большое преимущество работы в качестве помощника руководителя заключается в том, что вы можете получить ценный опыт управления и бесконечно развивать свои качества и таланты. Рядом с умными и успешными менеджерами вы сможете изучить логику и принципы постановки и решения стратегических и тактических бизнес-задач, принятия оптимальных решений, ведения деловых переговоров, разрешения конфликтов, ежедневного общения с людьми разных социальных, экономических и возрастных групп. В будущем полученные знания и навыки пригодятся для карьерного роста и предпринимательства.
К недостаткам относятся:
Помощники работают дольше, чем менеджеры, что заставляет их быть занятыми 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Некоторые менеджеры очень негативно относятся к просьбам ассистентов о переводе, и ассистенты могут стать «заложниками» своей профессии. Ассистенты держатся как можно ближе к своим менеджерам и их семьям.
В силу специфики профессии личного помощника, конкретный объем работы зависит от индивидуальных потребностей работодателя, и невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности и полный набор функций. Директору может понадобиться человек, который освободит его от «канцелярских обязанностей», в то время как помощник может быть занят личными поручениями. Некоторые директора предпочитают иметь двух помощников для разных видов деятельности, а в крупных фирмах у помощника может быть свой штат со специальными обязанностями в отделе.
Многие сотрудники рассматривают должность личного помощника как отправную точку в своей карьере. В будущем исполнительный помощник, хорошо знакомый с организацией компании, ее деятельностью, опытом сотрудников и внешними связями, может стать исполнительным директором высшего звена, вице-президентом, генеральным директором или руководителем отдела. Нередко опытные исполнительные помощники уходят в бизнес, потому что они могут использовать свои знания и опыт для успешного развития собственного дела.
В современных условиях растущей конкуренции процветание компании зависит от принятия правильных решений в нужное время. Для этого вам нужен опытный помощник.
Почему стоит воспользоваться услугами кадрового агентства?
Наш многолетний опыт в подборе корпоративных административных помощников позволяет нам найти подходящего специалиста и заполнить вакансию административного помощника в кратчайшие сроки. Наша обширная и уникальная база данных соискателей, понимание должностных инструкций ассистентов и четкость функций позволяют нам быстро и точно отбирать высококлассных специалистов.
Опыт.
Мы занимаемся подбором ассистентов уже много лет и нашли множество талантливых ассистентов, работающих над самыми разными проектами. В следующих разделах вы найдете актуальные рекомендации и примеры из практики. Если вы хотите подать заявку на участие в процессе отбора помощников руководителя проекта, пожалуйста, свяжитесь с нами.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение