Как вести выезд: 3 этапа контроля, чтобы не было “он не доехал"

Вы согласовали кандидата, договорились с заказчиком, нашли транспорт, дали инструкции. Вроде всё — выезд готов. Но наступает день отправки, и… “он не доехал”. Или: “он выключил телефон”. Или: “он был в пути, но не приехал, и мы его не нашли”. Или хуже — “доехал, но никто не встретил, и он уехал обратно”. Такие срывы бьют по агентству сильнее, чем любой отказ: тратится время, сгорает билет, срывается план у заказчика, а виноват — тот, кто “не довёл до конца”. Этого можно избежать. В этой статье — пошаговая схема: как вести кандидата от согласования до приёма на объект. Три этапа, 10 точек касания, шаблоны диалогов и критерии, по которым уже в начале видно, кто доедет, а кто сорвётся. Всё — по реальной практике вахтового подбора.

Как вести выезд: 3 этапа контроля, чтобы не было “он не доехал”

Срыв выезда — это не просто неприятно. Это:

• Потеря времени, когда кандидат был “вроде бы готов”

• Потеря доверия заказчика, особенно если ждут по графику

• Потеря денег, если билеты, бронь, логистика были оплачены

• Потеря уверенности в собственном процессе — ведь казалось, что всё сделано правильно

📌 Чтобы всё это не повторялось, выезд нужно сопровождать так же чётко, как коммерческое предложение, как анкету, как оплату. То есть с этапами, точками контроля и фиксированными действиями.

🔹 Этап 1. Подтверждение выезда

Задача этапа — не просто договориться, а получить чёткое подтверждение, что человек едет, понимает, зачем едет, и готов.

Что делаем:

• Уточняем дату и время выезда, вид транспорта, город отправления, город прибытия

• Получаем от кандидата:

  • фото паспорта (для билетов/пропусков)

  • подтверждение готовности (“Да, поеду 25 числа, поезд 147”)

  • ФИО и телефон того, кто его встретит

• Отправляем краткую инструкцию, желательно текстом:

  “Поезд 147, вагон 4, отправление 25.04 в 18:15 из Казани. Встречает мастер Виктор Петрович, тел. 8-900-000-00-00. Не теряйтесь. Если будет ЧП — сразу звоните мне.”

📌 Фиксация — это главное. Скриншот, голосовое сообщение, текст в WhatsApp. Без этого — нет выезда.

🔹 Этап 2. Контроль в пути

Многие думают, что если человек сел в поезд — дело сделано. Но большинство срывов происходит как раз в дороге:

• человек вышел на перекур и не вернулся

• напился в вагоне и его сняли

• уехал не на тот вокзал

• не туда доехал

• прибыл, но “испугался”, “передумал”, “заблудился”

Что делаем:

• За 1–2 часа до отправки — пишем:

  “На месте? Доехали до вокзала? Всё по плану?”
  Если ответа нет — срочный звонок.

• После посадки — просим прислать фото билета / места / вагона:

  “Билет сдали? Сели? Присылайте фото — зафиксируем.”

• За час до прибытия — ещё одно сообщение:

  “Через час на месте. Мастер ждёт. Всё в порядке?”

• Контролируем связь по прибытии — просим написать, что он на месте, или хотя бы “Вышел из поезда”.

📌 Даже если всё идёт по плану, не теряйте нить контакта — это как страховка.

🔹 Этап 3. Прибытие и приём на объекте

Даже если кандидат доехал — он может:

• никого не найти

• не дозвониться

• не попасть на КПП

• услышать: “А кто вы такой?”

📌 Именно поэтому финальный контроль — не “по факту”, а заранее.

Что делаем:

• За день до прибытия — пишем заказчику или мастеру:

  “Завтра прибытие Петрова А.Ю., поезд такой-то, во столько-то. Напомните — кто встречает?”

• В день прибытия — ждём от кандидата сообщение:

  “На месте, встретили”, “С мастером, заселили”

• Если тишина — сами звоним обоим. И кандидату, и принимающей стороне.

• После приёма — фиксируем, что он:

  • прибыл

  • заселён

  • получил задачу

  • работает

🔹 Что делать, если кандидат “отвалился”

📌 Если человек пропадает на любом этапе:

• Пишем и звоним — максимум 1 час ожидания

• После 1 часа — фиксируем срыв:

  “Кандидат не вышел на связь с 14:00. Считаем выезд несостоявшимся”

• Информируем заказчика коротко и по факту:

  “Срыв по вине кандидата. Не прибыл. Веду замену.”

• Ставим в список “неблагонадёжных”. Повторно — только при чёткой проверке.

🔹 Как заранее понять, что человек сорвётся

• Тянет с отправкой документов

• Не называет чётко дату/время выезда

• Не может сказать, как доедет

• Уходит от ответа “кто встречает”

• Постоянно “не на связи”

• Говорит: “Я подумаю, может передумаю, но вроде еду”

📌 Один-два таких сигнала — и выезд под риском. Лучше заменить заранее, чем “ловить” его на вокзале.

🔹 Шаблон: "Карточка выезда" в агентской системе

✅ ФИО кандидата
✅ Телефон
✅ Дата и время выезда
✅ Транспорт / № билета
✅ Контакт встречающего
✅ Подтверждение посадки: да / нет
✅ Подтверждение прибытия: да / нет
✅ Инциденты: если были
✅ Итог: принят / сорвался

📌 Такой шаблон можно использовать в Excel или CRM — он даёт объективную картину и страхует от “ничего не зафиксировали”.

Заключение

Вахта начинается не с выхода на объект, а с правильно проведённого выезда. Если всё пущено на самотёк — выгорает менеджер, теряется заказчик, срывается объект.

📌 Три этапа: ДО / В ПУТИ / НА МЕСТЕ
📌 Фиксация каждого шага
📌 Контроль связи
📌 Работа на опережение, если есть тревожные сигналы

И тогда вы будете не “ждать новостей”, а управлять процессом.