Как уволить сотрудника и остаться человеком: пошаговая инструкция

Сегодня хочу поднять одну из самых сложных и эмоционально затратных тем в работе рукводителей и hr. Тема, от которой у многих, особенно в начале карьеры, холодеют ладони и неприятно сосет под ложечкой. Это увольнение.

Откровенно, никто не любит увольнять людей. Стресс для сотрудника, для его руководителя, и, конечно, для HR-специалистов, которым часто выпадает роль “плохого полицейского”. 

HR готовят документы, просчитывают компенсации, но главная их задача – провести этот процесс так, чтобы компания не получила судебный иск, а hr – не потеряли человеческое лицо.

За годы практики видела разное: слезы, крики, обвинения, хлопанье дверью. Но и другое: спокойное принятие, слова благодарности и даже рукопожатия. Разница – в подходе. 

Увольнение – не просто юридическая процедура, а точка в отношениях компании и человека. И от того, как эту точку поставим, зависит: репутация бренда работодателя, атмосфера в оставшейся команде и даже наше собственное профессиональное самоощущение.

Можно ли уволить сотрудника и остаться, если не друзьями, то хотя бы людьми, которые уважают друг друга? Конечно.

Сегодня хочу поднять одну из самых сложных и эмоционально затратных тем в работе рукводителей и hr. Тема, от которой у многих, особенно в начале карьеры, холодеют ладони и неприятно сосет под ложечкой. Это увольнение.

Откровенно, никто не любит увольнять людей. Стресс для сотрудника, для его руководителя, и, конечно, для HR-специалистов, которым часто выпадает роль “плохого полицейского”. 

HR готовят документы, просчитывают компенсации, но главная их задача – провести этот процесс так, чтобы компания не получила судебный иск, а hr – не потеряли человеческое лицо.

За годы практики видела разное: слезы, крики, обвинения, хлопанье дверью. Но и другое: спокойное принятие, слова благодарности и даже рукопожатия. Разница – в подходе. 

Увольнение – не просто юридическая процедура, а точка в отношениях компании и человека. И от того, как эту точку поставим, зависит: репутация бренда работодателя, атмосфера в оставшейся команде и даже наше собственное профессиональное самоощущение.

Можно ли уволить сотрудника и остаться, если не друзьями, то хотя бы людьми, которые уважают друг друга? Конечно.

Шаг 1: Подготовка. Почему нельзя импровизировать

Худшее, что можно сделать, – ворваться в кабинет к сотруднику со словами “нам надо поговорить” без малейшей подготовки. Такая импровизация почти гарантированно приведет к катастрофе. Подготовка – 80% успеха.

1. Юридическая и документальная база. 

Это “подушка безопасности”. Перед разговором должны быть на 100% уверены в причине увольнения.

Сокращение штата? 

Убедитесь, что все процедуры соблюдены, уведомления подготовлены, а выбор кандидата на сокращение объективен и доказуем.

Несоответствие должности?

Есть ли у вас документальные подтверждения? Результаты аттестаций, обратная связь от руководителя, зафиксированные факты невыполнения KPI, служебные записки. Одного “плохо работает” недостаточно.

Систематическое нарушение дисциплины? 

Соберите все акты, докладные и приказы о взысканиях.
Когда на руках есть все документы, вы чувствуете себя гораздо увереннее. Опираетесь не на эмоции, а на факты.

2. Логистика разговора. 

Место, время и участники имеют огромное значение.

Место. Только отдельный, закрытый кабинет или переговорная, где вас никто не прервет и не услышит. Никаких опен-спейсов или стеклянных “аквариумов”.

Время. Избегайте конца рабочего дня пятницы. Это кажется гуманным (“у него впереди выходные, чтобы все обдумать”), но на деле оставляете человека наедине с шоком на два дня, без возможности связаться с коллегами или начать искать новую работу. Идеальное время – первая половина дня, вторник или среда. Так у человека будет время, чтобы прийти в себя, задать вопросы и начать действовать.

Участники. Оптимально – HR-специалист и непосредственный руководитель сотрудника. Руководитель объясняет причину с точки зрения бизнеса и результатов, HR – модерирует разговор, отвечает за процедурные вопросы и смягчает острые углы. Идти на такой разговор в одиночку, особенно если увольнение конфликтное, не советую.

3. Проработка сценария. 

Продумайте с руководителем, кто и что будет говорить. Ваша цель – быть единой командой с общей, четкой и вежливой позицией. Порепетируйте первые фразы, если необходимо, самая сложная часть разговора, и лучше не подбирать слова на ходу.

Шаг 2: Разговор. Три кита достойного увольнения

Итак, вы подготовились. Теперь сам разговор. Стройте его на трех принципах: Прямота, Честность и Человечность.

1. Прямота. 

Не ходите вокруг да около. Длинные вступления про погоду или успехи компании только нагнетают напряжение. Начните с главного. Спокойно, без агрессии, но четко.

Пример плохой фразы: 

“Марина, ты же знаешь, у нас сейчас непростые времена в компании, пересматриваем структуру, и... ну, в общем, так получилось…”

Пример хорошей фразы: 

“Марина, во-первых, спасибо большое за работу, но вынуждены сообщить о трудном, но необходимом для компании решении - прекращении с тобой сотрудничества. Объясню, почему так произошло…”.

Да, это звучит жестко, но честно. Вы сразу задаете тон разговора, не давая ложных надежд и не заставляя человека мучительно догадываться, к чему клоните.

2. Честность (но не жестокость). 

Объясните причину увольнения, опираясь на факты, которые подготовили. Говорите о рабочих моментах, а не о личности.

Плохо: 

“Ты не справляешься, все твои отчеты ужасны”. (Переход на личности, оценка). 

Хорошо: 

“Причина нашего решения – в результатах твоей работы за последний квартал. К сожалению, ключевые показатели по проекту X не были достигнуты, несмотря на нашу с тобой встречу в прошлом месяце, где обсуждали план действий”. (Факты, фокус на результате).

Если причина в сокращении, так и скажите: 

“Это не связано с качеством твоей работы. Компания меняет структуру/закрывает направление, и, к сожалению, твоя должность попала под сокращение”.

3. Человечность. 

Это самый важный пункт. После того как сообщили новость и причину, сделайте паузу. Дайте человеку отреагировать. Он может молчать, плакать, злиться. Это нормально. Ваша задача – не спорить, не оправдываться, а выслушать и проявить сочувствие.

Признайте его чувства:

“Понимаю, что это шок и очень неприятная новость”. “Мне жаль, что так вышло”.

Не вступайте в спор: Если начнутся обвинения (“Это все из-за начальника!”), не нужно защищаться или нападать в ответ. 

Ваша фраза: 

“Я слышу тебя и понимаю твои эмоции, но решение уже принято”.

Предложите поддержку: стакан воды, немного времени, чтобы прийти в себя. Будьте просто человеком, который находится рядом в трудную минуту.

Шаг 3: Что дальше? Сохраняем лицо компании и своё собственное

Разговор не заканчивается на сообщении новости. Важно грамотно завершить диалог и сопроводить человека дальше.

1. План действий. 

После эмоциональной фазы переходите к конкретике. Четко и по пунктам расскажите, что будет происходить дальше:

“Сейчас пройдем с тобой по всем документам. Вот приказ, вот соглашение”.

“Твоя компенсация составит X и будет перечислена в такой-то срок”.

“Доступ к корпоративным системам будет закрыт сегодня в 17:00. Пожалуйста, сдай ноутбук и пропуск”.

“Предоставим тебе хорошие рекомендации для будущего работодателя, обязательно отметим твой вклад в развитие проекта и сделаем акцент на твоих сильных сторонах”.

2. Коммуникация с командой. 

Договоритесь с уволенным сотрудником, как новость будет преподнесена команде. Можно предложить ему самому попрощаться с коллегами или сделать это за него.

Объявление для команды должно быть коротким, нейтральным и уважительным: 

“Коллеги, сегодня наш последний рабочий день с Иваном. Благодарны ему за вклад в работу и желаем успехов в дальнейшей карьере. Его задачи временно будут распределены между…”. Никаких подробностей и сплетен.

3. Будущее. 

В конце разговора всегда старайтесь перевести фокус на будущее сотрудника. Можно сказать: 

“Уверен, что с твоим опытом быстро найдешь новое интересное место. Если могу чем-то помочь, например, дать совет по резюме, дай мне знать”. 

Это не пустые слова, а инвестиция в долгосрочные отношения. Уволенный сотрудник, с которым обошлись по-человечески, не будет писать гневные отзывы о компании в интернете. Более того, может даже рекомендовать вас как хорошего работодателя.

Увольнение – всегда конец одной главы, но в наших силах сделать так, чтобы это было достойное завершение, а не травмирующий разрыв.