Как ускорить закрытие вакансий в 2 раза, не меняя бюджет на рекрутинг

Кому это подойдёт?

• HR-специалистам и рекрутерам, у которых слишком долго тянутся вакансии.
• HRBP и руководителям, которые хотят оптимизировать процесс подбора без найма внешнего агентства.
• Стартапам, где нет большого HR-отдела, но нужны сильные кандидаты “на вчера”.

Типовая проблема: кандидаты «теряются» после первого интервью Допустим, у вас есть вакансия. Вы разместили её на HH, получили отклики, провели 2-3 интервью. 1-2 кандидата вроде подошли, но:

• пока вы согласовывали оффер — они ушли к конкурентам;
• кто-то просто “пропал”;
• а кто-то не дотянул по одному из критериев — и всё, процесс откатился на старт.

Результат — позиция не закрыта, сроки срываются, нагрузка на команду растёт.
И так по кругу. Звучит знакомо?

Лайфхак: создаём «пул перспективных кандидатов» ещё до запуска вакансии Что это значит?

Вместо того чтобы искать “под конкретную вакансию”, вы начинаете всегда вести параллельный процесс: собирать, греть и удерживать базу сильных кандидатов, даже если в моменте у вас нет для них открытой позиции.

Когда появляется задача закрыть вакансию — вы не начинаете с нуля, а уже знаете, к кому обратиться.

Как это работает на практике? 

Шаг 1. Ведите собственную «базу тёплых кандидатов»

Используйте Google Таблицу, Notion или любую CRM. В неё вносятся:

• Имя, контакты, ссылка на резюме или LinkedIn.

• Вакансия/направление, в которой человек силён.

• Дата последнего контакта.

• Статус (активен/пассивен/готов выйти через месяц).

• Комментарий: в чём был интересен, почему не подошёл тогда, что важно в предложении.

Это ваш личный кадровый актив. Чем больше он — тем быстрее вы закрываете вакансии.

Шаг 2. Общайтесь с “почти идеальными” кандидатами даже без оффера

На интервью часто приходят сильные кандидаты, которые по каким-то причинам не подошли:

• зарплатные ожидания выше, чем можете предложить сейчас;

• слишком senior для текущей позиции;

• не совпали по химии с командой.

Что делает обычный рекрутер? Говорит “мы вам перезвоним” — и забывает.

Что делает умный HR?
Говорит: “Вы очень сильный специалист. Сейчас мы не можем продолжить, но я хотела бы остаться с вами на связи. Иногда бывают проекты, под которые вы идеально подойдёте.”

Шаг 3. Делайте “мягкие касания” каждые 2-3 месяца

Мягкие касания — это короткие сообщения:

• “Привет! У нас открылся интересный проект в [компании]. Вспомнила вас — не актуально сейчас?”

• “Как у вас дела? Видела, вы обновили профиль. У нас скоро будет позиция, может быть интересно.”

Это не навязчиво, но создаёт ощущение, что о человеке помнят.
В момент, когда он решит уйти — он напишет вам.

Шаг 4. Используйте “запасной shortlist” для срочных вакансий

Когда вдруг “горит” — вы не начинаете бегать по базам и закупать отклики. Вы просто открываете свою таблицу и пишете 3-5 людям, которые уже знают вас, у вас с ними был контакт и вы понимаете, чего они хотят.

И да — они чаще соглашаются, потому что уже вам доверяют.

💬 Пример из жизни

Компания в e-commerce запускала новое направление. Вакансия Team Lead в аналитике.
Срок на закрытие — 2 недели, иначе теряли подрядчика.

Классическая воронка не работала — мало откликов, много отказов. Тогда HR вспомнила про “почти идеального” кандидата, с которым общалась 4 месяца назад. Он тогда отказался — хотел удалёнку, а компания предлагала офис.

Сейчас условия поменялись. Написали. Он согласился — и вышел через 10 дней.

Сэкономили 3 недели, 60 тысяч бюджета и кучу нервов.

Почему это работает?

• Люди не любят “холодные” предложения. Но от “тёплых” HR, с которыми уже общались, отвечают охотнее.

• Кандидаты не всегда готовы прямо сейчас менять работу, но вы можете “поймать” их в нужный момент, если держите контакт.

• Вы превращаете каждый рекрутинг в инвестицию в будущее, а не просто реакцию на аврал.

Кому особенно полезен этот лайфхак?

• HR-специалистам в малых и средних компаниях, где нет ATS-систем и больших команд.

• Рекрутерам, которые ведут много направлений одновременно.

• Внутренним HR, которым нужно закрывать позиции без внешних подрядчиков.

Инструменты, которые можно использовать:

• Google Sheets + Telegram — для мини-базы и личного общения.

• Notion, СберПодбор, Талантикс — для ведения карточек кандидатов с тегами и историями контактов.

• Trello/ClickUp — визуальный канбан по текущим и перспективным кандидатам.

• AI-ассистенты — для автоматизации касаний (например, шаблонов писем раз в 3 месяца).

Заключение

Закрытие вакансий — это не спринт, а марафон. Но если вы строите личную базу тёплых контактов, вы получаете доступ к “невидимому рынку кандидатов”, где конкуренции меньше, а конверсия — выше.

Проверьте: в вашей воронке есть “потенциальные звёзды”, которых вы забыли? Вернитесь к ним. Возможно, следующий оффер — уже у вас в базе.

Делаете ли вы что-то подобное? Какие инструменты используете для ведения своей “тёплой базы”?
Расскажите в комментариях — поделимся лайфхаками друг с другом!