Как создать ТОТ САМЫЙ портрет для подбора лучшего кандидата

Каждый раз, когда мы начинаем поиск сотрудника, мы традиционно формируем портрет. Этот этап довольно известен, я бы сказала "заезжен". 
Цели возникновения этого этапа тоже всем понятны: 
- одно информационное поле между рекрутером и руководителем
- четкие критерии для будущей оценки
Хочу поделиться своим подходом в этом, казалось бы, элементарном процессе. 

Когда-то, работая в крупных холдинговых компаниях, я обратила внимание на несколько моментов: 

1. Портрет кандидата пишется несколькими людьми. В среднем это всегда HR, непосредственный руководитель будущего сотрудника, а иногда и руководитель второй линии (т.е. руководитель руководителя) 

2. Если вакансия возникает регулярно, то портрет переодически актуализируется. На каждой новой встрече всплывают какие-то новые критерии, компетенции, качества и слова. 

3. Встреча по портрету, как правило, проходит не быстро (тут все зависит от важности должности. Чем должность серьезнее, тем дольше проходит встреча) и на каждой есть незначительные дискуссии, даже несмотря на то, что состав участников каждый раз одинаковый. 

4. Каждый участник, в процессе создания, опирается на свою личную оценку того, что есть в компании и того, как должен выглядеть потенциальный кандидат. 

5. Описание всегда формируется в будущем времени на уровне индивидуального видения, пожеланий, а порой и фантазии. 

Тот процесс, который я описала, теперь, будучи собственником агентства, я иногда наблюдаю и при сборе заявки от заказчика и казалось бы все в этих пунктах логично и правильно. Однако, работая не только с персоналом, но и аналитикой стратегических результатов, я задалась вопросом:

Почему при формировании бизнес стратегии на год мы опираемся на фактические ретроспективные данные, а при создании целевого портрета кандидата на будущее видение?

Ответ на этот вопрос позволил мне посмотреть на процесс в другой плоскости. С этого момента в любых процессах, касающихся подбора персонала, я использую ретроспективу, ведь люди это тоже результат.

С этого момента для меня важно не только то, как представляют себе идеального сотрудника все участники встречи, но и то какому портрету соответствуют те сотрудники, которые уже работают в компании, являются эффективными и производительными, а также максимально лояльны к компании. 

На текущий момент, ко встрече с заказчиком для сбора заявки,  я обязательно прошу одного из представителей подготовить информацию, которая представлена ниже. 

1. Средний возраст и пол. 

В этом блоке мне важно услышать средний возраст сотрудников как всей компании, так и того отдела где будет работать непосредственно наш будущий кандидат. Что касается пола, то я прошу посчитать процентное соотношение мужчин и женщин в компании и в самом отделе. 

2. Внешние данные. 

Если дело касается поиска сотрудника, который будет коммуницировать с клиентами, то часто, работодатели и без моих лайфхаков, описывают желательные внешние данные, однако даже если речь идет о, например, менеджере по логистике ВЭД, которого редко кто-то видит, я все равно прошу, по возможности, направить общее фото коллектива, чтобы увидеть детали, в которых сотрудники компании типичны или  похожи.

За редким случаем бывает, что таких деталей нет и тогда я понимаю, что этот критерий я оценивать буду в последнюю очередь или же не буду вообще. 

3. Прошлый опыт работы. 

Каково же было мое удивление, когда-то, что если собрать данные о прошлом месте работы текущих сотрудников и проанализировать их, то можно увидеть преимущественную долю конкретной сферы, которая поставила нам этих эффективных людей. Нужно отметить, что обращать внимание нужно не только на сферу, но и на должность, которую когда-то занимал наш сотрудник. 

Этот пункт, конечно, не будет работать, если мы составляем портрет на узкоспециализированную должность, ведь понятное дело что, например химик, работал химиком, а геодезист геодезитом, однако если речь идет о подборе менеджера по продажам, то можно выделить все плоть до компаний города. 

Бывает и такое, что самые лучшие, эффективные и лояльные нынче сотрудники, когда-то были приняты на работу вообще без опыта и этот момент может в корне изменить видение заказчика на встрече. 

4. Результаты интервью или опроса. 

Самым последним пунктом, но обязательным, является моя просьба собрать информацию небольшого объема с текущих самых успешных сотрудников. Доля таких сотрудников, как правило невелика, а формат может быть любым - интервью или простой опрос в гугл форме. 

В этом опросе я прошу задать им несколько вопросов: 

1. Что побудило тебя принять предложение о работе тогда? Что понравилось?

2. За что ты ценишь компанию? Чем, для тебя, она отличается от других?

Эту информацию, я могу использовать для будущей презентации компании и вакансии, в дополнение к традиционной истории о преимуществах, да и для самого работодателя этот процесс иногда открывает новые грани команды. 

Коллеги, поделитесь насколько важным считаете этот этап и какие рекомендации помогают Вам делать его эффективным?