Как руководителю урегулировать конфликты между подразделениями

Ситуации, когда между сослуживцами возникают разногласия, нередки. Поводом может стать что угодно — от личной неприязни до различных взглядов на выполнение стоящих перед ними задач. Коллектив компании формируется в первую очередь исходя из профессионализма работников, при этом вопросам психологической совместимости, как правило, уделяется мало внимания.

В результате такого подхода конфликты с сотрудниками неизбежны. Перед руководителем стоит непростая задача — добиться взаимопонимания между членами коллектива и избежать такого положения вещей, когда большая часть рабочего времени уходит на выяснение отношений.

Набирая персонал для своего предприятия или организации, руководство прежде всего стремится найти людей, обладающих достаточными знаниями и навыками, чтобы справляться с порученной им работой. О том, как будут складываться отношения внутри коллектива, на этапе заполнения вакансий думают редко. 

Как только бизнес организации заметно развивается, то начинаются появляться и привычные проблемы роста. В продолжительном производственном процессе возникают сбои в точках соприкосновения различных зон ответственности, что приводит к конфликтам между подразделениями. 

Вы нацелены отрегулировать взаимодействие между отделами, но не знаете, как это сделать? 

Определите надобность

Прежде всего, следует определится, когда совместная деятельность отделов нужна, а когда в этом нет необходимости.

Самое главное - выстроить отношения среди отделов, которые работают совместно для  получения наибольшей прибыли. К примеру, продажи и финансы или продажи и маркетинг.

Как правило беседа предпочтительнее изолированности. Но как ее построить? 

Найдите подходящие инструменты

Гарантией успешного взаимодействия между подразделениями являются общие цели и единое информационное поле. Разумеется, этого нельзя достичь лишь одной убедительной речью генерального директора, здесь необходим полный набор различных средств.

Круглый стол руководителя с сотрудниками

Одним из самых известных и действительно эффективных инструментов является общее обсуждение гендиректора с руководителями подразделений. Это прекрасный способ напрямую сообщить им о текущих делах, промежуточных итогах, рассмотреть дальнейшие проекты и разрешить все возникающие проблемы. Далее начальники подразделений смогут оперативно предоставить информацию вниз по цепочке своим подчиненным так, чтобы она пришла к каждому работнику.

Один раз в три месяца все менеджеры могут встречаться, с намерением обсудить планы компании, что уже сделано, масштабные программы и результаты работы. 

Для начальников отделов круглый стол необходимо проводить ежемесячно, с целью показать прогресс бизнеса, обговорить следующие задачи и обменяться знаниями успешных проектов. Это содействует открытому обсуждению и обмену опытом между отделами, позволяет сотрудникам расширить коммуникации и быть более осведомленными в области эффективных методов работы.

Проектная работа

Объединение работников из различных подразделений для работы над крупными проектами, бывает очень полезным. Данная форма работы сплачивает сотрудников из различных отделов, позволяя им внести в проект свои особые предложения.

Таким образом,  осуществляется обмен знаниями не только внутри отделов, но и на уровне всей организации. Например, при проведение оптимизации документооборота, поможет уменьшить ошибки, расходы и влияние на окружающую среду при работе с документами.

Ротация персонала

Перемещение работников из одного подразделения в другое способствует повышению информационной открытости. Предоставление возможности горизонтального и межфункционального карьерного развития дает работникам шанс показать себя в различных направлениях.

Данная стратегия не только содействует потоку свежих идей и исключает «выгорание», но и настраивает сотрудников узнавать больше о деятельности других отделов, с целью планирования собственной карьеры.

«Открытые двери»

Недостаток культуры открытого общения между сотрудниками разных уровней, часто препятствует тесному взаимодействию между подразделениями. Здесь может помочь политика «открытых дверей».

К примеру, любой сотрудник всегда может задать вопрос другому сотруднику, вне зависимости от его отдела и должности и гарантированно получить ответ в течение 3-х дней. 

Информационный внутренний портал

Веб-ресурсы тоже помогают продуктивному взаимодействию между отделами. С помощью внутреннего портала компании, любой работник может узнать, чем занимается каждый отдел и как делятся обязанности в организации.

Развлекательные мероприятия

Также особое значение имеют культурные мероприятия. Например, ежегодно организовывать «спортивный день». На нем сотрудники из разных отделов могут получить удобный случай пообщаться в неформальной обстановке, чтобы не только обменяться профессиональным опытом, но и получше узнать друг о друге. В последующем им станет комфортнее общаться и на работе.

Настройте коммуникации
При организации коммуникаций между отделами важное не уклоняться от  сложностей, а оперативно и продуктивно их решать. 

Позаботьтесь о том, чтобы коммуникация в компании была выстроена максимально эффективно и проходила по цепочке от начальника к подчиненному. Считается, что обмениваться информацией — это простая и вполне понятная задача для любого руководителя, но на практике все иначе: начальники часто фокусируются в сторону решения бизнес-задач и откладывают на второстепенный план обсуждение c персоналом целей, планов и результатов работы компании. В подобный подход необходимо вносить изменения, так как бизнес-результаты любого работника находятся в прямой зависимости от того, насколько хорошо он информирован и осознает происходящее в компании.

Какие могут быть последствия конфликта между сотрудниками?

Работать в состоянии перманентных ссор, интриг и выяснения отношений очень сложно, поэтому нормальной такую обстановку назвать нельзя. Однако практически изо всех конфликтов между сотрудниками организации можно извлечь пользу. Прежде всего, проблемные ситуации помогают лучше узнать коллег: что они думают на самом деле, на что готовы пойти, чтобы доказать свою точку зрения.

Противостояния мнений, которые удалось вовремя погасить, не доводя до обострения, приносят массу положительных результатов:

Каждый человек начинает чувствовать себя членом коллектива. Он знает, что его точка зрения будет услышана и адекватно воспринята. Совместная работа над проблемами сближает и сводит к нулю вероятность новой вспышки конфликта.
Сотрудники понимают важность продуктивного взаимодействия. Их поведение становится более обдуманным, они не повторяют тех шагов, которые привели к предыдущему обострению отношений.

Стремление объединяться в группы сходит на нет. Каждый формирует собственную позицию, не нуждаясь в поддержке единомышленников, чтобы противостоять тем, кто думает иначе.

Также существует сложность с тем, что часть сотрудников не чувствуют необходимости делиться опытом и коммуницировать с другими отделами. Чаще всего они комментируют это тем, что в их должностные обязанности не входят такого рода задачи. Если вы столкнулись с такой ситуацией, попробуйте привлечь этих сотрудников в различные проекты и дать им побольше информации о деятельности компании. Стимулируйте их присутствие в командных мероприятиях и объясните им, как важно для них «быть в курсе» рабочих задач.

Из-за несхожести в действиях разных возрастных категорий людей могут возникнуть трудности во взаимодействие подразделений. Большинство людей  старшего поколения привыкли быть самостоятельными и не обращаться за помощью к сослуживцам без острой нужды, между тем  молодежь порой даже чересчур активно втягивается в коммуникации. Попробуйте стимулировать первых и направлять энергию вторых в нужное русло.

Очень много компаний, чтобы увеличить эффективность работы отделов, сознательно поддерживают конкуренцию между ними. Однако опыт доказывает, что такой подход приводит к нежелательным спорам, отсутствию желания делиться информацией и уменьшению производительности труда. Следовательно вместо конкуренции создавайте в вашей организации дух соревновательности, поощряя отделы не «бороться» между друг другом, а идти вперед и добиваться более лучшего. С таким подходом сотрудники будут более мотивированы и заинтересованы в работе, и никто не останется в проигрыше.    

 Бывает, что попадаются работники, которые настолько сосредоточены на своей работе и не хотят делиться информацией с другими. Этим сотрудникам постарайтесь разъяснить, какие преимущества дает обмен и почему это важно для компании, а также для их профессионального развития. 

Очень важную роль в бизнесе имеет работа в команде, как отдельного сотрудника, так и на уровне отделов и подразделений. Поощряйте обмен  внутренней информацией и открытые диалоги, устраняйте преграды коммуникации, не игнорируйте проблемные зоны — и положительный эффект будет незамедлительным.