Как провести самодиагностику перед организацией делегирования?

Приветствую, коллеги!
На тренингах я даю ДЗ участникам составить таблицу всех задач, которыми они занимаются. А потом отсортировать их по критерию "делегирую/оставляю". И вот по тем задачам, которые они оставляют себе, обязательно прописать причину. Почему я не могу это никому отдать? И еще спрогнозировать, можно ли такую задачу в будущем кому-то делегировать? Часто мы не можем объяснить, почему делаем что-то сами. Когда выкладываешь все это из головы на бумагу и размышляешь, то не всегда можешь разумно объяснить, почему до сих пор не делегировал это. Если причины нет, или она несущественна - задачу нужно отдавать

Коллеги, приветствую!
Я к теме делегирования подхожу вот с какой стороны: если руководитель, выполняя все возложенное на себя, не теряет в рентабельности бизнеса, в доходах, то у него все хорошо. И ничего никому делегировать не надо.
Но если настал тот момент, когда выполнение рутинных задач занимает то время, когда этот руководитель смог бы провести встречу, обсудить возможности, в общем, смог бы дополнительно заработать денег, но он этого не сделал, потому что был занят рутинными делами, вот тогда эти дела (а это будет четкое понимание что я буду делегировать) СРОЧНО надо делегировать.
Подход простой, понятный эффективный.

Коллеги, всем спасибо за такие развернутые, экспертные ответы. Подытожу)
Опросила 10 заказчиков, их рейтинг вопросов:
1. А мне это действительно нужно? Я ведь держался до этого на плаву.
2. А почему именно эту задачу и этому сотруднику правильнее делегировать?
3. Никто не сделает лучше меня самого, стоит ли оно того?

Добрый день!
В дополнении к опциям по контролю выполнения задач я обычно прошу руководителей условно разделить делегируемые задачи на 3 группы:
1 группа - то, что они делегируют и не вникают ни в процесс принятия решений, ни в контроль. То есть задача и ответственностью за ее выполнение полностью "ложится" на исполнителя (убедившись, что там достаточно полномочий, знаний/навыков, мотивации и т.д.). Исполнитель полностью самостоятелен в выполнении задачи.
2 группа - те задачи/проекты, по которым руководитель хочет получать информацию, но отдает "на откуп" сотруднику принятие основных решений. И здесь скорее надо обсудить, какую информацию, в каком объеме и когда руководитель хочет получать. Что является "пожаром" на проекте/ при выполнении задач - т.е. примерный перечень/критерии того, что об этом надо обязательно сообщить руководителю.
3 группа - те задачи, где сотрудник приносит варианты решений и потом занимается их реализацией, но ключевые решения принимаются совместно и руководитель может больше включаться и в процесс операционного контроля.

Добрый день всем.
С такой задачей я справляюсь используя инструменты:
1. Фотография рабочего дня. Руководитель в тезисах описывает обычный свой рабочий день. Далее я предлагаю ему выбрать 40% из этого для делегирования. Если не получается- разбираем почему, отрабатываю возражения
2. Определяем кому делегировать
3. Провожу исследования соф скилл тех кто делегирует и кому делегирует - исходя из имеющихся навыков- формирую шаги по развитию. Простые, которые можно реализовать в краткосрочной перспективе. Любе теоретическое изучение материалов подкрепляю практическим заданием

Елена, да одновременно и простой и сложный вопрос) Делегирование - это тоже деятельность, а любая деятельность начинается с Цели. Коллеги писали уже вопросы, зачем, почему, чего я хочу добиться этим делегированием. Что для меня будет наилучшим результатом. И дальше, в зависимости от ответов, принимается решение: делегировать/делать самому, если делегировать, то кому, каковы критерии выбора исполнителя., как я буду проверять результат и контролировать процесс исполнения, сколько времени займет контроль.

Делегирование полномочий.
Как громко и пафосно звучит. Чувствуешь груз и мощь ответственности за порученное дело.
А ведь речь идет по том, как, кому и зачем мы поручаем какое-то дело.
Был в советское время фильм «Депутат Балтики» с Николаем Черкасовым в главной роли. Там депутату делегировали полномочия отстаивать интересы избирателей. Он с честью их отстаивал.

Самодиагностика перед делегированием…
- А тебе это нужно?
Положительный ответ диктует уточнение.
- А зачем? Что это тебе даст?
Уже на чаше весов поручать или сделать самому.
- Кому? Ему?
Ответ либо утвердит Вас в правильности выбора исполнителя (подчиненного или субподрядчика), либо успокоит в том, что пока не на кого опереться. Нужно выращивать смену (обучать, привлекать), подыскивать достойных Исполнителей, которые разгрузят Вас, освободят от рутины.

Если работы не так много, то художник справляется сам. Если процесс поставлен на поток, то выгоднее организовать делегирование.
В эпоху Возрождения такая практика художественных мастерских под флагом знаменитого художника приветствовалась. Это ли не иллюстрация правильного/неправильного делегирования. Кому краски в ступке толочь, кому рисовать фон на картине, кому мишек в лесу. А уж мастер сосны по линейке сделает – не подкопаешься.
Наша работа подобна красивой картине. Должно радовать глаз, должно побуждать купить (за счет бренда ли, за счет опыта или иной механизм/рычаг принятия решения о покупке), должно быть профессионально исполнено.
А если это только самовыражение, а если нет и не намечается подмастерья, то чего огород городить – иди и рисуй. Картины на продажу по мере исполнения, часть средств, выигранных от продажи – на холст, краски и багет, а оставшиеся на утехи и пропитание.

Такие мысли веяния по поводу темы, заданной автором.
С уважением, Айрат Мустафин

Елена, добрый день!
Замечательная тема про делегирование. Поделюсь своими наблюдениями.

Во-первых, делегируя что-то, что мы делаем хорошо, нужно принять тот факт, что мы можем немного потерять в качестве или скорости выолпнения работ, хотя бы в первое время. Просто потому что другой человек не посвятил этому вопросу столько времени, сколько мы. Поэтому нужно осознать допустимые потери при передаче полномочий.

Во-вторых, нужно четко понять, а ради чего я делегирую и жертвую качеством/скоростью? Какая моя выгода в этом? и перекрывает ли она потери от снижения того самого качества.

Ну и в-третьих, что я могу сделать, чтобы минимизировать потери? Как передать свое видение и опыт? И вот тут самое важное - это создание четких инструкций и инструментов контроля. На этом этапе многим трудно осознать и систематизировать свои навыки. Иногда нам кажется, что нас заменить невозможно, и те знания, которые есть у нас уникальны и неповоторимы. Зачастую, руководителей это и останавливает от развития через делегирование.
Расскажу свой опыт, однажды, у меня был большой проект и нужно было выполнить много рутинной работы по редактированию документов. Мне казалось, что только я умею делать это качественно. Но работы было столько, что я поняла: нужны помощники. Тогда я решила написать четкие инструкции и критерии качественного результата. И потратила я на это всего... 1,5 часа!
Проект удался, мои помощники справились, хотя мне и пришлось что-то доделывать, но это мизер, по сравнению с тем объемом, который я доверила коллегам.

Желаю удачи!

Такие вопросы появляются из-за незнания что такое Полная Функция Управления и неспособности себя (свою деятельность) прогнать по всем этапам ПФУ, чтобы понять Что? да Как? и Ради чего?
Поэтому, для освоения ПФУ приглашаю к открытым источникам интернета, или вот мою прочитайте свежую статью на эту тему. Там я "растягиваю" это столетний инструмент по своему усмотрению: https://psytech.pro/blog/kak-ovladet-biznes-realnostyu-upravlenie-po-polnoi/

А если коротко ответить на ваш вопрос, то там такие коучинговые вопросы:
Чем любишь заниматься, а что нелюбимое пора делегировать?
Бьется ли экономика с новой нанимаемой позицией, и чего большего ты сможешь привнесть в организацию, если скинешь всё нелюбимое?

Психотерапевтические вопросы:
Почему оно до сих пор "любимое"? (то, чем ты занимаешься и до сих пор удерживаешь)
В то время, когда пора идти дальше (и дать другим роста под твоим началом)

Когда мы делегируем, то первое, что надо понять для самого себя - это 2 вещи:
а. Что я хочу получить на выходе?
б. Какое отличие важно чтобы произошло?
Далее нужно понять, кто может это сделать. Для этого:
а. нужно взять список должностей (!!!) именно должностей - забыть про людей.
б. напротив каждой должности обозначить чётко цель существования (так глядишь и даже поймёте, что некоторые должности вам и не нужны.
Теперь сделать самое важное:
а. Чётко определить критерии результата делегируемой задачи!
б. Определить критерии удовлетворительного качества от достигнутого результата. (или за что именно вы будете благодарны сотруднику при выполнении им задачи).
И осталась самая малость:
а. Свести ожидания с целями по должностям (кто именно способен решить данную задачу)
б. Довести до сотрудника задачу и критерии.
В общем, думайте и делайте!
Всем успехов

Елена, добрый вечер.
Вопросы:
«Что именно я хочу делегировать»?
Например: «Я хочу делегировать ведение переговоров с потенциальными клиентами».
«Что я делаю вместо того, чтобы делегировать это?»
Например: «Я все переговоры веду сама».
«Какие опасения возникают при мысли делегирования?
Например: « У меня есть опасения, что помощник дёшево продаст услуги».
«Что может случиться негативное, если эти опасения оправляются?»
-Какие аспекты Вашей работы Вы бы предпочли не делегировать какому-либо сотруднику?
-Какие проблемы появились, когда Вы делегировали работу?

Елена, добрый день.
Вопросы:
Нужно ли мне делегировать часть своих функций, полномочий, задач?
Что мне даст делегирование?
Какие риски возникнут и как их предотвратить?
Какие плюсы у делегирования?
Какие задачи, полномочия, функции я готов/готова делегировать?
Кому я могу делегировать? Готов ли данный сотрудник к новым задачам и полномочиям, соответствует ли его уровень подготовки, смогу ли я положиться на этого сотрудника?
Какие профессиональные и личностные компетенции ему необходимы для успешного выполнения задач? Сколько времени может понадобится для его обучения?
Как правильно выстроить процесс передачи и контроля исполнения?
Какие критерии определить для оценки правильности выполнения задач с точки зрения моего ожидаемого результата от деятельности сотрудника?

Для повышения мотивации для делегирования можно задать себе вопрос:
- Для чего мне необходимо делегировать? Для чего бОльшего/интересного/нужного я хочу высвободить свое время?
Далее я бы составила перечень своих задач и задала вопрос:
- Хочу ли я ее делегировать? (иногда задачи нам кажутся очень интересными и увлекательными и мы не готовы с ними расставаться)
- Если я хочу ее делегировать, то есть ли у меня сейчас готовый исполнитель для данной задачи?
- Что я должен сделать для того, чтобы передать данную задачу исполнителю? И в какие сроки?
Если готового исполнителя нет, то следующий вопрос: Как мне в кратчайшие сроки подготовить исполнителя для данной задачи?
Вопрос про контроль исполнения:
Как я хочу контролировать исполнения задачи? Как я буду понимать, что задача выполнена хорошо? Каковы для меня критерии эффективного выполнения задачи? Исполнителем