Как правильно искать ассистентов и секретарей для коммерческого директора?

Кто такой личный помощник и как подобрать профессионального специалиста на эту должность? Это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.

Личный помощник – это, в первую очередь, отличный организатор с высоким уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойчивостью и хорошими коммуникативными навыками.

Руководитель, подбирающий помощника, ищет профессионального работника, на лояльность которого можно рассчитывать. Коммерческий директор задумывается об этом обычно в тот момент, когда собственная занятость уже не позволяет ему самостоятельно упорядочить ведение дел в подразделении: контролировать сроки исполнения поручений, готовиться к встречам и совещаниям, организовывать работу.

Если коммерческая служба сильно загружена, повысить эффективность ее работы поможет разделение обязанностей на основные и вспомогательные. Основные — это работа с поставщиками и потребителями, поиск и привлечение новых клиентов, продвижение товара. Вспомогательные — работа с договорами и другими документами, прием и распределение входящих сообщений, подготовка к переговорам и совещаниям. Последними обычно и занимается помощник коммерческого директора. Одновременно на него может быть возложен целый ряд обязанностей — от учета и анализа данных о продажах до разработки сувенирной продукции.

• Решите, кто вам нужен. При выборе помощника следует заранее определить, какие именно из вышеперечисленных функций он будет выполнять. В соответствии с этим можно выделить несколько типов личных помощников, которые могут решать различные задачи:

• Бизнес ассистент
  
• Личный ассистент
• Секретарь помощник
• Секретарь референт

От поставленных перед потенциальным сотрудником задач будет зависеть, какие требования вы станете предъявлять к кандидатам. Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку, исполнительность, коммуникабельность и аккуратность потребуются от личного помощника, выполняющего функции секретаря. Но если на него будут возложены обязанности планирования, контроля за соблюдением сроков оплаты и исполнением договоров, сбора и первичного анализа маркетинговой информации, организации выставок и мероприятий, а также анализ работы коммерческого отдела — то лучше составить расширенный список знаний и навыков, которые потребуются от кандидата.

Бывают случаи, когда работа помощника предполагает высокую степень самостоятельности сразу с момента начала его трудовой деятельности (в случаях, когда, например, просто некому передать дела либо компании нужен конкретный уникальный навык, которым никто из других сотрудников не располагает). В такой ситуации надо искать опытного сотрудника с конкретным набором знаний — обязательных, которые нужны сразу и без которых никак не обойтись, и желательных, которым можно научить в процессе работы. Понятно, что, если помощнику предстоит общаться с зарубежными партнерами, мы не сможем дать ему время на изучение иностранного языка. А вот если контакты с носителями языка мы только планируем, будет даже лучше принять на работу сотрудника с базовым уровнем языка и с огромным желанием его совершенствовать, т. к., приняв в такой ситуации человека, свободно владеющего иностранным языком, мы рискуем потерять его через несколько месяцев. Из-за отсутствия языковой практики он может уволиться.

• Проверьте профессиональные качества кандидата. Очень важно, чтобы ассистент коммерческого директора имел представление о бизнес-процессах закупок и продаж, так как в его обязанности может входить работа со множеством документов: бухгалтерских, финансовых, банковских, в том числе работа с актами сверки и счет-фактурами. Он должен знать, какие документы создаются в процессе работы на конкретном участке и в какие сроки надо предпринять те или иные действия.

Наличие подходящего образования и опыта работы еще не говорит, что кандидат вам подходит, так как он может не в полной мере понимать специфику коммерческой деятельности как в целом, так и в вашей конкретной области. Чтобы определить, сможет ли кандидат выполнять возложенные на него обязанности и как быстро сможет сориентироваться в вашей сфере деятельности, можно предложить ему решить несколько конкретных задач (кейсов), которые складывались в вашей или в других компаниях. Это поможет выявить профессионализм соискателя, его умение применять знания и навыки в конкретных обстоятельствах и принимать решения.

С целью оценить склонность кандидата к той или иной работе можно применить технику проективных вопросов. Например, если должностные обязанности будут предполагать постоянное общение с людьми, можно предложить: «Укажите, пожалуйста, три плюса и три минуса работы с людьми… А теперь то же самое для работы с документами».

В качестве кейсов использовать реальные задачи, с которыми придется столкнуться сотруднику. Например, просить кандидата прокомментировать конкретный договор (если придется работать с юридической документацией) или рассказать, как именно он будет выполнять то или иное задание руководителя («Вас просят найти новый офис. Ваши действия?», «Вас просят подготовить документы для отправки поставщику. Как вы будете действовать? Какая информация вам нужна? Сколько времени понадобится?»). При этом в подавляющем большинстве случаев в данных вопросах интересуют не конкретные знания и навыки человека, а сам алгоритм его рассуждений и действий. Как правило, методы выполнения одних и тех же задач в разных компаниях очень сильно различаются, поэтому конкретика часто не важна.

• Ставьте перед кандидатом реальные задачи. Для выявления, насколько хорошо кандидат разбирается в коммерческой деятельности, можно использовать кейсы. Например, если в обязанности помощника будет входить установление контакта с логистическими компаниями с целью формирования новых каналов поставок грузов, можно задать вопрос о том, на что нужно обратить внимание при заключении договора с компанией перевозчиком, или другие вопросы, связанные со спецификой работы вашей компании. Но не менее важно понять, не разгласит ли он по неопытности информацию, составляющую коммерческую тайну.
• Оцените личные качества соискателя. Но наибольшая, сложность при подборе личного помощника — это найти сотрудника, идеально подходящего руководителю по личным качествам. Бывают случаи, когда для кандидата пересматриваются функциональные обязанности, потому что его психологический портрет идеально соответствовал запросам директора.

Как правило, личные качества кандидата можно определить при встрече. Опытному менеджеру по работе с персоналом, который обычно проводит предварительное собеседование, достаточно нескольких секунд, чтобы составить мнение о соискателе. Но при выборе личного помощника более важным может быть мнение руководителя, который будет с ним работать, поэтому персональная встреча кандидата с коммерческим директором необходима.

Первое впечатление от кандидата необходимо фиксировать, так как в большинстве случаев оно интуитивно верно и может служить его косвенной характеристикой. Понять, насколько соискатель внимателен к деталям, поможет элементарный вопрос: например, видел ли он вывеску, здание или определенную машину, пока шел на встречу. Для выявления степени его собранности достаточно спросить число и день недели. Результат может вас удивить.

Также эффективно для проверки личных качеств задавать идентичные простые вопросы несколько раз в течение собеседования. Например, можно спросить у соискателя: «Что для вас наиболее важно при выборе новой работы?», а чуть позже попросить кандидата заполнить анкету, где будет похожий вопрос тест с вариантами ответов, например: зарплата, хороший коллектив, возможность карьерного роста и т. д. Сравнив ответы, можно составить более точное представление о личных качествах будущего сотрудника в зависимости от степени различия в ответах.