Работа с клиентами малого и среднего бизнеса, часто имеет свои особенности, которые вытекают из специфики работы организании. Малый бизнес находящийся в стадии становления, как правило самый сложный, но в тоже время и самый благодарный клиент. Если компания чувствует, что Вы готовы решать их проблемы - они всегда будут с Вами. Расскажу несколько слов о специфике подбора секретаря в небольшой офис.
Небольшая компания, самый неудобный клиент для сотрудничества. Потому что вероятнее всего и соц. пакет минимальный и заработная плата не вся «белая», да и клиент может в любой момент передумать и изменить функционал для подбираемого сотрудника.
Секретарь в такой компании, лицо, зачастую ключевое. Именно секретарь чаще всего является связующим звеном различных подразделений.
Хороший секретарь. Всегда ценится на рынке и без работы не останется.
При уточнении заявки, помимо стандартных для любой вакансии моментов, важно уточнить следующее:
В зависимости от полученных ответов, нужно корректировать поиск и отбор кандидатов.
Какие могут быть «отклонения» от стандартной должностной инструкции:
И еще один тест – на знание компьютера. Я свое время, я потратила довольно долгое время для подбора материала для проведения этого теста. В какой – то момент мне на глаза попалась последняя страничка журнала Работа и зарплата, где размещена очень простенькая табличка с технической информацией (адрес, график работы адреса филиалов). Опробовав на нескольких кандидатах, я стала использовать это задание как стандартный тест на знание ПК. Инструкция всем одинаковая «В любой доступной Вам программе, сделайте табличку максимально похожую на эту». А дальше все по накатанной – смотрим не только ЧТО кандидат делает. Но фиксируем и то что он при этом говорит и как реагирует на ситуацию.
Если подбор ведется в ситуации урезанного бюджета, когда мы понимаем, что заработная плата по данной вакансии занижена, и на вакансию приходят не слишком подготовленные кандидаты, то данный тест будет не столько о тестом, сколько обучающей программой 0 в процессе выполнения задания, Если слабо подготовленный кандидат не справляется с заданием, ему можно подсказать правильное решение и посмотреть обучаемость – насколько кандидат сможет повторить показанное ему действие второй раз.
Ну и не забывать о том, что в небольшом офисе с не четко прописанной структурой и функционалом, вероятнее всего будет на слишком комфортно чувствовать себя сотрудник из крупных, жестко структурированных компаний с четко прописанным функционалом. Обычно, я не трачу времени на просмотр кандидатов из компаний более высокого уровня.
Кандидат из крупной жестко структурированной компании не сможет работать.
Как представлять вакансию соискателям.
Соискателям мы, как всегда, говорим правду- правду и ничего кроме правды. Но акцент можно поставить на тех моментах, которые для нас наиболее выигрышны.
Например:
Необходимость совмещения нескольких профессий . – Можем представить как возможность обучения на рабочем месте.
Грядущую реорганизацию офиса – как возможность продвижения по карьерной лестнице в более интересную деятельность.
Отсутствие жесткой иерархии - как возможность неформального общения и теплой дружеской обстановки в коллективе.
Вопросы размещения решаем стандартными способами.
Платные и бесплатные работные ресурсы. Просмотр размещенных резюме кандидатов с прозвоном нужных людей и приглашением их на собеседование. Соц. сети и прочие новомодные штучки, дают слишком низкую отдачу, для того. чтобы тратить на них врем по этой вакансии.
С учетом вышеизложенного, первичный отбор по телефону начинается с решения стандартных вопросов. Я предпочитаю не рассказывать много и долго про компанию, а задавать вопросы, отвечая на которые, кандидат сразу примеряет на себя работу в компании.
Напрмер:
- Где вы проживаете? Наш офис расположен на метро Полежаевская. Будет ли вам удобно добираться до работы?
- Мы работаем с таком – то режиме, устраивает ли Вас график работы?
- У нас небольшой офис. На данный момент нам требуется секретарь с совмещением функций секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя. Будет ли Вам интересно совмещать функции?
- Кроме того нам необходимо , чтобы у вас были навыки работы в 1с, потом что вам придется тесно сотрудничать со складом и бухгалтерией. Приходилось ли Вам сталкиваться сданной программой, что конкретно Вы делали.
Особенности очного общения и оценки кандидатов.
О некоторых приемах в личной беседе я уже написала. Для меня больше важны личные качества. Отсутствие у кандидата настроя «научите меня» (в небольшом офисе, скорее всего будет проблемы с обучением, поэтому основная предпосылка должна звучать «я сделаю и я научусь»). В небольшой компании особенно важно, чтобы новый человек мог сразу войти в структуру компании и встать на свое место как пазл в детской игре. Поэтому, максимально качественный подбор можно выполнять только в том случае, если рекрутер знает людей в компании, из привычки и особенности .
Подготовка кандидатов к интервью в компании.
Для целей подготовки кандидатов к встрече в компании, я обычно показываю сайт компании. Важно, чтобы кандидат понимал где и с кем он будет работать. Если есть какие –то неприятные особенности в будущей работе, я стараюсь преподнести эти особенности наиболее мягко. Кстати, я никогда не переделываю резюме кандидатов, чтобы сделать его более привлекательным для работодателя. Клиент имеет право «видеть» кандидата таким какой он есть. Это уже моя задача сделать так, чтобы к клиенту на собеседование не попадали «лишние люди».
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение