Как я ставлю задачи исполнителям

Многие люди работают и принимают решения на автомате. Они не задумываются почему некоторые задачи выполняются, а некоторые становятся проблемой. Все стараются найти подходящего человека, но потом выясняют, что при изменении задач этот человек уже не такой подходящий. Мало кто учится ставить задачи правильно и осознано, все чаще находя проблемы в исполнителях. Я расскажу вам как я вижу постановку задач. 

Ниже в таблице представлен алгоритм постановки задач. К каждому процессу этапа сответствует утверждение, если вы не согласны с представленным утверждением более чем на 80%, то этот алгоритм вам не подходит.

Если вы прочувствовали и согласились со всеми утверждениями, предлагаю вам текстовый вариант алгоритма. Попробуйте прочитать его, понять где какой процесс, а потом вы можете написать его своими словами. Это будет ваш инструмент как ставите задачи (по желанию).              

Первое, что я делаю прежде чем поставить задачу – проговариваю себе результат, который я хочу получить. Я анализирую насколько, моя цель SMART и здесь мне помогает моя фантазия, когда я мысленно рисую себе картинку будущего которую я предполагаю. Если я не вижу картинки будущего, то как я могу просить другого человека создать ее мне. Самое главное я пробую представить процесс как я нарисую эту картинку будущего другому человеку, и я должен постараться сформулировать картинку за 90 секунд. Потому что если потребуется больше времени, то я не смогу повторить несколько раз одинаково, а соответственно человек не сможет нарисовать себе мою картинку.  После того как я сформировал эту картинку у себя, я начинаю вырисовать путь к ней, как я предполагаю можно прийти к ней, если не могу подробно, то хотя бы общие принципы и направление. В работе для этого создаются рабочие инструкции, в жизни это просто советы. Поэтому в жизни сильно не напрягаешься на объяснении пути, если он достаточно сложный, а простой путь легко объяснить.

После того как у меня сложилась картинка будущего и путь к этому будущему, начинается процесс передачи этой информации исполнителю. Поскольку моя картинка укладывается в 90 секунд я повторяю ее исполнителю несколько раз и прошу повторить его, какой конечный результат, по его мнению, я хочу получить на выходе. Если человек не может осознано повторить картинку, которую я хочу получить я ее никогда не получу. Здесь я применяю очень важное правило – ни все очевидное мне, очевидно другим. Возможно эту же картинку исполнитель видит своими глазами, поэтому я стараюсь сопоставить его понимание со своим и уточняю базовые моменты в его суждении и в моих ожиданиях. Пробую сравнить значения слов и их ценность, стараюсь найти похожие понятия и адаптировать свою картинку под понимания исполнителя. В конечном результате картинка, которую нарисует исполнитель, должна меня удовлетворять и быть схожей с моей. Я понимаю, что 100% синхронизации произойти не может и поэтому стараюсь приблизить, но не мучаю исполнителя и не заставляю его выучить, то, что я ему сказал. Важно чтобы он осознавал, чего я хочу от него и имел у себя в голове картинку которая меня удовлетворяет. И даже здесь я понимаю, что он не достигнет 100% результата, поэтому изначально я осознаю, что качество будет в районе 60-70% от запланированного мной. Если же есть хорошая синхронизация с исполнителем, то показатель может достигать 90%. Поэтому не жду чуда, но делаю все чтобы максимизировать получение результата.

После того как задача передана, возможно согласование методов исполнения, так сказать согласование пути. Но этот процесс не стоит навязывать исполнителю в обычной жизни. На работе, как я говорил уже выше, есть инструкции и тут нужно требовать их исполнения либо улучшения со стороны исполнителя. Если задача требует относительно много времени на исполнение, обязательно ставиться время промежуточного контроля. Что на работе, что в жизни, здесь анализируется один вопрос – если исполнитель будет продолжать идти по избранному пути к какой картине в конце он придет. И опять сопоставляем с тем, что мы запланировали. При необходимости нужно внести корректировки в процесс и понимание исполнителя. А также уже иметь примерно представление, как результат промежуточного контроля повлияет на качество конечного результата. 

Важный момент — это принятие результатов, и здесь не забываю про проценты, которые в реальности я ожидаю и главное учитывать результаты моего промежуточного контроля.  Это значит, что если при промежуточном контроле я побоялся сделать замечания, то я понимаю, что время ушло и в конце поздно критиковать. Я только принимаю результат и максимум могу дать обратную связь. Это важно, потому что человек выполнил задание и не получив критики в промежутке он предполагает, что все было более-менее хорошо. Я делаю выводы и думаю над этим как это будет учтено при следующем планировании задачи. Таким образом опыт позволяет мне планировать с гарантией от 100% до 200%. Зная какие могут быть в процессе несоответствия, я планирую с учетом применения инструментов защиты от ошибок.

Понятно, что весь этот процесс проходит также ускорено и почти на автомате, но я четко осознаю, как он выглядит и при необходимости могу его корректировать и дорабатывать, делая его эффективней.