Как и зачем составлять сопроводительное письмо

Многие соискатели предпочитают вообще не уделять внимания сопроводительным письмам либо составляют их шаблонно и халатно. Больше половины кандидатов убеждены, что сопроводительные письма — пустая трата времени. Ведь они уже указали всю необходимую информацию в резюме.  В результате не используют мощный способ привлечь внимание рекрутера. Резюме таких кандидатов может остаться не открытым среди множества других сообщений. 

Стоит помнить, что HR-специалист получает множество однотипных посланий каждый день. Если вы действительно хотите, чтобы вашу кандидатуру всерьез рассмотрели, то  привлеките к себе внимание сопроводительным письмом. Однако сумбурно и нелогично организованная информация может сыграть злую шутку и оставить негативное впечатление об отправителе. Поэтому важно знать о главных особенностях написания сопроводительного письма. 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Зачем писать сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо — это по сути ваша реклама. Вам требуется убедить рекрутера в том, что вы точно подходите под описание конкретной вакансии. Основная цель — побудить  открыть ваше резюме и изучить его. Грамотно составленное резюме достойного кандидата рискует никогда не быть открытым при отсутствии интересной и цепляющей подводки. Поэтому не пренебрегайте таким эффективным инструментом, повышающим в разы детальное изучение вашего резюме.

С чего начать?

Перед написанием сопроводительного письма, изучите компанию, в которую пишите. Чем более персонализированным будет ваше послание, тем больше у вас шансов выделиться. Также можете изучить социальные сети руководителей, топ-менеджеров, ключевых лиц. Так вы поймете, какие в этом бизнесе ценности. Среди предпринимателей популярно делиться бизнес-секретами в социальных сетях, у многих из них своя философия, напрямую влияющая на корпоративную культуру. Просмотрите заранее все информационные источники вашего потенциального рабочего места.

В начале письма не забудьте представиться: укажите ваше имя и должность, на которую претендуете. Называйте адресата по имени. В подавляющем большинстве вакансий содержится имя для отклика. Если этого нет, то поищите в интернете, откройте сайт компании, позвоните и найдите нужные вам контакты.

Что указывать в сопроводительном письме?

Итак, укажите должность, на которую претендуете, и поясните, откуда узнали о вакансии. Ваша задача — сделать сопроводительное письмо максимально персональным, чтобы не возникло ощущение, будто вы отправили одно и то же послание сотням работодателей. Так рекрутер понимает, что работа на этой должности действительно важна для вас и вы не занимаетесь экономией времени.

Сделайте акцент на фактах: почему работать с вами будет выгодно и расскажите, какую пользу вы принесете компании. Помните, что это не пересказ резюме, а его дополнение. Важно не дублировать информацию, которая и так представлена в резюме.

Поясните, почему вы хотите работать именно в этой компании. Почему вы выбрали это место? Что вас привлекает в должности? Таким образом, вы закрываете вопрос вашей личной мотивации. На собеседованиях традиционно интересуются вопросом мотивации кандидата. Если вы сразу продемонстрируете персональную заинтересованность, то однозначно обратите на себя внимание.

Покажите, что вы в курсе последних изменений в компании (если они были). Вам необходимо показать то, что вы потратили время на поиск информации.

Сделайте акцент на том, что вы можете предложить компании. Почему должны выбрать именно вас из сотни кандидатов? Какие результаты вы планируете предоставить в будущем? Можете дать обещание что-то достичь либо изменить в лучшую сторону. На обещания результатов решаются немногие соискатели. Такая “фишка” не только демонстрирует вашу уверенность в себе, но и заметно выделяет вас из общей массы остальных претендентов.

Будьте краткими. Никто не будет читать “простыню” из нескольких тысяч слов. Пишите по существу только самую важную и необходимую информацию. В тело сопроводительного письма включайте только релевантные сведения. Не занимайтесь пересказом своей биографии. Пишите о фактах, имеющих отношение к опубликованной вакансии.

Делайте отступы в тексте, делите его на абзацы для более удобного визуального восприятия. Оптимально разделить текст на 4-5 абзацев.  В первом абзаце представьтесь и укажите должность, на которую претендуете. Во втором — опишите, какими нужными компетенциями обладаете и чем можете быть полезны. В третьем абзаце поясните, почему должны выбрать именно вас: здесь можно дать обещание результатов в будущем либо сделать акцент на достижениях в прошлом. В последнем абзаце поместите призыв к действию. Укажите адресату на то, чтобы он назначил с вами собеседование и напишите ваши контакты в конце.

Не используйте клише, заготовленные фразы и пустую информацию. О том, какой вы коммуникабельный и ответственный, вряд ли кто-то захочет узнать. Не пишите о качествах, которые не требуются для желаемой должности.

Не пытайтесь продемонстрировать чувство юмора: не все могут его оценить и вряд ли подобный подход к незнакомому адресату будет уместным. Избегайте показной скромности. Не давите на жалость, убеждая рекрутера рассмотреть ваше резюме, так как вам нечем платить за квартиру и для вас это последний шанс.

Не упоминайте о том, что рассматриваете и другие предложения работодателей. При чтении вашего письма не должно создаться впечатление, будто эта работа для вас как запасной аэродром.

Включайте в сопроводительное письмо цифры. В рекламных роликах часто используют цифры именно по причине их хорошей запоминаемости. Человеческий мозг фокусируется на цифровых значениях. Использование этого приема показывает не только ваше системное мышление, но и ориентированность на результат работы. Однозначно, таким образом вы привлекаете внимание работодателя к вашему письму.

Какими качествами должно обладать сопроводительное письмо?

1. Системность. Важно продемонстрировать ваше системное мышление посредством грамотной организации текста.
2. Структурность. Разделяйте текст на логические абзацы. Одна мысль — один абзац.
3. Релевантность. Указывайте только ту информацию, которая имеет отношение к конкретной вакансии.
4. Персональный подход. Важно обращаться к адресату по имени, демонстрировать знание компании, вакансии, продукта, последних новостей.
5. Выгодность. Почему вашу кандидатуру должны выбрать? Чем вы отличаетесь от остальных? Что вы можете предложить?
6. Числовые результаты. Использование релевантных цифр в сопроводительном письме однозначно сделает ваше сообщение заметным.

В заключение, еще раз напомню о важности грамотного составления сопроводительных писем к вакансиям, на которые претендуете. Среди минусов можно указать энергозатратность этого действия. Но лучше сфокусироваться на более подходящих вам вакансиях и отправить им качественную информацию, нежели заниматься рассылкой однотипных и шаблонных посланий всем подряд. В таком случае открываемость ваших резюме повысится и к вам будет особый персональный подход.