Как эффективно делегировать задачи и почему это важно

Пожалуй, самая яркая и понятная метафора делегирования – это эстафета. В олимпийских играх бегуны передают друг другу эстафету на высокой скорости. А ведь это не просто – дотянуться до эстафетной палочки и остаться на своей дорожке! Передача эстафеты требует большого доверия, общения и координации.

Как делегировать задачи и полномочия так, чтобы ваша команда разделяла рабочую нагрузку и добивалась результата? Об этом читайте ниже.

Материал будет особенно полезен руководителям, которые только начинают свою управленескую деятельность, и тем, кто планирует свое карьерное развитие и хочет занять управленескую должность.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Ни один лидер и руководитель не может и не должен делать все самостоятельно. Конечно, делегирование задач может облегчить рабочую нагрузку. Но главное – делегирование делает гораздо больше, чем просто избавляет вас от дел.

Делегирование расширяет возможности вашей команды, укрепляет доверие и способствует профессиональному развитию всех ее участников. А руководителю делегирование позволяет определить, кто лучше всего подходит для решения задач или проектов.

Благодаря делегированию, сотрудники, которые работают с вами, могут развить новые навыки и получить знания, которые позволят им решать более сложные задачи в будущем, нести более серьезную ответственность. Делегирование – это признак того, что вы цените своих сотрудников, верите в их способности и доверяете им. Когда сотрудники чувствуют, то их ценят, им доверяют, они более привержены своей работе и выкладываются по максимуму, чтобы достичь выгодного для компании результата.

Делегирование – это признак сильного лидера.

Среди ваших управленских задач и должностных обязанностей, безусловно, есть задачи, которые вы должны выполнять самостоятельно, но есть и те, которые вы должны делегировать.

Чтобы определить, что оставить себе, а что делегировать сотрудникам проведите аудит задач. Для этого вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра или воспользоваться рекомендациями Дженни Блейка, которые он привел в Harward Review https://hbr.org/2017/07/how-to-decide-which-tasks-to-delegate

Правила аудита задач от Дженни Блейка:

Разделите все задачи, которые вы выполняете на несколько типов (для этого в течение недели фиксируйте все, что вы делаете от удаления спама в почте, до совещаний и креативных сессий)

• Крошечные задачи - это мелочи, на выполнение которых требуется совсем немного времени, но со временем они накапливаются. Это могут быть вещи, которые может делать помощник: планирование встреч или удаление спама / маркетинговых писем из вашего почтового ящика.
• Утомительные задачи - это бессмысленные задачи, такие как копирование и вставка информации о потенциальных клиентах, которые вы получаете из маркетинговых отчетов, в CRM. Утомительные задачи требуют небольшого количества навыков и могут быть легко делегированы.
• Затратные по времени задачи - отнимают много времени. Если вы регулярно выполняете задачи, которые занимают много времени, вам необходимо разбить работу на более мелкие части и делегировать часть работы другим.
• Задачи, требующие обучения: есть ли у вас задачи, которым вы могли бы легко научить кого-то выполнять? Если задача не требует опыта, который можете предоставить только вы, -обучите ее выполнению своего сотрудника и делегируйте ему ответственность и полномочия по ней.
• Задачи, которые вы ужасно выполняете: возможно, у вас нет дизайнерских навыков, поэтому на создание графики для ваших сообщений в блоге у вас уходит в шесть раз больше времени, чем у профессионального дизайнера. Поручите эту задачу кому-то, кто лучше подготовлен, чтобы выполнять работу быстро и качественно. Нет такого человека в команде? Обратитесь к коллегам из других отделов или передайте задачу на аутсорс.
• Задачи, чувствительные ко времени. Если вы физически не способны самостоятельно выполнить все задачи по проекту, у которого жесткие сроки, это означает, что пора найти способы делегировать части этой задачи другим членам вашей команды.

1. Выберите подходящего человека, которому вы поручаете задачу

Не важно начинающий ли вы руководитель или же уже состоялись как настоящий лидер, вам важно уметь выявлять и использовать сильные и слабые стороны своих сотрудников и учитывать их интересы и склонности. 

Например, если в вашей команде есть сотрудник, который предпочитает работать самостоятельно и индивидуально, делегируйте ему решение задач, которые не требует креативности, инноваций и большого количества усилий. Такие задачи наиболее эффективно решать совместно с другими коллегами, поэтому делегируйте их тому, кто настроен на сотрудничество.

2. Объясните, почему вы делегируете

Если вы неожиданно для сотрудника делегируете ему задачу, объясните причины своих действий и почему возлагаете на него эту ответственность. Расскажите ему, почему вы выбрали именно его и как, по-вашему мнению, это будет помогать его росту. Помогите сотрудникам увидеть в каждой делегированной задаче возможность взять на себя больше ответственности или развить новые навыки.

3. Предоставьте правильные инструкции

Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» предлагает делегировать результаты, а не методы. Другими словами, расскажите сотруднику, какой результат необходим и предоставьте сотруднику самому выбрать методы его достижения. А чтобы не впасть в грех микроменеджмента, напоминайте себе, что кто-то другой может выполнить задачу иначе, чем вы. Пока вы получаете желаемый результат, в этом нет ничего страшного.

4. Предоставьте ресурсы и обучение

Вы должны убедиться, что у человека, которому вы делегируете задачу, есть инструменты, ресурсы и навыки, необходимые для ее выполнения. Если их нет, помогите сотруднику освоить навыки, получить ресурсы. Помните золотое правило наставничества? 

• Сначала делаю я, а ты наблюдаешь за мной
• Потом мы делаем вместе
• Дальше ты пробуешь сделать сам, я поддерживаю, и теперь ты делаешь это сам!

5. Делегируйте ответственность и полномочия

Наверняка, вы были в ситуации, когда вам была делегирована задача, но вы не чувствовали себя уполномоченными принимать самостоятельные решения. Такой подход заведомо провален, т.к. сотруднику приходится обращаться к руководителю за помощью и согласованием к руководителю. В результате задача отнимает больше времени как у сотрудника, так и у руководителя.

Если вы решили делегировать часть работы, делегируйте сотрудникам вместе с задачами результаты, ответственность и полномочия самостоятельно принимать решения.

6. Проверьте работу и дайте обратную связь

Нет ничего хуже, чем руководитель, который делегирует что-то сотруднику, не проверяет результат выполненного поручения, а затем обвиняет сотрудника, когда что-то идет не так. Не будь таким руководителем.

Проверьте работу, которую вы поручили своим сотрудникам, когда она будет завершена. Убедитесь, что они выполнили ее правильно, и дайте им обратную связь, которая позволит улучшить результат при выполнении задачи в будущем.

7. Благодарите сотрудников

Когда сотрудник выполняет порученную ему задачу, проявите искреннюю признательность и укажите на конкретные результаты и вещи, которые он сделал правильно или хорошо.

Когда вы отмечаете эти особенности, вы даете людям план действий, которые им следует делать, чтобы добиться успеха.

Благодарность сотрудникам за их работу и результаты повышает их лояльность к вам как к руководителю и к компании, усиливает вовлеченность, дает чувство удовлетворенности от достигнутого результата, позволяет сотрудникам ощутить свою ценность для бизнеса, предотвращает эмоциональное и профессиональное выгорание.

Если вы правильно делегируете полномочия, вы можете повысить доверие и приверженность своих сотрудников, повысить производительность и убедиться, что нужные люди выполняют задачи, которые им лучше всего подходят.

НЕ БОЙТЕСЬ ПЕРЕДАТЬ ЭСТАФЕТУ! 

источник: mindmeister.com

Если вам необходимо провести обучение руководителей, сотрудников из кадрового резерва или организовать коучинговое сопровождение для себя и сотрудников, свяжитесь со мной напрямую по контактным данным в моем профиле, через форму обратной связи на сайте или любым удобным для Вас способом. Самый оперативный способ связи WhatsApp и Telegram.