Инструкция о порядке отбора, приема на работу и увольнения персонала в Компании

Инструкция устанавливает порядок подбора, приема на работу, увольнения персонала в Компании. Оформления, согласования. Конечно требует переработки под процессы, сложившиеся в компании, но в целом содержит почти полный перечень вопросов, которые нужно учесть по данному направлению.

Можно использовать как структуру ("скелет"), на которую будет проще спроецировать детали.

1. Общие положения инструкции о порядке отбора и приема персонала в Компанию.

1. 1.  Регулирование трудовых отношений между “Компанией”, и работниками осуществляется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными, региональными и местными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей инструкцией.

1. 2.  Персональную ответственность за качественный подбор кандидатов на вакантные должности, расстановку и обучение кадров несут руководители структурных подразделений.

1. 3.  Ответственность за проверку соблюдения рекомендаций по подбору кадров, а также подлинности документов, возможности изменения фамилии, имени и отчества возлагаются на отдел безопасности. 

2.      Порядок подбора кандидатов на замещение вакантных должностей. 

2. 1.  Мероприятия по рекрутингу персонала (объявления в средствах массовой информации, интернет, заявки в кадровые агентства, службы занятости и т.п.) организует сотрудник отдела кадров по заявкам руководителей  структурных подразделений.

2. 2.  Подбор работников на замещение вакантных должностей осуществляется непосредственно прямым руководителем и утверждается ГД “Компании”.

2. 3.  Прибывающему в компанию для беседы кандидату сотрудником отдела кадров, доводится перечень документов, представляемых при оформлении на работу,  и предлагается заполнить анкету для собеседования (приложение 1). Вместе с анкетой для собеседования он представляется прямому руководителю.

2. 4.  Прямой руководитель проводит с ним собеседование, изучает его трудовой стаж, особое внимание уделяет трем последним годам работы, определяет соответствие его деловых и личных качеств, требованиям, предъявляемым к кандидатам для работы в ”Компании”. В ходе беседы он предупреждает кандидата о необходимости при оформлении на работу подписания:

- обязательство о неразглашении коммерческой тайны  (приложение 4)

- договор об индивидуальной материальной ответственности (для ответственных лиц) (приложение 5)

- согласие на получение, обработку, хранение, комбинирование и передачу персональных данных работника (приложение 6)

- инструкцию об охране труда

В случае отказа подписать документы определённые п. 2. 4.,  данное лицо не рассматривается в качестве кандидата на должность, и работа по его дальнейшему трудоустройству прекращается.

2. 5.  По окончании беседы при положительном решении о принятии кандидата прямой руководитель и кандидат направляется к ГД ”Компании” на собеседование.

2. 6. При положительном решении ГД направляет кандидата в отдел кадров для оформления документов по приёме на работу. 

3.  Порядок оформления документов при приеме сотрудника на работу

3. 1. Прибывшего в назначенный день и время кандидата на должность, прямой руководитель  направляет к сотруднику отдела кадров для документального оформления трудовых отношений.

Сотрудник отдела кадров выдает лицу, принимаемому на работу, бланки документов установленной в “Компании” формы для заполнения, а также производит ксерокопирование документов, удостоверяющих личность работника, подтверждающих его образование, отношение к воинской обязанности и т.п., готовит проект приказа о приеме на работу (приложение 8).

3. 2. Для оформления личного дела работника, лицо принимаемое на работу предоставляет сотруднику отдела кадров следующие документы:

а) анкета для составления личной карточки (приложение 2);

б) трудовой договор (приложение 3);

в) обязательство о неразглашении коммерческой тайны  (приложение 4)

г) договор об индивидуальной материальной ответственности (для ответственных лиц) (приложение 5)

д) согласие на получение, обработку, хранение, комбинирование и передачу персональных данных работника (приложение 6)

е) заявление о приеме на работу (приложение 8);

ж) паспорт (копия снимается работником отдела кадров)

ж) документы об образовании (диплом (аттестат), сертификат и т.п., копия снимается работником отдела кадров);

з) военный билет (для военнообязанных, копия снимается работником отдела кадров);

и) трудовая книжка;

к) медицинские справки (для водителей) о состоянии здоровья.

л) копия свидетельства о рождении детей

м) личная карточка.

3. 3.  Завершив оформление документов, сотрудник отдела кадров, направляет работника в отдел безопасности.

Начальник отдела безопасности проводит с ним специальное собеседование с разъяснением специфики работы и правил, установленных в ”Компании”. В ходе собеседования работник подписывает документы определённые п. 2.4..Эти документы начальник отдела безопасности возвращает сотруднику отдела кадров.

3. 4.  Сотрудник отдела кадров, представляет ГД “Компании”:

ü  заявление о приёме на работу (приложение 8);

ü  проект приказа о приеме на работу (приложение 9);

ü  трудовой договор (приложение 3) (2 экземпляра);

Вышеуказанные сотрудники под роспись знакомят работника с приказом, выдают ему один экземпляр трудового договора и пропуск (удостоверение) установленной формы.

Сотрудник отдела кадров, заносит персональные данные работника в базу данных и формирует личное дело сотрудника.  

4.  Порядок организации трудовой деятельности принятого на работу сотрудника 

4. 1.  При заключении трудового договора работнику по решению ГД “Компании” может устанавливается испытание, срок которого не может превышать двух месяцев (в соответствии со ст. ст. 70 и 71 Трудового кодекса РФ). В “Компании” стандартный срок испытания два месяца.

По ходатайству руководителя структурного подразделения срок испытания может быть уменьшен до одного месяца. На период испытания сотруднику устанавливается оклад с коэффициентом 0,9.  

4. 2.  Прямой руководитель представляет принятого работника подчиненным сотрудникам, разъясняет ему особенности и специфику работы, которая предусматривает следующие  мероприятия:

-          изучение правил внутреннего трудового распорядка, всех имеющихся инструкций, положений, требований, действующих в организации, в части его касающейся;

-          изучение структуры подразделения, его целей и задач;

-          изучение компьютерных программ, необходимых для работы, порядка и сроков оформления установленных документов, порядка взаимодействия с другими подразделениями и т.п.;

-          практические задачи с указанием конкретных сроков их выполнения и отчетностью по ним;.

4. 3. Если срок испытания истек, а сотрудник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание, и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. 

5.  Порядок увольнения сотрудника. </>

5. 1.  Увольнение сотрудника (прекращение трудового договора) осуществляется по основаниям, предусмотренным главой 13 Трудового Кодекса РФ.

5. 2.  Решение об увольнении по любым основаниям (собственное желание, увольнение по статье, и т. д.) принимается ГД “Компании”.

5. 3.  Приняв решение об увольнении сотрудника, ГД “Компании” объявляет его

работнику, передает документы (заявление (приложение 10) и т.п.) сотруднику отдела кадров и направляет к нему данного сотрудника.

5. 4.  День принятия решения об увольнении считается последним рабочим днем сотрудника, за исключением:

-  Работников, род деятельности которых подразумевает общение с клиентами компании, которые имеют долги перед ”Компанией”, и существует необходимость сверок с клиентами и передачи балансов другим сотрудникам

-  Работников, по которым имеется необходимость передачи дел другим сотрудникам ”Компании”.

Сроки увольнения устанавливаются индивидуально.

5. 5. Сотрудник отдела кадров вручает увольняющемуся сотруднику обходной лист (приложение 11), в котором должностные лица подтверждают отсутствие у него задолженности по следующим линиям:

- финансов (кредиты, подотчеты);

- административно-хозяйственный (автомобиль, ГСМ, запчасти);

- информационных технологий (комплектация ПК, доступ в сеть);

- непосредственного начальника (материальные средства, спецодежда, документы, носители коммерческой тайны);

- службы безопасности (пропуска, удостоверения, печати, технические средства);

Сотрудник отдела кадров своими действиями способствует оперативному оформлению увольняющимся сотрудником обходного листа (при необходимости сопровождает его).

5. 6. Должностные лица, указанные в обходном листе, расписываются в нем разборчиво с обязательным указанием даты подписи.

5. 7.  При наличии всех необходимых подписей увольняющийся работник прибывает к ГД “Компании”

При этом:

1. Увольняющийся сотрудник на обратной стороне обходного листа своей подписью подтверждает: «Финансовых, материальных и иных претензий к  ООО “….”) не имею».
2. ГД “Компании”, убедившись в отсутствии у него задолженностей, производит с ним окончательный расчет.
3. Рассчитав увольняющегося сотрудника, ГД “Компании” передаёт обходной лист сотруднику отдела кадров, информирует его, что трудовую книжку выдать можно, и направляет работника к нему для ее получения.

5. 8.  Сотрудник отдела кадров  выдает  уволенному сотруднику трудовую книжку и знакомит его с приказом об увольнении (приложение 12), о чем последний расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также на бланке приказа.

В случае неприбытия работника для получения трудовой книжки и ознакомления с приказом (отказа от получения и ознакомления) Сотрудник отдела кадров составляет соответствующий акт и  по истечении 1 месяца с момента окончательного расчета с ним отправляет ее по месту жительства заказным письмом.

Квитанция об оплате и уведомление о вручении письма адресату хранятся в отдельном деле.

5. 9.  Сотрудник отдела кадров  при  получении обходного листа, расписывается в нем, ставит дату получения и подшивает его в личное дело работника. После этого производит запись в личной карточке и вносит изменения в базу данных.

5. 10.  Личное дело уволенного сотрудника перемещается в архив.

Приложения Инструкции о порядке приема на работу, подборе и увольнении персонала в Компании:

1. Анкета для собеседования (приложение 1)

2. Анкета для составления личной карточки (приложение 2)

3. Трудовой договор (приложение 3)

4. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны  (приложение 4)

5.  Договор об индивидуальной материальной ответственности (для ответственных лиц) (приложение 5)

6. Согласие на получение, обработку, хранение, комбинирование и передачу персональных данных работника (приложение 6)

7. Перечень сведений составляющих коммерческую тайны (приложение 7)

8. Заявление о приеме на работу (приложение 8)

9.  Проект приказа о приеме на работу (приложение 9)

10. Заявление об увольнении (приложение 10)

11. Обходной лист (приложение 11)

12. Приказ об увольнении (приложение 12)