Индивидуальные встречи с сотрудником, что это и зачем!?

Индивидуальная встреча - это инструмент развития и контроля сотрудников.

Про этот сильный инструмент говорится уже не один год, но по факту мало кто его использует. Хотя если его внедрить и использовать на постоянной основе руководство увидит положительную динамику. В данной статье расскажу, как проводить индивидуальную встречу и для чего она нужна компании и сотруднику.

Индивидуальная встреча нужна как компании, так и сотрудникам. 
Для компании это возможность поговорить с сотрудником тет-а-тет, увидеть его настроения и эмоциональное состояние, услышать его желания и стремления, обсудить  результат работ, дать обратную связь, а так же обозначить зону роста и сроки исполнения планов.
Для сотрудников это возможность сказать компании про свои планы, желания, чего им, возможно, не хватает для достижения результатов и видеть что в «рое» сотрудников его слышат и правильно понимают.

Периодичность проведения 1 раз в месяц и итоговая в конце года.

В индивидуальной встрече есть несколько этапов, разберем их все.

1.    Подготовка.

Если вы решили внедрить данный инструмент, необходимо разработать** и напечатать индивидуальные тетради каждому сотруднику, с учетом того что ИВ проводится 1 раз в месяц, соответственно в тетради 12 бланков, плюс после каждого бланка пару листов для заметок, а так же чек – лист для руководителя.
**Наполнение тетради  и чек – листа в каждой компании своё, я приведу пример стандартных вопросов, что бы показать вектор действий.

Перед началом проведения ИВ, необходимо собрать совещание со всеми сотрудниками (на руках уже есть распечатанные тетради для всех). Важно донести, что это за инструмент, для чего он и как он поможет каждому, другими словами руководитель обязан продать его, что бы подчиненные хотели участвовать. Так же необходимо разобрать регламент проведения встречи, как заполнять тетрадь и с какими данными сотрудник должен быть на встрече. Попросить ознакомиться с тетрадью и назначить новую летучку, где у сотрудников будет возможность задать вопросы, по заполнению  и проведению. Когда всем все понятно встраиваете ИВ в календарь свой и каждого подчиненного.

ВАЖНО!!! ИВ нужно проводить строго по чек – листу, потому, что если не следовать регламенту эффективный инструмент превратится просто в разговор по душам.
Статистику по работе менеджер обязательно должен подготовить сам.
Индивидуальная встреча строится в формате 80/20, т.е. 80% говорит сотрудник, 20% задает вопросы руководитель*.

*Индивидуальные встречи с сотрудниками нельзя делегировать подчиненным. 

В чек - листе будет:
•    ФИО сотрудника и дата
•    Тайминг. 1,5 часа
•    Конфиденциальность. Да
•    Цель встречи. 
 Обязательно озвучить первые три пункта, получить согласие и увидеть принятие.

Данные факты соответственно дублируются в тетради менеджера со сроками исполнения для контроля. 

СОВЕТ!!! Для того что бы РОП не запутался в собранных данных, контрольные точки переносить по каждому сотруднику в crm как задачу после каждого ИВ.

2. Проведение индивидуальной встречи.

Используя чек-лист и тайминг, начинаем. В момент ИВ все сотрудники должны знать, что в кабинет, где проходит встреча, заходить нельзя и на все время встречи у обоих участников отключен телефон, на столе тетрадь сотрудника, его статистические данные, блокнот калькулятор у руководителя. Для дружественной обстановки кофе/чай.

Руководитель работает по чек – листу, но так как мы не можем на все наперёд знать, как поведёт себя сотрудник, сценарий может меняться, тут главное помнить, что ведет встречу всегда РОП. Если что - то пошло не так, появляются эмоции у сотрудника (негативные), не надо их сразу пытаться гасить, сыграйте на этом «вытяните» из него все что «наболело» и зафиксируйте. Главное в моменте не давайте готового решения, задавайте вопрос, как он сам видит выход из этой ситуации и только потом обратная связь. И после этого все равно возвращайтесь к чек-листу.

После каждого вопроса внимательно слушаем (не перебиваем) и фиксируем моменты.

ВАЖНО!!! Задав вопрос, не отвечайте на него сами (очень распространенная ошибка). Вся встреча построена на вопросах, поэтому вы озвучили вопрос и все как «рыба» слушаете ответ.

3. Завершение встречи.

Попросить у сотрудника обратную связь по встрече, была ли она полезна ему и чем.

Поблагодарить сотрудника за то, что хорошо подготовился к встрече, не опоздал и т.д.

Дать обратную связь сотруднику конструктивно.

4. Контроль и повтор.

Одна из самых распространенных ошибок это отсутствие контроля.

Во-первых, держа «руку на пульсе» у вас будет формироваться авторитет перед подчиненными.

Во-вторых, вы будите видеть динамику и развитие всего отдела в целом, через показатели каждого сотрудника.

В-третьих, проводя встречи на постоянной основе, вы будете держать под контролем эмоциональное состояние коллектива и при необходимости сможете оперативно отреагировать и не допустить беды. 

5. Эффективность.

На встречи №3 выделите время и спросите у сотрудников, как на их взгляд повлияли индивидуальные встречи на их результативность и сами проанализируйте текущие данные с аналогичным прошлым периодом.

Используйте индивидуальные встречи с сотрудниками, и они Вам помогут отладить действующий отдел и правильно сформировать новый.

Всем успехов в работе.