Геолокация без юрподдержки. Может ли работодатель отслеживать передвижение сотрудников?

Удаленные сотрудники – на дистанционке, разъездной работой не находятся под постоянным контролем. Даже четкий график работы для них не позволит этого сделать. Но работодатель имеет право знать, чем сотрудник занимается в рабочее время, ведь речь идет о выполнении обязанностей и бизнес-задач. А нередко свобода приводит к неэффективности и манипуляциям.

Удаленные сотрудники – на дистанционке, разъездной работой не находятся под постоянным контролем. Даже четкий график работы для них не позволит этого сделать. Но работодатель имеет право знать, чем сотрудник занимается в рабочее время, ведь речь идет о выполнении обязанностей и бизнес-задач. А нередко свобода приводит к неэффективности и манипуляциям.

Один из методов контроля – геолокация, которую используют в выдаваемой работникам технике – смартфонах, ноутбуках, корпоративных автомобилях. На законно ли это?

Приведем ситуацию из нашей практики. Компания решила активировать GPS-трекеры на служебных машинах. Устройства должны отслеживать передвижение автомобиля, чтобы упростить отчетность по путевым листам. Естественно, HR волнуют риски с точки зрения трудового законодательства – законно ли использовать подобный инструмент.

Начнем с того, что законодательство не регулирует вопросы отслеживания местоположения. Но использование GPS правильнее отразить в локальном акте. Если изначально этого не было, нужно внести изменения. Это может быть ЛНА о корпоративных автомобилях, в части указания информации о возможности отслеживания, или локальный акт о выдаче служебной техники (смартфонов, ноутбуков). Плюс надо поправить согласие на обработку персональных данных.

Другой аспект – согласно ст. 21 ТК РФ, работник обязан бережно относиться к имуществу работодателя и других сотрудников. А согласно ст. 22 Кодекса, компания имеет право требовать бережного отношения к имуществу. При этом надо ознакомить работников с локальными актами, напрямую регулирующими их труд. Поэтому при использовании трекеров лучше в ЛНА указать, что автомобили могут оснащаться техсредствами контроля геолокации. Также рекомендуем описать, что системы используются в рабочее время и озвучить запрет на блокировку GPS. Целесообразно добавить и еще одну фразу – о том, что работник извещен о действиях компании и выражает согласие на управление таким автомобилем или использованием оборудования.

Если авто уже выдано без уточнений, лучше подписать новое обязательство. Административных рисков нет, но корректировки позволят компании привлекать к ответственности работников, если они в рабочее время будут ездить по своим делам (ненадлежащее перемещение). 

К тому же информация о местоположении в рабочее время может быть признана персональной информацией. Поэтому информацию о местоположении работника стоит включить в согласие на обработку персданных. Иначе компания рискует получить штраф по ст.13.11 КоАП РФ за обработку без согласия – до 40 тыс. рублей на руководителя и до 150 тыс. рублей – на юрлицо.

Очевидно, что вопрос персданных несет гораздо больший риск, нежели само обязательно работника о применении систем геолокации и бережном отношении к имуществу. В этой связи стоит особенно детально указывать все нюансы, связанные с использованием личной информации сотрудников. С другой стороны, бережное использование затрагивает материальную сторону вопроса. Сотрудник может потерять или испортить, повредить имущество, например, пытаясь снять или отключить GPS-трекер. Между тем, материальную ответственность за оборудование он несет только в пределах своего месячного заработка (кроме случаев полной ответственности, описанных в ТК РФ). Так что вопрос ответственности за технику также стоит указать отдельной строкой в обязательстве /соглашении.

3 ключевых правила геолокации для работодателя

1.   При законном использовании систем слежения рисков у работодателя нет. Они возникают, если компания следит за сотрудниками незаконно, т.е. не уведомляет предварительно о том, что будет за ними следить; не дает возможности самостоятельно решить, согласны они на это или нет; не оформляет грамотно документы; использует персданные работников, полученные в процессе применения систем слежения, не в целях, для которых такие данные собираются.

2.   Некоторые работники могут не согласиться с геолокацией, или попытаются оспорить результаты ее применения в суде (если это использовалось для применения взысканий или решения об увольнении). Но при выполнении всей необходимой процедуры такое несогласие не влияют на законность использования геолокации.

3.   Если работник не готов сразу к тому, что за ним будет наблюдение, можно посоветовать примирять его с этим, уведомив за 2 месяца до применения системы. Только по истечении этого срока вводить систему слежения для него или, если он по-прежнему не согласен, увольнять его. Или же отказаться от применения для него такой системы слежения.