Система в работе специалиста по кадрам. Формируем личное дало работника.

Личное дело - это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Законодательно для работодателя не установлена обязанность вести личные дела своих работников. Однако, систематизация документов может существенно облегчить не только их поиск, но и предоставление нужной информации контролирующим органам.

Обратите внимание, тот факт, что организация ведет личные дела работников не избавляет ее от необходимости вести личные карточки Т-2. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника. Для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел оборудуется специальный, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, должны иметь только работники отдела кадров, допущенные до работы с персональными данными приказом по организации. 

Многие работодатели считают ведение личных дел работников дополнительной и бесполезной нагрузкой. Необходимость обеспечить хранение и сохранность персональных данных работников, определить порядок доступа к ним и прочие условия работы с конфиденциальной информацией желания обзавестись личными делами не прибавляют. Однако, те, кто давно работает с персоналом назовут массу преимуществ систематизированного хранения данных работников.

Существенным плюсом при разумном подходе и грамотной систематизации документов в личном деле работника будет быстрый поиск нужных документов на конкретного работника. Так же к несомненным плюсам можно отнести практически полное исключение потери важных документов о трудовой деятельности работника. Это становится особенно важно, когда в отделе персонала присутствует текучесть кадров.

В личном деле работника намного больше информации, чем в личной карточке Т2. В нем содержатся не только общие сведения о персональных данных, образовании, составе семьи и др., но и копии его документов. Всевозможные заявления (основания к приказам по личному составу), копии приказов о допуске к исполнению обязанностей работника, сведения о повышении квалификации и прохождении дополнительного обучения, необходимого для выполнения должностных обязанностей и другие документы, которые сотрудник представлял в отдел кадров в день своего оформления на работу.    

Состав документов личного дела работника целесообразнее определить в положении о личном деле. Необходимо прописать какие документы входят в состав личного дела работника. Так же логично прописать цели, ради которых отдел кадров получает, копирует, обрабатывает и хранит документы работника. Необходимо установить перечень должностных лиц, допущенных до работы с личными делами работников, место хранения личных дел и порядок передачи и хранения ключей от шкафов с личными делами. 

Итак, какие же документы работника так или иначе нужны:

- копия паспорта (хотя на этот счет у РОСКОМНАДЗОРА особое мнение).

- копия военного билета, когда в организации ведется воинский учет для исполнения работодателем своих обязанностей в этой области.

- копия документа об образовании, повышении квалификации. Эти документы помогут подтвердить квалификацию работника при его назначении/переводе на должность.

- документы о прохождении обязательного обучения по охране труда и другого обучения, которое необходимо для допуска работника к самостоятельному исполнению обязанностей.

- копия ИНН, СНИЛС, копии документов о рождении детей, как основание для предоставления налогового вычета или подарков (билетов) к новогодним праздникам.

- копия водительского удостоверения. Целесообразно подшить ее в личное дело если работник замещает должность водителя. Это позволит работодателю, во-первых, обоснованно принять на должность водителя работника имеющего права. Во-вторых, отследить срок действия водительского удостоверения.

- заключения о прохождении мед. осмотра как при приеме на работу, так и в последующем. Эти документы крайне важны для работодателя. Необходимо отслеживать сроки действия заключений, отстранять от работы тех работников, у которых выявлены противопоказания.

- копии приказов о допуске к самостоятельному исполнению обязанностей, так же целесообразно подшить в личное дело. Имея их под рукой, работодатель всегда будет чувствовать себя в безопасности и при возникновении несчастного случая быстро сможет предоставить в комиссию по его расследованию необходимые документы.

- должностная инструкция так же может храниться в личном деле, при отсутствии специальной номенклатуры. В этом случае, не следует забывать, что храниться она до замены новой.

- договор о полной индивидуальной ответственности. 

- согласие на обработку персональных данных.

- экземпляр трудового договора и дополнительных доп. соглашений.

На мой взгляд, не целесообразно подшивать в личное дело работника документы, носящие временный характер, это приказы на отпуск, командировку и прочее. Для подобных документов, как правило, имеется своя номенклатура.

Перечень документов личного дела работника определяется исходя из специфики работы в конкретной организации и утверждается локальным актом организации.

Моей полезной наработкой стало разделение документов личного дела работника по разделам. Например, личные документы; трудовой договор и доп. соглашения к нему; документы о повышении квалификации; допуски к отдельным видам работ и пр. Внутри каждого раздела документы целесообразно размещать в хронологическом порядке. Такая компоновка существенно сэкономит время при поиске.