Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Должностная инструкция разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Минтруда России от 6 октября 2015 года № 691н.
 
Необходимо просмотреть все требования к образованию и квалификации, т.к. HR-департамент всегда должен соответствовать стандартам и служить примером для остальных.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Должностная инструкция № ____

специалиста по кадровому делопроизводству

 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по кадровому делопроизводству. 

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает ________ по представлению непосредственного руководителя. 

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

• Среднее профессиональное образование - программа подготовки специалистов среднего звена;
• Дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации. 

1.4. Требования к опыту практической работы:

• _________. 

1.5. Особые условия допуска к работе:

• _________. 

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

• _________. 

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

• действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
• трудовым договором и настоящей должностной инструкцией. 

1.8. Работник должен знать:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
• информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2. 

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю. 

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. 

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ 

В обязанности работника входит: 

2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу:

• Обработка и анализ поступающей документации по персоналу;
• Разработка и оформление документации по персоналу (первичной, учетной, плановой, по социальному обеспечению, организационной, распорядительной);
• Регистрация, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

Необходимые умения:

• Разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
• Оформлять документы в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• Вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
• Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• Анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
• Выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
• Работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
• Соблюдать нормы этики делового общения.

Необходимые знания

• Порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
• Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
• Основы документооборота и документационного обеспечения;
• Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
• Структура организации;
• Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
• Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
• Законодательство Российской Федерации о персональных данных;
• Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
• Нормы этики и делового общения;
• Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними.

Другие характеристики

• _________. 

2.2. Ведение документации по учету и движению кадров:

• Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
• Организация системы движения документов по персоналу;
• Сбор и проверка личных документов работников;
• Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
• Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности;
• Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации;
• Ведение учета рабочего времени работников;
• Регистрация, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовка к сдаче их в архив.

Необходимые умения:

• Разрабатывать проекты кадровых документов;
• Оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• Вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
• Организовывать хранение кадровых документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• Анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
• Работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
• Разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
• Контролировать присутствие работников на рабочем месте;
• Соблюдать нормы этики делового общения.

Необходимые знания

• Порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
• Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
• Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
• Структура организации;
• Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
• Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
• Законодательство Российской Федерации о персональных данных;
• Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• Локальные нормативные акты Организации, регулирующие порядок оформления документов по персоналу;
• Основы документооборота и документационного обеспечения;
• Нормы этики делового общения;
• Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними.

Другие характеристики

• _________. 

2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:

• Организация документооборота по учету и движению кадров;
• Организация документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
• Постановка на учет организации в государственных органах;
• Подготовка по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
• Подготовка уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
• Подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Необходимые умения:

• Оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
• Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• Работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
• Работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
• Анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
• Вести деловую переписку;
• Соблюдать нормы этики делового общения.

Необходимые знания

• Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• Основы документооборота и документационного обеспечения;
• Структура организации;
• Нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
• Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
• Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
• Законодательство Российской Федерации о персональных данных;
• Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок ведения документации по учету и движению персонала;
• Нормы этики делового общения;
• Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними.

Другие характеристики

• _________. 

3. ПРАВА 

Работник вправе: 

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности. 

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. 

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 

Работник несет ответственность: 

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором. 

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в ________. 

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции. 

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от _______________ № __ и профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Минтруда России от 6 октября 2015 года № 691н. 

СОГЛАСОВАНО 

С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.