Деловое письмо – это универсальный инструмент, при помощи которого мы можем решать вопросы, находить не только новых клиентов, партнеров, но и работодателей. Как сделать содержимое письма предельно понятным для адресата, чтобы адресат понял его без искажений? Один из инструментов ясности письма – четкая структура письма.
На первый взгляд, кажется, что может быть сложного в структуре письма?
Однако деловой стиль вносит свои корректировки и дополнения!
Стандартная структура письма выглядит следующим образом:
1.Приветствие выражает адресату уважение, что в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками служебно-деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного диалога.
2.При помощи же обращения автор письма свидетельствует адресату свое уважение; обращение выполняет связующую функцию по отношению к последующим элементам письма - перебрасывается мостик к тексту послания.
Стандартные формулировки: Уважаемый… (имя и отчество адресата), уважаемые коллеги…
3. Лид-абзацвыражает адресату формальную благодарность; поясняет мотивы и темы послания; обеспечивает смысловую и стилистическую подводку к основному тексту послания. Это первый абзац письма, включающий, как правило, не более одного предложения и не являющийся обязательной частью делового письма
Как пример: Благодарим Вас за своевременный ответ и предоставленную информацию.
4.Вводная часть нужна для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма (по отношению к информации, изложенной в лид-абзаце).
Она может состоять из одного абзаца, включающего два предложения: в первом предложении четко формулируется суть вопроса; а второе предложение, как правило, содержит смысловую и стилистическую подводку к основной части текста. Вводная часть может начинаться словами:
- В связи с тем, что…;
- Поскольку Вы заинтересованы в …;
- Познакомившись с Вашим предложением…
5.Основная часть – это последовательное и подробное описание различных аспектов вопроса. Собственно здесь и размещается ваше эссе или резюме.
Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату более удобный переход к заключительной части текста.
6.Заключение обычно состоит из одного абзаца, включающего два предложения. Первое предложение обычно представляет собой вывод, подытоживая сказанное в основной части письма.
Следующее предложение чаще всего содержит просьбу к адресату от имени автора. Заключительное предложение может указывать на характер ожиданий автора послания. Например, "Буду признателен за внимание к моей кандидатуре"
В качестве заключительной формулы вежливости могут использоваться следующие стандартные формулировки: С уважением...; С благодарностью… и т.д.
Итак, мы поняли, что структура – залог понятности и стройности смысла: приветствие, обращение, лид - абзац, вводная часть, основная часть, заключение. Именно такое обращение к будущему работодателю позволит Вам донести свои преимущетсва и обеспечить внимание рекрутера
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение