Чек-лист подготовки рабочего места для нового сотрудника

Чек-лист поможет подготовить рабочее место для нового работника. В чек-листе указаны действия по бизнес-процессу компании, в котором он использовался на практике. Вы можете использовать структуру и логику чек-листа, адаптируя его к реалиям своей компании. Владельцами бизнес-процесса являются менеджер по персоналу отдела персонала и руководитель департамента (отдела), в который выходит новый работник, участниками бизнес-процесса - структурные подразделения, в чью компетенцию входит подготовка рабочего места нового работника.

Найдите бизнес-тренера
для ваших целей

Расскажите, с чем вам нужна помощь (обучение продажам, поиск отраслевой экспертизы в обучении, разработка программ), и мы бесплатно подберем для вас бизнес-тренера из нашей базы экспертов

Подобрать

За 14 дней (минимум) до планируемой даты выхода нового работника:

1. Оформить заявку на подготовку нового рабочего места в письменной  форме через корпоративный портал.

Ответственный - руководитель департамента (отдела), в который подбирается новый работник. 

Указать в заявке: название отдела, должность, предположительную дату выхода планируемого работника.

Заявка оформляется в соответствующем разделе корпоративного портала.

2. Оформить заявку на подготовку существующего рабочего места к дате планируемого выхода нового работника.

Ответственный - менеджер по персоналу.

Менеджер по персоналу получает в письменной форме от руководителя департамента (отдела), в который подбирается новый работник, вместе заявкой на подбор информацию о наличии и расположении существующего рабочего места. 

Руководитель департамента (отдела) на заявке о подборе работника делает пометку о наличии и расположении существующего оборудованного рабочего места.

За 3 дня до выхода нового работника:

3. Передать информацию о новом работнике в административно-хозяйственный отдел (АХО).

Ответственный - менеджер по персоналу.

Менеджер по персоналу предоставляет в АХО следующую информацию о новом сотруднике: Ф.И.О., должность, подразделение, год рождения, дата выхода, рабочее место - оборудуется новое рабочее место и работник займет существующее оборудованное рабочее место.

Информация передается сотруднику АХО и системному администратору (в составе АХО).

Не позднее, чем за 1 день до выхода работника:

4. Создать учетную запись в Microsoft Outlook, установить на компьютер работника необходимое программное обеспечение.

Ответственный - системный администратор АХО.

5. Обеспечить наличие оборудованного рабочего места работника (письменный стол, офисный стул или кресло, тумбочка, настольный персональный компьютер или ноутбук, настольный телефонный аппарат, мобильный телефон), необходимых канцелярских товаров.

Ответственный - сотрудник АХО.

В день выхода работника на работу:

6. Выдать работнику электронный пропуск.

Ответственный - системный администратор АХО.

В течение первых двух дней с момента оформления приема на работу:

7. Ввести персональные данные работника в корпоративные информационные системы (Axapta, CRM, 1C).

Ответственный - менеджер по персоналу. 

8. Завести личную страницу работника на корпоративном портале.

Ответственный - менеджер по персоналу.

9. Отправить новому работнику информацию о наличии логина, пароля для доступа на корпоративный портал и на личную страницу корпоративного портала. 

Ответственный - менеджер по персоналу.

10. Отправить информацию о наличии логина, пароля для доступа на корпоративный сайт и на личную страницу нового сотрудника на почту руководителя отдела, в котором числится работник - в случае отсутствия у работника корпоративной электронной почты.

Ответственный - менеджер по персоналу.

В течение первых двух дней работы нового работника в компании:

11. Обращаться по всем вопросам, связанным с подготовкой рабочего места, доступами в корпоративные информационные системы, на корпоративный портал, личными паролями, логинами и аккаунтами, к менеджеру по персоналу отдела персонала.

Ответственный - менеджер по персоналу.

По истечении двух дней после начала работы нового работника:

12. Обращаться по всем вопросам, связанным с подготовкой рабочего места, доступами в корпоративные информационные системы, на корпоративный портал, личными паролями, логинами и аккаунтами, к непосредственному руководителя - руководителю департамента (отдела).

Ответственный - непосредственный руководитель. 

В течение первой недели работы нового работника:

13. Обеспечить нового работника всей необходимой информацией об административно-хозяйственном обеспечении, ИТ-поддержке - в рамках онбординга.

Ответственный - непосредственный руководитель.