Чек-лист по КДП: как самостоятельно проверить качество ведения КДП и выявить зоны риска?

Ведение КДП строго регламентировано законодательством, и за нарушение предусмотрены штрафы и меры вплоть до приостановки деятельности компании. Часто руководители, отвечающие за несколько блоков работы, не являются экспертами в области КДП, тем более, что есть много требований и разрозненных нормативных актов, регулирующих данную область. 

Быстро проверить основные элементы кадрового делопроизводства и самостоятельно выявить недостающие элементы или зоны риска, поможет этот чек-лист. Он подойдет для экспресс-аудита функции КДП, проверки качества работы сотрудника, а также для того, чтобы сориентироваться, какие элементы должны быть в системе администрирования и учёта кадров.

1 этап - проверка соответствия системы КДП требованиям законодательства

• Разработаны и внедрены обязательные локальные нормативные акты: 
  - правила внутреннего трудового распорядка;
  - положение об обработке персональных данных;
  - положение об оплате труда;
  - положение о видеонаблюдении;
• Проведена СОУТ (специальная оценка условий труда).
• Штатное расписание унифицировано и соответствует требованиям ТК РФ.
• Оформлены трудовые отношения с сотрудниками (трудовые договоры и приложения к ним).
• В наличии все приказы кадрового делопроизводства.
• Утвержден график отпусков на текущий год.
• Ведутся трудовые книжки.
• Регламентирован и ведется учет рабочего времени сотрудников.

2 этап - ведение операций кадрового учёта: есть шаблоны и инструкции по всем кадровым операциям:

• прием в штат;
• договора материальной ответственности;
• согласия и обязательства работников о соблюдении конфиденциальности и неразглашении информации;
• переводы;
• совмещение и совместительство;
• изменение условий труда;
• графики работы;
• отпуска;
• командировки;
• дисциплинарные взыскания;
• увольнения;
• медицинские осмотры сотрудников;
• трудовые отношения с льготными категориями персонала.

3 этап - проработка потенциальных зон риска работодателя

• Разработаны процедуры согласования и утверждения кадровых документов.
• Проводится мониторинг обновлений законодательства и пересмотр документов КДП.
• Увольнения "проблемных сотрудников" происходят без правовых и организационных рисков.
• Восстановлены и приведены в порядок все документы КДП прошлых периодов.
• Проведены обязательные по законодательству обучения: 
  - охрана труда;
  - электробезопасность;
  - пожарная безопасность;
  - гражданская оборона и чрезвычайные ситуации.

В блоке КДП иногда сложно определить и назначить показатели для контроля и мониторинга эффективности функции. Предлагаю использовать следующий набор KPIs в области КДП: 

• Готовность компании к проверкам внешних проверяющих органов.
• % отклонений системы кадрового администрирования от требований трудового законодательства.
• % существующих организационных и правовых рисков в области трудовых отношений.
• Величина потенциальных штрафов за нарушение трудового законодательства.
• Количество трудовых споров и дел в судопроизводстве по трудовым отношениям.