Чек-лист «Как составить должностную инструкцию»

Качественная должностная инструкция (ДИ) — это фундамент бизнес-процессов. Она минимизирует ошибки при найме, упрощает адаптацию и служит базой для оценки КПИ. Однако на практике ДИ часто страдают от избыточности или, наоборот, отсутствия конкретики.

Чтобы проверить, является ли должностная инструкция эффективным рабочим инструментом - используйте этот чек-лист.

Популярное по теме

Чек-лист «Как составить должностную инструкцию»

4284

0

Посмотреть чек-лист

1. Уровень структуры и ясности (Формальный)

Проверка на соответствие стандартам оформления и полноту документа.

• Наличие идентификаторов: Указано ли название организации, название должности, подразделение и непосредственный руководитель
• Логическая последовательность: Идут ли блоки в порядке: Общие положения, Функции, Права, Ответственность, Взаимосвязи, порядок пересмотра)
• Единообразие терминологии: Используются ли одни и те же термины для обозначения процессов, отделов и должностей по всей инструкции? (Нет ли путаницы между «Клиентом» и «Заказчиком»?)
• Отсутствие двусмысленности: Исключены ли фразы «в максимально короткие сроки», «по возможности», «при необходимости», «надлежащим образом»?
• Читабельность: Используются ли списки, подзаголовки и короткие предложения вместо «простыней» текста?
• Отсутствие противоречий: Не противоречит ли содержание ДИ трудовому договору или штатному расписанию?

2. Уровень функционала (Содержательный)

Самый важный блок. Проверяем, отражает ли ДИ реальную работу.

• Соответствие бизнес-процессу: Описаны ли функции через конкретные действия («разрабатывает», «контролирует», «составляет отчет», «проводит аудит») вместо процессов («занимается вопросами...», «осуществляет деятельность по...»)?
• Принцип «Вход — Процесс — Выход»: Понятно ли из текста, какую информацию сотрудник получает на входе, что он с ней делает и какой результат (артефакт) должен выдать на выходе?
• Отсутствие дублирования и пробелов: Нет ли функций, которые пересекаются с другими сотрудниками (конфликт зон ответственности)?Нет ли «серых зон» (задач, которые никто не делает, но они критичны для процесса)?
• Отсутствие «воды»: Удалены ли фразы типа «прочие поручения руководителя», «участие в жизни компании», «обеспечение высокого качества»? (Они не являются обязанностями).
• Границы полномочий: Четко ли прописано, в каких пределах сотрудник может принимать решения самостоятельно, а где требуется согласование?

3. Соответствие реальности и квалификации

Проверка на адекватность.

• Требования к знаниям: Перечислены ли не только дипломы, но и конкретные навыки (знание ПО, методологий, законодательства, языков)?
• Соответствие грейду: Не перегружена ли инструкция функциями уровня «Топ-менеджер» для позиции «Линейный специалист»?
• Соответствие процессам: Описанные функции реально существуют в рабочем цикле компании прямо сейчас?

4. Уровень ответственности и прав

Проверка на то, как ДИ защищает компанию в случае конфликта или инцидента.

• Конкретика ответственности: Прописано ли, за что именно сотрудник несет ответственность (например, за нарушение сроков, за достоверность данных, за сохранность ТМЦ)?
• Связь с Информационной безопасностью: Указаны ли в ДИ обязанности по соблюдению конфиденциальности и работе с данными?
• Право на действие (Права): Указаны ли конкретные полномочия, необходимые для выполнения функций? (Например: «право запрашивать данные у отдела логистики» или «право подписи первичной документации»).

5. Юридическая и управленческая чистота

Проверка на безопасность и применимость.

• Измеримость: Можно ли на основе этой инструкции поставить сотруднику задачу и измерить ее выполнение?
• Отсутствие дискриминации: Нет ли в тексте требований, нарушающих ТК (возраст, пол, религия, личные качества, не влияющие на работу)?
• Связь с регламентами: Есть ли ссылки на внутренние локальные нормативные акты (ЛНА), если функции требуют их соблюдения?

Тесты на реальность (Проверочный)

Метод для проверки качества ДИ

• Тест «Новичок»: Может ли человек со схожим опытом выполнить задачу, прочитав только эту ДИ, без устных пояснений?
• Тест «Увольнение»: Если сотрудник завтра уйдет, будет ли по этой инструкции понятно, что именно нужно передать преемнику и какие KPI он должен будет закрыть?
• Тест «Конфликт»: Если возникнет спор между двумя отделами, поможет ли ДИ быстро определить, чья это задача?

Тревожные признаки плохой инструкции:

1. «Словесный мусор»: Обилие слов «обеспечивать», «осуществлять», «способствовать» без указания конкретного действия.

2. «Всеобщая обязанность»: Фраза в конце «и другие поручения руководителя» — если она занимает слишком много места, значит, функционал не определен.

3. Разрыв с KPI: Обязанности в инструкции не имеют ничего общего с тем, за что сотрудника премируют или штрафуют.

4. Устаревание: В инструкции описаны процессы, которые компания внедрила/отменила год назад.