Бизнес-планирование внедрения изменений

Внедрение изменений в компаниях бывает сопряжено с сопротивлением сотрудников, чьи интересы затрагивают эти изменения, но бывают случаи, когда сопротивление оказывают основатели. Скажите оксюморон? 

Создание бизнес-плана внедрения изменений позволяет создать сценарий, общий для всей команды компании, выявить слепые зоны и зоны роста, преодолеть сопротивление и создать мотивацию к реализации проекта.

Именно такой случай, сопротивления основателя запуску проекта внедрения изменений произошел в крупной алкогольной компании, занимающейся импортом и экспортом алкогольной продукции несколько лет назад.

Читайте подробнее в статье "Бизнес-планирование внедрения изменений"

 Внедрение изменений в компаниях бывает сопряжено с сопротивлением сотрудников, чьи интересы затрагивают эти изменения, но бывают случаи, когда сопротивление оказывают основатели. Скажите оксюморон? 

    Создание бизнес-плана внедрения изменений позволяет создать сценарий, общий для всей команды компании, выявить слепые зоны и зоны роста, преодолеть сопротивление и создать мотивацию к реализации проекта.

     Именно такой случай, сопротивления основателя запуску проекта внедрения изменений произошел в крупной алкогольной компании, занимающейся импортом и экспортом алкогольной продукции несколько лет назад.

Росалкогольрегулирование с целью усиления контроля запустило пилотный проект сдачи алкогольной декларации онлайн для импортеров алкоголя, включив торговую компанию в проект как крупного игрока на рынке. Определи срок подготовки для компании полгода.

Надо сказать, изменение формы декларации потребовало автоматизации складского учета акцизных марок и движения товара.

      Генеральный директор поставил задачу разработки бизнес-плана проекта «Автоматизации складского учета» службам компании для представления инвестиционному комитету и основателю. За прошедшие два месяца было подготовлено несколько сценариев бизнес-плана проекта, но ни один из них не был принят основателем. Сложившаяся ситуация создавала напряжение: нельзя было отказаться от внедрения изменений, а принятие решения о запуске проекта затягивалось. Нельзя сказать, что основателя не беспокоила сложившаяся ситуация. В таких случаях бывает полезен свежий взгляд со стороны, поэтому эту задачу поставили мне, как новому человеку в компании.

К этому времени после нескольких неудачных презентаций бизнес-планов директора не хотели больше решать эту задачу.

      Я ознакомилась со всеми сценариями бизнес-планов, которые представлялись инвестиционному комитету. 

Представленные сценарии бизнес-планов по автоматизации складского учета содержали общее описание проекта и объясняли только риски, которые могут возникнуть в случае отказа от внедрения изменений. Инициаторы проекта транслировали свои страхи в предлагаемых бизнес-планах.

Проекты не показывали основателю рост эффективности, который приносит это проект.

Инициаторы считали подробную информацию и перспективные расчеты несущественными по сравнению с рисками и старались запугать основателя, справедливо получая отказ в финансировании.

Как решить задачу, варианты решения которой уже «набили оскомину»?

Мой вариант решения задачи был таким:

1. Были проведены интервью с каждым участником проекта:

Интервью, проведенное с основателем, позволило выяснить:

1. Основатель осознавал важность решения задачи автоматизации.
2. Для принятия решения ему было недостаточно информации.
3. Основатель хотел понять, как окупятся запрашиваемые инвестиции, почему нужна именно такая сумма, как эта сумма будет инвестироваться.

В беседе с генеральным директором, который был инициатором проекта выяснилось:

1. Компанию включили в пилотный проект автоматизации алкогольных деклараций как крупного поставщика.

Срок подготовки к запуску определял РАР (Росалкогольрегулирование)

2. Два месяца назад была поставлена задача разработки проекта службам логистики и ИТ.

3. В процессе подготовки проекта выяснилось, что для решения задачи сдачи онлайн декларации необходимо автоматизация складского учета акцизных марок и движения товара.

4. Фокус решения задачи для генерального директора – безопасность и исполнение обязательств компании в срок, защита от штрафов за нарушение. 

Директор по логистике рассказал в интервью:

1. Расчеты, которые были сделаны для проекта не использовались в бизнес-планах.
2. Дополнительные подробные расчеты создавали работу, которая в ситуации отклонения бизнес-планов была бесполезной. Нужно было знание полезности работы для реализации проекта.
3. Для автоматизации учета нужна реорганизация склада, переоборудование, внедрение использования новой технологии организации хранения, обучение и замена персонала, дополнительной оборудование для сканирования. Все это дорого и денег на это не дадут.

Со слов директора службы ИТ:

1. Найдены несколько поставщиком программного обеспечения для учета автоматизации.
2. Выбран оптимальный вариант программы, которую можно быстро со настроить с основным программным обеспечением.
3. После выполнения двух первых шагов появится возможность сформировать онлайн отчетность для РАР.

Я попросила ответить всех участников интервью, что еще даст компании автоматизация складского учета, кроме декларации РАР?

По их мнению, автоматизация, переоборудование позволит:

1. Сократить площади хранения за счет использования стеллажей нового образца.
2. Сократить время на обработку и хранение единицы товара, таким образом повысить производительность труда.
3. Сократить время на оформление и отгрузку товара
4. Получение онлайн информации об остатках товара повышает эффективность продаж

Сделанные подробные расчеты не только затрат, но и экономии времени для всей компании на использовании автоматизации, оценка стоимости этого времени, расчет потенциального дополнительного дохода и адресное сокращение затрат позволили составить развернутый бизнес-план. 

Все участники проекта представили свои расчеты и записки об экспертизе проекта.

Эти материалы были включены в бизнес-план отдельными разделами с указанием сроков исполнения и имен исполнителей.

Составленный мной бизнес-план был соединением видения всех участников нового сценария проекта.

2. Проведена сессия планирования.

В ходе работы сессии планирования участники проекта смогли внести свои дополнения, ознакомиться с проектом полностью и понять свою роль в проекте, когда и что зависит от каждого.

3. Командная презентация на инвестиционном комитете.

Представленная совместная презентация проекта основателю, где каждый представил свою часть была одобрена инвестиционным комитетом.

Резюме:

• Свежий взгляд нового человека позволяет увидеть новые фокусы для внимания.
• Эксперт со стороны не имеет личного интереса в политических играх компании. Он заинтересован в решении задачи.
• Для запуска нового проекта важны не только расчеты, но понимание значения и полезности всеми участниками проекта.
• Важно найти общее видение для решения задачи.
• Смещение фокуса в сторону пользы, позволило расширить видение и прийти к соглашению.
• Подробное описание и оцифровывание шагов позволило определить скорость денежного потока и эффективность проекта для основателя, планы действий и сроки для участников, создало прозрачную мотивацию для исполнителей проекта.

 PS: Позднее, результат внедрения проекта стал одним из основных факторов, который позволил выжить компании в быстро изменившихся условиях.