Зачем нужна должностная инструкция и нужна ли она вообще?

В последнее время проявился явный интерес к регламентации бизнес-процессов и закреплению ответственности, как способу повышения производительности труда.

При этом, должностная инструкция, которая должна быть неотъемлемой частью системы процессного управления, по-прежнему остается недооцененной. В большинстве компаний качество должностных инструкций не позволяет использовать их по назначению, либо их вовсе нет.

Должностная инструкция не является обязательным документом для большинства должностей. На усмотрение работодателя, она может дополнять трудовой договор или являться приложением к нему, так как типовой трудовой договор обычно содержит общий перечень обязанностей работника, без детализации по профессиям и должностям.

В чем смысл должностной инструкции?

За время своей трудовой деятельности я видела разные взгляды на должностные инструкции, в том числе, диаметрально противоположные, в частности:

• «лишняя бюрократия» – воспринимается как трата времени и бумаги, создание видимости работы кадровой службой;
• «закрепление обязанностей работников» – структурирует обязанности сотрудников и снижает риски недоразумений по функционалу;
• «меч, занесенный над головой работника» – используется как основание для оформления дисциплинарного взыскания, без акцента на обязанностях.

Потенциал инструмента огромен, если его использовать правильно:

1. Регламентация деятельности сотрудника – подробное описание обязанностей на рабочем месте в соответствии с бизнес-процессами компании, закрепление ответственности.
2. Объективная оценка результатов труда – возможность сопоставления идеальных требований к должности с реальным уровнем навыков работников (вариант матрицы компетенций).
3. Четкие требования к квалификации – возможность мотивированного отказа соискателям при недостаточной квалификации; подтверждение контроля за квалификацией сотрудников для прохождения сертификаций, лицензирования и т.п.
4. Инструмент для разрешения трудовых споров – документальное подтверждение утверждения и ознакомления с требованиями к квалификации, обязанностям, ответственности работодателя и работника.

Что обязательно включить в документ, а что – опционально?

Документ, над структурой и содержанием которого основательно поработали в части выжимки смыслов, всегда имеет больше шансов на активное использование и своевременную актуализацию. В то время как многословный / трудночитаемый и излишне детализированный документ, во-первых, быстро устаревает, во-вторых, трудно воспринимается и вызывает отторжение у пользователей. И это касается не только должностных инструкций.

Всегда есть сторонники объемных документов, в которых есть ответы на все вопросы, и кратких, но емких. По моему глубокому убеждению, при составлении любых регламентирующих документов нужно исходить из принципа минимальной достаточности.

Обязательные разделы должностной инструкции:

• Общие положения: место должности в иерархии компании; кому подчиняется сотрудник и есть ли подчинённые; требования к образованию, опыту, навыкам.
• Должностные обязанности: подробный перечень задач (чем конкретнее, тем лучше); ссылки на локальные нормативные акты, содержащие необходимую информацию, расширяющую описание.
• Права сотрудника: это противовес – не бывает обязанностей без прав, но лучше ограничиться ссылками на Трудовой Кодекс и локальные нормативные акты, так как вопросы доступов к информации, информационным системам и оборудованию, взаимодействия между работниками и подразделениями, делегирования и прочие обычно содержатся в приказах, регламентах и стандартах.
• Ответственность: здесь тоже больше информационно, чтобы лишний раз обратить внимание работника на ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, причинение материального ущерба и правонарушения, совершенные в процессе осуществления деятельности, следует указать ссылки на трудовое, административное, уголовное и гражданское законодательство РФ.

Бывает, что в должностные инструкции включают информацию об условиях труда, оценке эффективности, взаимодействиях, порядке замещения и т.п., но прежде, чем принять решение о таком формате должностных инструкций, оцените частоту происходящих изменений в компании и ваши возможности по актуализации документов.

Следует помнить, что нужно каждый раз проводить ознакомление сотрудников с обновленными инструкциями!

Основные ошибки разработчиков, которые препятствуют реализации организационных и регулирующих функций должностных инструкций:

• Все отвечают за все / описание общими словами. Обязанности должны быть составлены с учетом разграничения ответственности между должностями и подразделениями, в том числе, разных уровней управления.
• Несоответствие условий выполнения обязанностей (обеспечение информацией, ресурсами, полномочиями) установленной ответственности.
• Несоответствие квалификации работников установленным критериям.

Кто составляет должностную инструкцию

Оптимальный вариант: обязанности формулирует непосредственный руководитель, остальные разделы – сотрудник отдела персонала и юрист. Если вы не можете уделить достаточно времени на разработку, лучше поручите эту задачу эксперту, потому что эффективность использования должностной инструкции зависит от грамотного подхода к ее разработке и оформлению.

Привлечение опытного специалиста для написания должностных инструкций позволит получить качественный документ, который будет учитывать все перечисленные выше смыслы в совокупности со спецификой организации.

Должностная инструкция – это полноценный рабочий инструмент управления персоналом, который сокращает время на обучение сотрудников, улучшает организацию труда, защищает работодателя от проявлений лени и недобросовестности работников. Не стоит ее недооценивать!