Управление временем - легко и приятно!

Этот легкий материал был мной написан в 2003 году, для одного из job-изданий. легкий лайфхак про управление времени позволит вам вспомнить то, что что вы знаете об этой теме. Рекомендован для широкого круга читателей.
Понедельник, новая неделя, что может быть лучше, чем сделать этот день стартом для новых побед, вовсе забыв поговорку: «понедельник – день тяжелый», а также очередные нагруженные отдыхом и многочисленными впечатлениями выходные… Может посмотреть на время по-другому?

«У нас, – сказала Алиса, с трудом переводя дух, – когда долго бежишь со всех ног, непременно попадешь в другое место.
   – Какая медлительная страна! – сказала Королева. – Ну, а здесь, знаешь ли, приходится бежать со всех ног, чтобы только остаться на том же месте! Если же хочешь попасть в другое место, тогда нужно бежать, по меньшей мере, вдвое быстрее!»  Льюис Кэрролл «АЛИСА В ЗАЗЕРКАЛЬЕ».

Западные бизнес-гуру менеджмента, а также те, кто пытается нам помочь оптимизировать время в России, говорят, что время является самым драгоценным ресурсом. На самом деле, чаще всего, это единственное что имеет ценность. Все мы знаем, что реально мы работаем каждые день не более 20% времени, а остальные 80%..., может, поэтому мы и не успеваем или не хотим всё сделать сразу, потому что не хотим уставать. Как сказал Питер Друкер: «Нет ничего более бесполезного, чем делать эффективно то, чего можно не делать вообще».

Если вы спросите в своем офисе у тех, кто в нем работают, за все ли их действия в течение рабочего дня нужно платить, вы поймете, что более половины времени, они тратят совсем на посторонние вещи. Отсюда, не стоит удивляться все увеличивающимся расходам на корпоративный интернет и канцелярию. Поняв все это, хочется действий, реальных и страшных, например, пересмотреть бюджет или наказать кого-то.

Можно проще – попытаться отнестись ко времени как к деньгам и инвестировать их.

Ведь каждый день мы это делаем: в машине звоним кому-то, чтобы эта пробка не казалась такой бесконечной или, наконец, собравшись с друзьями на пикник в выходной, берем туда и детей, чтобы они тоже отдохнули. Богатые и преуспевающие люди рано или поздно пришли к этому; бедные и несчастные всё ещё пытаются это осмыслить, и возможно не осмыслят этого.

Почему бы не вкладывать наше время в способность зарабатывать еще больше, или, хотя бы, в способность эффективно использовать то время, какое у нас есть?!

Да, конечно, это требует полной реорганизации нашего обычного дня, с тем, чтобы повышать "отдачу от энергии" каждый час. Можно начать прямо сразу, например, решить для себя, чем и когда нравиться заниматься, а чем нет. Отсюда будет сразу понятно, что, например, ранний подъем и постоянные проблемы со сроками встреч, сдачи или постановки заданий нужно отдать помощникам, это будет их работой. К сожалению, нельзя отдать на аутсорсинг все – конечные результаты они всегда остаются за нами. Но план на неделю, а лучше месяц, с «напоминалками» о сроках – нужно навсегда отдать в работу секретарю, а иначе, у нее не останется обязанностей. Кстати, освободившееся время, прекрасно подойдет для спортивных тренировок, если вы еще ими не заняты. Кстати, когда получите это «счастье» в виде плана на руки, внимательно его изучите, все ли вас там устраивает?

Золотое правило планирования, которому обучают на тренинге по управлению временем, гласит, что нужно планировать не более 60% того, что мы можем сделать, а остальное остается на корректировки плана и незапланируемые вещи. 

Отдельно, хочется поговорить о бумагах, которые скапливаются на столе. Чтобы их вообще не было, поставьте на стол компьютер, заставив всех пересылать вам все, что необходимо по электронной почте. Бумаги, которые невозможно рассмотреть без вашего участие, пусть секретарь приносит вам в папке в течение рабочего дня. При их обработке, пишите прямо на них, иначе они навсегда останутся на вашем столе. Конечно, это все очень и очень тяжело, все и сразу, но можно превратить это в игру и вовлечь в нее всех, кого только можно, ведь налицо полученная прибыль – лишнее время!

Отдельно хочется сказать о КПК, они удобны только тогда, когда умеешь ими пользоваться, иначе, лучше иметь старый добрый блокнот, а еще лучше проверить наличие ежедневников у каждого в офисе. Но в любом случае, содержимое этих ваших приспособлений не должно превращаться в план вашего секретаря; только самое важное, что связано только с вами.

Особенно хочется сказать о телефонных звонках, они полезны только, когда звонит очень приятный человек или тот, кто хочет вернуть вам денежный долг (возможно, это одно и то же лицо). Все остальные телефонные звонки – это воры, которые крадут у вас время, пусть на них отвечают помощники. К ним же можно отправить и тех, кто предложит вам решать дом часть дел. Могу предложить еще одно, поговорите об этом с собственным супругом, и его реакция вам будет истинным ответом.

Часто мы слышим то, как сложно оценивать проекты, может быть все просто. Те же самые западные бизнес-гуру, предлагают нам принцип 30% — 40% — 50%», чтобы определить, когда отказываться от проектов. Если есть 30% вероятность того, что проект будет успешным — есть смысл за него браться. Если в середине проекта, который уже затянулся, есть 40% шансов на то, что все закончится успешно — можно его продолжать. Но если после длительной работы проект все равно выглядит мертворожденным — то закрывай его, если шансы на успех меньше, чем 50%». Что самое интересное, то же самое можно и применить к нашим «домашним» проектам, вспомните хотя бы ремонт квартиры или мысли о том, чтобы съездить отдохнуть всей семьей.

Итак, понедельник продолжается, а может уже можно посмотреть на него по-другому, с мыслями далекими от страха за его «тяжесть»?