Удалённая работа и командировки: правовые нюансы оформления в 2025 году

Удалёнка давно стала частью рабочего процесса, но вопросы с командировками остаются туманными: нужно ли оформлять приказ, откуда считать суточные, как компенсировать расходы? В 2025 году оформление поездок для удалённых сотрудников требует особого внимания. В этой статье — разбор актуальных правовых норм, типовых ошибок и полезных рекомендаций для HR и бухгалтерии. Всё, чтобы не нарваться на штрафы и не остаться без нужных документов.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

В последние годы удалённый формат труда прочно вошёл в повседневную практику многих компаний. Пандемия подтолкнула бизнес к цифровизации процессов, а сотрудники всё чаще предпочитают гибкость традиционному «офису с 9 до 18». В ответ на это законодательство России продолжает развиваться: работодатели получили новые инструменты для оформления дистанционного взаимодействия с персоналом. Но как быть с командировками удалённых сотрудников? Какие нюансы важно учитывать при их оформлении в 2025 году? Разбираемся.

📌 Законодательная база: что изменилось

С 2021 года в Трудовой кодекс РФ были внесены поправки, закрепившие три формата удалённой работы:

• Постоянная удалёнка — сотрудник работает дистанционно на постоянной основе.

• Временная удалёнка — сотрудник работает удалённо в течение определённого срока.

• Комбинированный режим — часть времени сотрудник работает удалённо, часть — в офисе.

На 2025 год основные правовые положения закреплены в главах 49.1 и 49.2 ТК РФ. Новых масштабных поправок в кодекс не поступало, но акценты сместились в сторону более гибкого регулирования — например, всё чаще допускается электронный документооборот без необходимости дублирования на бумаге.

📦 Что считается командировкой

Командировка — это служебная поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Ключевое условие: место выполнения трудовой функции должно временно измениться.

У удалённых сотрудников это вызывает особые вопросы, ведь их постоянное место работы может быть, например, квартира в другом регионе.

🧭 Когда командировка оформляется, а когда — нет

Вариант 1. Удалённый сотрудник работает из Казани, его вызывают в московский офис на совещание.
👉 Это командировка.

Вариант 2. Сотрудник работает удалённо из любого места и сам решает сменить локацию на неделю.
👉 Это не командировка, а инициатива работника. Работодатель не обязан компенсировать расходы.

Вариант 3. Работник работает в офисе, но временно переводится на удалёнку в связи с семейными обстоятельствами.
👉 Это не командировка, но оформляется временный дистанционный трудовой договор.

📄 Документы для командировки

С 2025 года многие компании используют электронный документооборот. Оформление командировки сотрудника (в том числе удалённого) требует:

• Служебного задания или приказа о направлении в командировку.

• Командировочного удостоверения (по желанию работодателя).

• Расчёта командировочных расходов: проезд, суточные, проживание.

• Отчета по результатам командировки (может быть в электронной форме).

Удалённый формат не освобождает от соблюдения всех этих процедур. Важно также учитывать, где расположен фактический пункт выезда сотрудника — от этого зависят расходы на проезд и проживание.

💵 Суточные и расходы: компенсации

По закону (ст. 168 ТК РФ) работодатель обязан возместить:

• Расходы на проезд (туда и обратно);

• Расходы на проживание;

• Суточные (не менее 700 ₽ по России, по рекомендации Минфина);

• Прочие расходы, согласованные заранее.

Для удалённых сотрудников местом начала командировки считается фактическое место нахождения, указанное в трудовом договоре. Если его нет — важно оформить приложение с уточнением адреса постоянной работы.

🔐 Особенности оформления: риски и рекомендации

• Фиксируйте место постоянной работы в трудовом договоре. Это поможет избежать споров при расчёте командировочных.

• Используйте электронные сервисы: СБИС, Контур, 1С – позволяют создавать и хранить командировочные документы дистанционно.

• Согласовывайте сроки и цели поездки: отсутствие формализованного служебного задания может привести к отказу в компенсации.

• Храните подтверждающие документы: билеты, чеки, брони. Сканы принимаются, если закреплены внутренним регламентом.

⚖️ Судебная практика: на что обращают внимание

В 2023–2024 годах в судах рассматривались дела, где удалённые сотрудники требовали компенсации за поездки, не оформленные как командировки. Результаты:

• В пользу работодателя: если нет приказа и служебного задания, суд не признает поездку командировкой.

• В пользу работника: если в переписке или внутреннем мессенджере есть зафиксированное распоряжение руководителя и сотрудник его исполнил, расходы признаются подлежащими компенсации.

Вывод: даже электронная переписка может стать основанием, если в компании приняты соответствующие правила.

🔄 Что стоит предусмотреть в ПВТР и договоре

Чтобы избежать споров, рекомендуем включить в документы:

• Порядок командирования сотрудников, включая удалённых;

• Правила оформления и согласования поездок;

• Уточнение: место начала командировки при дистанционном формате;

• Возможность подачи отчётности и подтверждающих документов в электронном виде.

📝 Заключение

В 2025 году правовое регулирование дистанционного труда и командировок продолжает движение к гибкости и цифровизации. Однако, несмотря на удалённость и свободу, юридическая основа по-прежнему требует чёткости: приказ, договор, служебное задание — всё должно быть оформлено корректно. Это защищает и работодателя, и сотрудника, снижает риски и позволяет эффективно управлять распределённой командой.