Технология подготовки публичных выступлений «круглый стол»

Принято считать, что технология круглых столов была впервые разработана коммуникационной компанией Саачи и Саачи (Saatсhi & Saatсhi) для своих клиентов, представителей европейской элиты. Перед ответственным публичным выступлением своего клиента специалисты Саачи организовывали т.н. круглый стол – обсуждение тематики публичного выступления специалистами-профессионалами. При этом приглашались эксперты, заранее собирались данные по теме. Клиент присутствовал при обсуждении и мог активно включаться в него, мог просто слушать. Длительность и интенсивность круглого стола рассчитывалась таким образом, чтобы, несмотря на механизмы забывания, в актуальном “говорибельном” пространстве клиента оставалась информация, достаточная для публичного выступления заданной продолжительности. Количество информации рассчитывалось, как 7 к 1 для поверхностно знакомых тем и 10 к 1 – для тем незнакомых или сложных. Эти цифры означают, что спикер мог свободно рассуждать на заданную тему, например, в течение ста минут. Отвечать на вопросы, приводить примеры, метафоры, цифры, аргументировано отстаивать свою позицию. А само выступление при этом длилось десять минут. Подобная пропорция, кстати, восходит ещё к зарождению гомилетики (дисциплина, изучающая способы публичных коммуникаций в церковных традициях).

Технология подготовки публичных выступлений «круглый стол»

или «немного обо всём и всё о немногом»

Алексей Пронюшин – консультант по публичным коммуникациям, соучредитель консалтинговой компании «Человек Публичный». Разрабатывает и проводит обучающие программы в сфере публичных коммуникаций для команд и руководства компаний, государственных управленцев. Занимается индивидуальным консалтингом VIP клиентов.

Одна из самых часто упоминаемых проблем при подготовке к публичным выступлениям спикерами это недостаточная, по мнению самого выступающего, осведомлённость о теме предстоящего выступления. «Самое главное для того, чтобы чувствовать уверенность - хорошо  ориентироваться в теме». Такие слова слышишь в девяти из десяти случаев, когда необходимо подготовить спикера к выступлению. В этой статье я коротко опишу технологию подготовки к выступлениям, которая помогает именно в этом случае: круглые столы.

Технология круглых столов подобна накачке лазера. Лазер в течение какого-то времени набирает, аккумулирует энергию из внешних источников, чтобы затем «выстрелить». Подобно этому спикер набирает массив данных, знаний о предмете своего будущего публичного выступления, и о том, что вокруг этого предмета. Необходим, своего рода, «текст» и «контекст». Хороший спикер это тот, кто может провести публичное выступление в режиме «немного обо всём и всё о немногом». Если темой вашего выступления (доклада, интервью, пресс-конференции), например, становится значительное расширение деятельности компании в новом регионе, то вы должны хорошо ориентироваться не только в самой сути события. Важно обзавестись знаниями и свободно оперировать данными о регионе, об истории подобных экспансий, примерами, цифрами, фактами, метафорами…  Примером могут послужить удачные выступления политиков, которые приезжая в какой-либо регион, свободно ориентируются в местных особенностях, экономических показателях, уровне заработной платы и пр.

Принято считать, что технология круглых столов была впервые разработана коммуникационной компанией Саачи и Саачи (Saatсhi & Saatсhi) для своих клиентов, представителей европейской элиты. Перед ответственным публичным выступлением своего клиента специалисты Саачи организовывали т.н. круглый стол – обсуждение тематики публичного выступления специалистами-профессионалами. При этом приглашались эксперты, заранее собирались данные по теме. Клиент присутствовал при обсуждении и мог активно включаться в него, мог просто слушать. Длительность и интенсивность круглого стола рассчитывалась таким образом, чтобы, несмотря на механизмы забывания, в актуальном “говорибельном” пространстве клиента оставалась информация, достаточная для публичного выступления заданной продолжительности. Количество информации рассчитывалось, как 7 к 1 для поверхностно знакомых тем и 10 к 1 – для тем незнакомых или сложных. Эти цифры означают, что спикер мог свободно рассуждать на заданную тему, например, в течение ста минут. Отвечать на вопросы, приводить примеры, метафоры, цифры, аргументировано отстаивать свою позицию. А само выступление при этом длилось десять минут. Подобная пропорция, кстати, восходит ещё к зарождению гомилетики (дисциплина, изучающая способы публичных коммуникаций в церковных традициях).

Сама организация круглого стола предполагает, что есть ведущий этого мероприятия, есть приглашённые эксперты по актуальной теме и есть, своего рода, оппонент. Последний необходим как тот, кто имеет критическую позицию по отношению к спикеру. Он задаёт сложные вопросы, выстраивает контраргументацию. Фактически, сама процедура напоминает нечто среднее между интенсивным тренингом и мозговым штурмом. По-видимому, именно из практики мозговых штурмов «круглый стол» выделился в отдельную технологию содержательной подготовки публичных выступлений спикеров. Традиционно считается, что мозговые штурмы впервые в бизнес-пространстве стали применять компании, работающие в сфере маркетинга и рекламы. Именно такой компанией и была Saatchi & Saatchi в последней четверти прошлого века. Иногда роль ведущего и оппонента играет один человек. Бывают случаи, когда найти эксперта трудно, например, из-за нехватки времени. Тогда необходимо из всех возможных источников собрать максимальное количество информации по теме.

У Саачи даже был такой сервис для процедуры круглых столов (возможно, есть и сейчас, хотя он применялся ещё в «досетевую» эпоху): при большой срочности и нехватке экспертов, клиенты агентства ставили задачу в течение очень короткого промежутка времени собрать, скомпилировать и прислать материал по нужной тематике для круглого стола. Присылался только хорошо «отжатый» до содержательного, фактологического минимума массив информации. Например, одному топ-менеджеру крупной корпорации предстояло через день участвовать в телевизионной дискуссии о методах современного маркетинга и организации торгового пространства в крупных магазинах. Специалисты Саачи оперативно собрали информацию об истории вопроса: когда впервые был зафиксирован, как задача, способ расположения товаров на полках крупных торговых точек; какие по этому поводу на текущий момент есть исследования и их основные выводы; трудности; ошибки; положительные примеры и пр. Такая «отжатая» содержательная справка помогает спикеру тем, что он получает компактный набор фактов, которыми может оперировать.

От мозгового штурма такой круглый стол отличается тем, что все участники мероприятия работают на одного человека. Задача спикера осваивать содержание «здесь и сейчас», задавать уточняющие вопросы, записывать то, что необходимо. Конечно, спикер сам выбирает для себя, что ему нужно конспектировать, а что нет. Но практика показывает, что в самом общем случае, обязательно нужно сформулировать и записать следующие части будущего выступления: послание; предыстория вопроса с примерами, цифрами, фактами; суть того, что происходит; плюсы и минусы (сильные и слабые стороны); развитие в будущем (план действий).

Коротко остановимся на каждом пункте.

Послание – это та главная мысль, которая остаётся в нашей аудитории после того, как общение закончено. Оно должно быть придумано и сформулировано прежде всего. В рекламных кампаниях, например, посланием часто становится слоган. Подробнее о феномене послания и методах работы с ним можно узнать из описания технологии подготовки публичных выступлений message house.

Предыстория описывает то, что происходило в прошлом и имеет отношение к нашему вопросу. Владение такими данными показывает, что спикер хорошо знаком с предметом. Что он берёт свои аргументы не «с потолка», что он увлечён этой темой.

Суть вопроса – необходимо чётко сформулировать, что именно происходит и почему это происходит именно сейчас. «Мы готовились к этому шагу несколько лет и на данный момент имеем все необходимые ресурсы для воплощения замысла, а именно…».

Плюсы и минусы, сильные и слабые стороны вопроса, риски. Возможно, не всё из этого нужно проговаривать на выступлении, но точно знать и быть готовым говорить об этом необходимо. Кроме того, существует такой приём публичных выступлений, как «содержательные снижения». Суть его заключается в том, что часто публика недоверчиво воспринимает излишне позитивную информацию или безапелляционную позицию. Необходима, своего рода, ложка дёгтя в бочке мёда. Нужно показать то, что вы готовы к дискуссии. Признать существующие или возможные трудности. «Да, конечно, мы не выйдем сразу на расчётные производственные мощности. Какое-то время может быть некоторая нехватка продукции. Но в течение года заявленных показателей мы достигнем. Для этого делается то-то и то-то».

Помимо этого необходимо точно сформулировать ответы на предполагаемые вопросы. Например, вы выступаете по поводу расширения деятельности вашей компании фаст-фуд в Уральском и Сибирском регионах.  Предполагаемые вопросы – а зачем? Там иная кулинарная культура. Приживётся ли это там? Или вы хотите навязывать «быструю еду» на западный манер? Будут ли люди покупать гамбургеры вместо пельменей? Один из возможных вариантов ответа: «мы ничего никому не хотим навязывать, мы за возможность выбора».

Важное правило для спикера: записывать только то, что понял и то, что понравилось. Если не понял какую-то мысль, какой-то аргумент, то нельзя использовать эти тезисы в выступлении. Иначе любое уточнение, любой вопрос может поставить в тупик выступающего. Так же не рекомендуется использовать те аргументы, которые понятны, но по каким-то причинам не нравятся спикеру. Лучше поискать другие.

Ещё одно общее правило: записей не должно быть много, их задача только напомнить о той части содержания, которая запомнилась, понравилась и была понята. Важно не заучивать информацию, а импровизировать на тему. И записи могут в этом помочь.

Этот метод имеет плюсы и минусы. С одной стороны, круглый стол создает “легкоговорибельный” массив информации, комфортен для клиента. С другой стороны, он занимает много времени.

Однако, это только содержательная подготовка. Принцип действия человека, выступающего на публике, можно уподобить паровой машине. Машина совершает полезную работу благодаря давлению, возникающему от закипания воды в котле, который подогревается огнём. Для регулирования этого давления и количества полезной работы существует, своего рода, «вентиль»: открывая его, машинист заставляет машину работать быстрее. Завинчивая – уменьшает её скорость. В случае публичного выступления, «вода» - это содержание, которое есть в человеке. А «огонь» - это эмоции, которые разогревают всю систему и создают давление. Необходимо желание высказываться и отстаивать свою точку зрения. Понимание того, что это важно и нужно, и готовность бороться с оппонентами. Нужна эмоция неравнодушия к теме, о которой говорится. Но это уже относится к общим навыкам публичных коммуникаций, достигается опытом и тренировками. Основная задача круглого стола – дать уверенность спикеру. Уверенность в том, что он ориентируется в теме выступления и у него есть что сказать.  

Алексей Пронюшин
Компания «Человек Публичный»
www.ruimage.ru