Тайм менеджмент - программа обучения своими руками

В статье описан процесс подготовки внутренней программы обучения по теме "Технология эффективного использования рабочего времени", подробно рассказывается обо всех этапах разработки программы: от прояснения потребностей в обучении и снятия сопротивления до оценки эффективности и проведения посттренинга.

Даны примеры Анкеты для выяснения актуальности и потребности в обучении, Программы обучения "Технология эффективного использования рабочего времни", состоящей из четырех занятий.

Статья будет интересна специалистам, занимающимся проведением внутреннего обучения сотрудников, а также всем менеджерам, интересующимся темамой эффективного управления временем.

Сейчас много говорят об очередной волне экономического кризиса, который способен отразиться на экономике России. Работодатели действуют в этой ситуации по-разному с учетом опыта пережитых событий 2008 – 2009 годов. Кто-то приостанавливает рекрутинговые процессы, кто-то готовится к ситуации сокращения штатов в компании, кто-то пересматривает бюджет расходов на персонал. В свою очередь, мы решили провести для сотрудников программу обучения технологии эффективного использования рабочего времени.

В случае кризисной ситуации навыки эффективного управления рабочим и личным временем помогут сотрудникам быстрее реагировать и приспосабливаться к изменениям, своевременно принимать важные решения, находить дополнительные временные ресурсы для деятельности, способной помочь удержаться компании на плаву.

Любое обучение должно базироваться на потребности в повышении уровня компетенций сотрудников, и свою программу мы начали с анализа потребности в формировании навыков эффективного использования рабочего времени у персонала. Для этого с сотрудниками была проведена индивидуальная беседа, а руководителям подразделений было предложено составить на каждого из своих подчиненных характеристику, отражающую уровень развития компетенций в области самоорганизации и рабочей эффективности.

 Ниже представлен бланк Анкеты, которым мы пользовались во время индивидуальной беседы с работниками:
«Уважаемый …………! В ближайшее время в нашей Компании планируется проведение внутреннего обучения по тайм менеджменту. Чтобы сделать программу обучения максимально эффективной, просим Вас заполнить эту небольшую, но очень полезную анкету. Это важно для приближения работы на предстоящих занятиях к условиям Вашей практической деятельности.

1. Как Вы считаете, нужно ли сотрудникам нашей Компании развивать навыки эффективного использования рабочего времени? Почему?
2. Как Вы можете охарактеризовать себя с точки зрения самоорганизованности?
3. С чем у вас ассоциируется понятие время (это может быть образ, набор определений, рисунок).
4. Хотели бы Вы развить свои навыки, чтобы более эффективно использовать свое рабочее и личное время? Почему для Вас это актуально?
5. Какие из ниже перечисленных знаний, навыков по тайм менеджменту вы хотели бы получить? Почему?

6. Проходили ли Вы тренинги по тайм менеджменту ранее? Какие? Что Вам понравилось, а что – нет?
7. Приведите конкретные проблемные, трудные ситуации из Вашего опыта, которые, как вам кажется, можно было бы решить более эффективно, пройдя дополнительное обучение по тайм менеджменту.
8. Ваши пожелания организаторам обучения и бизнес-тренеру?

Благодарим за подробный ответ.»

Проанализировав данные анкет, результаты индивидуальных бесед с сотрудниками и характеристики от руководителей подразделений, мы определили, что:

• большинство наших работников (94%) заинтересованы в повышении уровня самоорганизованности и развитии навыков эффективного использования времени;
• для 84% сотрудников важно научиться эффективнее ставить цели и задачи;
• 79% сотрудников хотят научиться анализировать причины потери рабочего времени и расставлять приоритеты в делах;
• 68% работников испытывают трудности с самомотивацией;
• 66% сотрудников имеют потребность в повышении компетенций в области планирования времени;
• практически все руководители считают, что подчиненные им сотрудники способны увеличить уровень рабочей эффективности за счет сокращения потерь рабочего времени;
• в Компании случаются ситуации, из-за которых затягивается принятие решений, что может привести к снижению лояльности клиентов и персонала к организации;
• в Компании бывают ситуации недопонимания сотрудниками разных отделов друг друга, ситуации неправильного восприятия работы коллег из других подразделений, что негативно может отразиться на эффективности работы организации в целом.

Имеющиеся потребности персонала в формировании навыков эффективного использования рабочего времени и возможность кризисной ситуации задали нам ориентир для формулирования целей предстоящей программы обучения:

1. Сформировать у сотрудников установку на эффективное использование рабочего времени.
2. Сформировать у сотрудников навыки эффективной самоорганизации в рабочее время (навыки инвентаризации временного ресурса, навыки расстановки приоритетов в делах, навыки постановки рабочих целей и задач, навыки планирования рабочего времени, навыки самомотивации и самонастроя на решение трудных и проблемных задач).
3. Мотивировать сотрудников ежедневно и активно применять знания по тайм менеджменту в работе.
4. Сформировать и внедрить корпоративные стандарты эффективного использования рабочего времени.
5. Повысить эффективность работы каждого сотрудника за счет сокращения потери рабочего времени.

Также мы решили, что программа обучения должна базироваться на следующих принципах:

1. Принцип активного участия сотрудников в предстоящем обучении. Сотрудники должны быть максимально вовлечены как в процесс подготовки программы, так и в учебный процесс. Это позволит снять сопротивление сотрудников обучению и внедрению корпоративных стандартов, которые должны быть сформированы в результате обучения. Принцип активного участия будет способствовать принятию сотрудниками установок на эффективное использование рабочего времени, мотивирует людей к ежедневному использованию новых знаний и навыков в работе.
2. Принцип «смешанной группы». При формировании групп мы решили не разделять сотрудников по подразделениям и должностям, а наоборот составить группы таким образом, чтобы в каждой из них были представители разных отделов и профессий, представители руководящего состава и исполнители. Это поможет нам сформировать единое «языковое и понятийное пространство» в компании, учесть особенности разных специализаций сотрудников, внедрить корпоративные стандарты на всех уровнях компании одновременно.
3. Принцип многократного повторения материала. Сложные навыки, к которым относятся и навыки эффективной самоорганизации в рабочее время, можно отработать только в случае многократного повторения навыка на практике (в процессе тренинга и в работе). Поэтому курс обучения был разбит на еженедельные трехчасовые занятия с сотрудниками, каждое из которых направлено на формирование и отработку определенного навыка. При этом сотрудники смогут сразу применять полученные знания на практике, и если что-то не получается, на следующем занятии прорабатывать трудные и проблемные моменты.
4. Принцип экономии издержек. Учитывая возможность кризисной ситуации, мы решили, что бюджет программы будет минимальным, поэтому программа должна быть организована посредством внутренних ресурсов без привлечения внешних тренеров.
5. Принцип построения корпоративных стандартов «снизу вверх». Основным результатом программы должно стать внедрение корпоративных стандартов эффективного использования рабочего времени, но сотрудники должны сформулировать эти стандарты сами. В этом случае стандарты будут максимально учитывать специфику работы людей и приниматься ими, поэтому действительно «приживутся» и станут соблюдаться в компании.

Следующим шагом была разработка программы, направленной на обучение сотрудников технологии эффективного использования рабочего времени. 
Для нас было важно отразить в программе следующую информацию:

• тема и задачи занятия
• методы работы с участниками обучения
• методы мотивации участников к усвоению знаний, навыков и использованию их в работе
• планируемый результат занятия
• критерии эффективности проведенного занятия
• ответственные за разработку и организацию занятия лица
• состав обучающихся сотрудников
• сроки проведения занятия

Эта информация помогает понять, насколько программа соответствует заданным целям и принципам и не дает отклониться от выбранного маршрута.

Таким образом, у нас получилась следующая программа обучения (см. Таблица 1): 
Таблица 1. Программа: Технологии эффективного использования рабочего времени

Планируемый результат и критерии эффективности были выделены для каждого из четырех занятий и отражены прямо в программе. Таким образом, мы можем контролировать соответствие результатов заданным целям и своевременно принимать решения по коррекции программы.

Итак, мы понимаем цели обучения, у нас есть принципы, на которых оно базируется, разработана программа, выделены ответственные за процесс обучения лица, сформирован список обучающихся, значит, самое время переходить к реализации.

О том, что планируется проведение программы по тайм менеджменту, все сотрудники были проинформированы в процессе индивидуальной беседы, основной целью которой было уточнить потребности в обучении. И все же, за две недели до начала мы провели общую презентацию программы обучения для всех работников. Мы еще раз озвучили решение о проведении обучения, рассказали о целях и принципах программы, о том, каким образом будет проходить планируемое мероприятие, какие вопросы на нем будут обсуждаться, заручились поддержкой сотрудников в данном проекте. 

Кроме этого, мы запланировали проведение ряда посттренинговых занятий, первое из которых должно пройти через месяц, после окончания программы обучения и утверждения в компании корпоративных стандартов тайм менеджмента. В рамках этих занятий мы сможем оценить степень усвоения знаний и навыков, полученных во время обучения, повторим ключевые моменты проведенной программы, получим обратную связь от сотрудников и руководителей по внедренным стандартам, разберем ситуации, в которых применение новых знаний и навыков на практике было затруднительно, поработаем над барьерами.

Понять, эффективна была программа по тайм менеджменту или нет, мы сможем через год, оценив результаты работы каждого сотрудника, подразделений, компании в целом по динамике показателей деятельности и удовлетворенности персонала в компании. Это мы сможем сделать в рамках плановой оценки персонала.

Через десять дней стартует наша программа, мы ждем от нее положительных результатов, даже ошибки, которые возможны, мы сможем использовать как примеры и стимульный материал при построении аналогичных программ в будущем.

Если наступит кризисная ситуация, наши сотрудники будут готовы максимально эффективно использовать свое рабочее время, единое «понятийное пространство» поможет быстро принимать решения и подстраиваться под сложившуюся на рынке ситуацию, сплочение коллектива и позитивный настрой, полученные во время обучения, сгладит отрицательные и стрессовые моменты работы.

Если же ситуация в российской экономике будет стабильна, проведение данной программы поможет нам выйти на новые рубежи, повысить показатели работы за счет повышения рабочей эффективности каждого из наших сотрудников.