Стоимость кадрового аудита. Главные иллюзии, от которых стоит отказаться. Часть 1. 

Я уже писала материал о том, почему Компании не могут провести кадровый аудит своими силами или он им даётся тяжело
https://hrtime.ru/material/pochemu-predpriiatiia-ne-mogut-provesti-kadrovyy-audit-sami-40308/

Работая в найме, и объективно оценивая свою квалификацию, а также навыки подопечных аудиторов, я задавалась вопросом: "А сколько же такие услуги могут стоить на открытом рынке".
И, конечно же, такой запрос я направляла в поисковики, изучала сайты агентств и частных исполнителей, которые предлагали такие услуги.

Отступая немного в сторону, упомяну, почему считаю себя вправе рассуждать о подобных вопросах: о методике проведения аудита в целом и о цене аудита в частности. 

В феврале 2016 года я пришла в группу компаний "ЭФКО" (всем знакомы бренды Слобода и Altero. Это только чатсь многомиллионного бизнеса, в том числе, в сфере b2b). 

Моя должность называлась Заместитель директора по кадровому администрированию. Открыли её впервые, и передо мной стояла задача организовать, помимо прочего, систему кадровых аудитов.

Общая численность группы компании - 16 000 человек, количество юридических лиц - более 50. 

При "среднем риске" потенциальный штраф на такое количество трудоустроенного персонала исчисляется десятками миллионов рублей. 

Так вот, МИФ No1, который сразу стоит выкинуть из головы -
о том, что аудит должен оплачиваться по количеству сотрудников, занятых в организации. 

Поясню, почему. Самое малое предприятие, где нужно было провести аудит, было численностью 15 человек. Самое крупное - 2 700 человек.

Если рассуждать, что трудоемкость аудита напрямую зависит от количества сотрудников (а соответственно, и цена) - то логично было бы предположить, что предприятие численностью 15 человек мой аудитор проверял бы 1 день, а 2 700 - как минимум 1 месяц, а то и два-три. 

Конечно же, такой возможности у нас не было. Иначе штат аудиторов вместо четырёх (плюс я) должен был быть не меньше 20 человек. 

Я не утверждаю, что трудоемкость аудита в зависимости от численности не меняется. Она меняется, но не в десятки, сотни или тысячи раз.
Неважно, 250 или 2500 сотрудников работает в компании. 

По ним создан один и тот же комплект локальных нормативных актов, график отпусков, журналы и т.д. По отношению к ним совершаются одни и те же операции, правильность которых нужно оценить в процессе кадрового аудита.

Да, конечно, чем больше количество сотрудников, тем статистически больше вероятность возникновения ошибки. Человеческий фактор никто не отменял. Но это уже к следующему мифу. 

МИФ No2. Нужно проводить сплошной аудит кадровой документации. И, соответственно, платить за него не просто много, а ОЧЕНЬ МНОГО денег. 

Да, конечно, случаи, когда стоит проверять все подряд документы, бывают. Но они, скорее, исключение, чем правило. 

в 90% случаев у кадрового делопроизводства в конкретном предприятии есть "почерк". То есть сидит Зинаида Петровна, главбух, ведет кадры, да не один год, и совершает одни и те же ошибки. 

70% кадровиков, из моего опыта, не могут никак обоснованно ответить на вопрос "А почему Вы именно так делаете?"

В качестве ответа зачастую можно услышать варианты:
- Посмотрела, как делали до меня, делаю также
- Меня так научили
- У нас так принято
- И, внимание, самый лучший ответ кадровика: "Так удобно бухгалтерии" 

Люблю общаться с остальными 30% кадровиков, которые обосновывают свои действия законодательством, спорят и аргументируют. Ведь как известно, в споре рождается истина. 

Так вот, именно благодаря "почерку" в 90% случаев СПЛОШНОЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ НЕ НУЖЕН. 

Достаточно взять ГРУППЫ документов, или их последовательные цепочки. Например, последовательно: заявление на отпуск, приказ на отпуск, отражение в графике, отражение в карточке Т-2, отражение в 1С. Далее выборочно проверить несколько документов (за разные годы, созданные разными специалистами отдела, по разным видам отпусков), чтобы понять общую картину, и стоит ли "копать глубже". 

Однозначно стоит ориентироваться на численность при определении количества таких выборок. Из 30 приказов есть смысл посмотреть 3-5, из 300 - уже не менее 20. 

МИФ No3. Нужно провести аудит "всего и сразу" 

Это моё любимое. До того, как передо мной не встала задача "причесать под один стандарт" 50+ юридических лиц из разных сфер деятельности (Производство, логистика, склады, торговля, и даже - детсад, школа, образовательный центр и гостиничный бизнес), я не думала об аудите с этой точки зрения. А теперь готова отстаивать эту позицию и перед Заказчиком, и перед коллегами. 

Более, чем в половине случаев, особенно "запущенных", на первом этапе ГЛУБОКАЯ ПРОРАБОТКА ИТОГОВ НЕ НУЖНА. 

Например. Есть юридическое лицо, где кадры велись как пришлось и, как говорится, "совсем все плохо" 

Многие документы не делаются, те, что есть - с ошибками. Руководитель принимает решение наладить этот процесс. Заказывает кадровый аудит. 

А далее происходит явление, которое я называю "еще не отрубили топором, но уже взяли в руку шкурку"

Не разобравшись с монументальными вопросами (а главное, не наладив их на первом этапе), начинают в итогах аудита расписывать мельчайшие подробности и критерии совершенства, которым должны соответствовать кадровые документы. 

Да, я за правильность документов. Да, порядок должен быть. Но есть вещи, за которые "могут подождать", а устранять,в первую очередь нужно то, за что оштрафуют. То есть устранение рисков - на первом месте. 

И второй негативный аспект глубокой проработки итогов сразу - ответственный сотрудник получает итоги, где 100+ пунктов и подробного описания действий по каждому. Он смотрит на них и видит, что никогда в жизни ему этот объем не осилить. Он запутается в нем до того, как начнет что-то делать. И так не сделает ни шагу на пути к устранению недочетов. 

Конечно, это уже материи не про кадровый аудит, а о мотивации персонала и постановке целей, но моим опытом это утверждение подтверждается на 100%

Чтобы срубить скалу, нужно начать отрубать от нее маленькие кусочки.

Именно поэтому в отдельных случаях формат кадрового аудита в несколько этапов я считаю самым продуктивным. 

Устранили самое опасное / монументальное - можно "доработать напильником". Это быстрее приводит к результату. 

Для клиентов, у которых на первых этапах ситуация сложная, я предлагаю аудит именно в два этапа. Это, помимо более быстрого результата, помогает не переплачивать за объем работы аудитора на первых порах.
Ведь до исправления недочетов, на описание которых потратит силы аудитор (и возьмет за это оплату), дело дойдет не сразу. 

Полученный мной опыт является бесценным, я им горжусь и готова делиться. 

Если у Вас есть вопросы по методике кадровых аудитов - пишите в комментариях, обязательно на них отвечу. 

Тем, кто попал на эту страничку в поисках услуг кадрового аудитора, предлагаю бесплатную первоначальную диагностику Вашей ситуации (опрос, первичное знакомство с документами) и рекомендации с чего подступиться к вопросу наведения порядка в документах.

Обратиться можно в форме "Написать эксперту" или по почте, указанной в профиле.