Сколько людей нужно отделу: спор на планерке или фотография рабочего дня

Руководитель отдела просит еще две ставки, потому что люди не справляются, финансовый директор отвечает, что надо лучше организовать работу. Оба говорят искренне, и оба спорят об ощущениях. Разбираю, чем фотография рабочего дня отличается от хронометража, что обычно показывает замер, почему перегруз часто оказывается не нехваткой людей, а неоптимальными процессами, для каких еще расчетов нужны эти данные и как провести замер, чтобы цифрам поверили.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Руководитель отдела просит еще две ставки, потому что "люди не справляются". Финансовый директор отвечает, что надо лучше организовать работу. Оба говорят искренне, и оба спорят об ощущениях. Спор заканчивается, когда появляются цифры загрузки.

Фотография дня и хронометраж - не одно и то же

Фотография рабочего дня фиксирует всю смену целиком: работу, перерывы, переключения, ожидание. Она показывает, куда уходит время.

Хронометраж мерит одну повторяющуюся операцию: сборку заказа, обработку заявки, приемку товара. Он дает норму в минутах.

На практике нужны оба: фотография показывает общую картину, хронометраж дает цифры для расчета.

Что обычно показывает замер

• Ожидание информации от соседнего отдела. На планерках об этом не говорят, потому что этого никто не видит.
• Дублирующиеся отчеты и лишние согласования.
• Работу, которая не входит в обязанности, но исторически "прилипла".
• Неравномерную загрузку: двое тянут на себе половину объема, остальные работают вполсилы.

На одном производстве на 120 человек часть отделов не справлялась с объемом. Руководство думало, что дело в людях. Замер показал, что проблема в норме численности: в одних отделах людей не хватало, в других были лишние. А в розничной сети, где штат рос быстрее товарооборота, нормирование и пересчет численности снизили издержки на персонал на 18%.

Перегруз есть, но людей добавлять рано

Бывает и так: фотография честно показывает, что сотрудники загружены под завязку, и по цифрам выходит, что штат надо расширять. Но если посмотреть, чем именно заняты люди, видно, что половина времени уходит на ручной перенос данных, сверки между системами, поиск информации и повторные согласования.

В такой ситуации новые ставки проблему не решат, а только закрепят. С тем же объемом задач компания справилась бы меньшим числом людей, если убрать лишние шаги и автоматизировать рутину. Тогда следующий шаг - не найм, а оцифровка и автоматизация процессов. Это тема для отдельной статьи.

Для чего еще нужны эти данные

Фотография рабочего дня и хронометраж нужны не только для штатного расписания. Норма времени на операцию - это база для многих управленческих расчетов:

• прогноз выручки от выработки: сколько заказов, звонков или отгрузок команда физически может сделать за месяц;
• планирование ФОТ: сколько будет стоить прирост объема и где выгоднее сдельная оплата;
• сезонные пики и спады: когда нужны временные сотрудники или переработки, а когда люди простаивают;
• риски кадрового дефицита: какая доля загрузки держится на одном-двух людях и что будет, если они уйдут;
• себестоимость операций: сколько стоит обработка одного заказа или заявки и где она растет;
• обоснование норм выработки и KPI: показатели, привязанные к реальному времени операций, а не к ожиданиям.

Как провести замер, чтобы цифрам верили

1. Объясните людям цель. Замер - это не скрытый контроль, а способ доказать, что нагрузка реальная. Часто сотрудники сами заинтересованы в результате.
2. Мерьте не один день, а неделю или две. В один день люди меняют привычный темп, и данные перестают отражать действительность.
3. Возьмите обычный период, без пика сезона и без праздников, или мерьте оба режима отдельно.
4. Результат оформите как расчет: объем работы в месяц умножить на норму времени и разделить на полезное время одного сотрудника. Такую цифру уже нельзя оспорить фразой "мне кажется".

Сколько длится замер

Для отдела из 10-20 человек обычно хватает 1-2 недель наблюдения и недели на обработку данных. Для производства или склада со сменной работой - больше, потому что нужно захватить все смены и разные типы дней. Удобно начать с одного отдела как пилота: за месяц становится понятно, стоит ли распространять метод на всю компанию.

После замера полезно повторять его выборочно раз в полгода-год или при заметном изменении объема: новые клиенты, новая система учета, смена ассортимента быстро меняют реальную загрузку.

Загрузку нельзя обсудить в переговорной, ее можно только замерить.

Коллеги, а как у вас решают спор "дайте еще людей": по замеру или по силе аргументов?