Про собрания и индивидуальные встречи для начинающего руководителя

При вступлении в должность руководителя, каждое наше действие и принятое решение направлены не только на достижение личных профессиональных результатов, но и на успешные результаты команды. Для этого руководители используют цикл управления, включающий функции: 

• планирования, 
• организация, 
• мотивация
• контроль. 

Все наши воздействия на сотрудников направлены на выполнение одной или нескольких из этих функций.

Сильным инструментом управления, который позволяет нам оперативно получать информацию о текущем состоянии дел, мотивировать команду, создавать общее информационное поле и управлять вниманием сотрудников, являются встречи с командой, которые могут проходить в различных форматах. В этой статье мы будем изучать выбор форматов встреч для максимальной эффективности и полезности как для сотрудников, так и для достижения поставленных целей. Мы обсудим особенности их организации и рассмотрим типичные ошибки, чтобы избежать их в своей работе.

Допустим, ваш сотрудник занят составлением коммерческого предложения за ноутбуком, когда внезапно получает приглашение на собрание. Возможно, первая мысль, которая приходит ему в голову, – сомнение в целесообразности этой встречи. Он может предвидеть типичный сценарий (возможно, основанный на опыте работы с другим руководителем, в другой команде): долгие обсуждения, обсудят все вопросы, кроме главных, потом пойдут истории не по теме и все разойдутся с теми же нерешенными вопросами, с которыми пришли. Звучит знакомо?

В современных условиях, когда время становится все более дефицитным, многие издания и компании проводят исследования. Одно из недавних исследований показывает, что почти половина сотрудников рассматривают рабочие встречи как наиболее затратное с точки зрения использования рабочего времени.

Несмотря на технологические прорывы и изменчивость современного мира, встречи и совещания с командой и отдельными сотрудниками остаются актуальными. Современный контекст работы требует от руководителей развивать навыки проведения эффективных встреч, которые были бы полезны для всех участников.

Бывали ли у вас ситуации, когда после длительного собрания вы ловили себя на мысли: «Лучше бы все решить в чате»? Или когда вы видели, что руководитель и сотрудник тратят много времени на обсуждение вопроса, и подумали: «Может быть, им лучше поговорить наедине?» Каждый формат взаимодействия с командой имеет свой контекст, и грамотный руководитель выбирает подходящий формат, основываясь на:

• желаемом результате, 
• компетентности 
• мотивации участников.

Для того чтобы встречи с командой приносили результаты, необходимо правильно подготовиться, провести и зафиксировать итоги. В этой статье мы рассмотрим: основные шаги подготовки ко встречам, проведения и фиксации результатов. Обсудим различные виды встреч, поделимся личным опытом и примерами из других компаний.

Каждая встреча должна иметь четкие цели и повестку. Цель – это то, что вы хотите достичь. Цели определяются как для руководителя, так и для команды. Повестка определяет, как вы достигнете поставленных целей. Важно следить за тем, чтобы обсуждаемые темы соответствовали повестке.

Как понять, что встреча прошла по плану? В конце собрания вам и сотрудникам должно быть легко определить, достигли вы поставленных целей или нет.

Обратите внимание на то, что цель встречи определяет ее формат. Поэтому для обсуждения индивидуальных вопросов с конкретным сотрудником лучше выбрать встречу один на один. А если требуется охватить всю команду, передать информацию или принять решение с группой сотрудников, работающих над одним проектом, то целесообразно провести групповое собрание.

В статье подробно рассмотрим оба типа встреч.

Начнем с индивидуальных встреч с членами нашей команды. 

Основная цель таких встреч – обсудить с сотрудниками их развитие, трудности на рабочем месте и взаимные ожидания. Индивидуальные встречи эффективны при обсуждении карьерных планов, завершении адаптации новых сотрудников или принятии кадровых решений. Например, когда я была младшим менеджером, мне очень помогла индивидуальная встреча с руководителем после жалобы клиента. Руководитель научил меня использовать услугу правильно и поделился опытом, а затем назначил курс по этой теме. 

Продолжительность индивидуальной встречи зависит от цели. Например, для работы над развитием сотрудника может потребоваться не менее часа, а для обсуждения плана на неделю достаточно 15 минут. Частота таких встреч зависит от размера команды, потребностей сотрудников и вашего места в оргструктуре.

Собрания с командой

Собрания с командой также важны для управления. Они позволяют быстро решать задачи, контролировать результаты, мотивировать команду и обучать. Есть различные типы таких встреч: от ежедневных пятиминуток до более крупных собраний. Например, ежедневные пятиминутки помогают обозначить планы на день и поддержать команду. Важно учитывать особенности каждого типа собрания и адаптировать их под свою команду.

Например, руководитель отдела продаж проводит ежедневные пятиминутки с сотрудниками для обсуждения показателей и целей на день. Также на таких встречах важно поддерживать энергию и мотивацию команды.

• Регулярные промежуточные собрания и итоговые собрания играют важную роль в управлении командой и поддержании мотивации сотрудников.
• Промежуточные собрания помогают контролировать выполнение задач, следить за прогрессом проектов и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Они также способствуют обмену информацией и обсуждению текущих вопросов, что помогает команде оставаться на одной волне.
• Итоговые собрания, в свою очередь, позволяют подвести итоги работы за определенный период, отметить достижения и наградить лучших сотрудников. Такие собрания создают атмосферу успеха, мотивируют команду к новым достижениям и позволяют обозначить цели на будущее.

Важно уметь проводить эти собрания таким образом, чтобы они были продуктивными, интересными и мотивирующими для участников. Подготовка к таким собраниям, планирование повестки дня, использование разнообразных форматов и методик – все это поможет сделать собрания эффективными и полезными для команды.

В расписании руководителя всегда есть место для проведения проблемных собраний. Эти встречи назначаются вне обычного графика с целью решения конкретной проблемы или ситуации. Поскольку такие собрания напоминают мозговой штурм, где ищутся решения проблем и сбоев, их продолжительность обычно не должна превышать часа-полутора, чтобы сохранить эффективность. Если проблема не решена за это время, целесообразно сделать перерыв и возобновить обсуждение после небольшого отдыха. Основная цель проблемного собрания – разработать план действий для решения проблемы, а также выработать профилактические меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем.

Участники проблемного собрания должны быть выбраны в зависимости от характера проблемы, которую нужно решить. Это могут быть как все члены команды, так и определенные сотрудники, рабочие группы проекта и т.д. Важно приглашать только тех участников, которые могут повлиять на решение проблемы и обладают необходимыми знаниями и опытом.

Обучающие собрания

Обычно они не занимают более пары часов, так как их целью является повышение компетентности сотрудников через изучение новых методик и обмен опытом. Такие собрания могут проводиться регулярно – ежемесячно или при необходимости, например, при изменениях в работе или выпуске нового продукта. В нашей команде мы проводим обучающие собрания ежеквартально. Недавно мы обсуждали тему «Сложные участники на тренинге», где группа обучения начала с теоретического блока, а затем перешла к разбору кейсов и обмену опытом.

Лидирующую роль во всех типах собраний обычно играет руководитель. Например, на обучающем собрании вы можете передать возможность провести обучение вашим сотрудникам. Также хорошей практикой является кросс-функциональное обучение, когда коллеги из разных отделов делятся знаниями и опытом. Это способствует расширению кругозора и развитию кросс-функционального взаимодействия.

Приглашение представителя отдела маркетинга на собрание после первого квартала – отличный пример стратегического подхода к обмену информацией и пониманию целей бизнеса. Это помогает команде лучше понять свою роль в достижении ключевых показателей производительности и способствует эффективной работе всего коллектива.

Для того, чтобы все ваши встречи и собрания прошли успешно и были ценными для вас, ваших сотрудников и результатов команды, необходимо заранее позаботиться о следующих обязательных элементах.

При планировании собрания или встречи, рекомендуется следующий подход:

• Определите цель и сформулируйте ее.
• Выберите дату и формат события.
• Рассчитайте общее время встречи.
• Определите необходимые ресурсы и материалы для подготовки сотрудников к собранию.

Для того, чтобы все ваши встречи и собрания прошли успешно и были ценными для вас, ваших сотрудников и результатов команды, необходимо заранее позаботиться о следующих обязательных элементах.

Приглашая сотрудников на собрание, рекомендуем использовать эти пункты для подготовки и составления приглашения:

• убедитесь, что у вас есть цель и повестка собрания или встречи, определены дата и время.
• подготовьте все необходимые документы, которые будут использоваться на встрече, например, отчеты, планы проектов, листы развития.
• подготовьте материалы, такие как стикеры, маркеры, флипчарты.
• в случае смешанных или удаленных команд подготовьте онлайн-сервисы и оборудование: камеру, наушники, микрофон.
• распечатайте или откройте бланк протокола или резюме встречи для фиксации результатов.
• создайте продуктивную эмоциональную атмосферу.

Обычно материалы для самостоятельного изучения отправляются команде перед обучающим собранием или собранием по изменениям в продуктах, услугах или процессах компании.

При принятии решения о встрече и собрании помните про обозначение цели, повестки и ценности данного события для вас, для сотрудников, для результатов вашей команды. 

Подготовка обязательных элементов – от цели до эмоциональной атмосферы – является ключевой частью успешного проведения любого собрания или встречи.