ѕриказы кадровых служб: виды, пор€док оформлени€ и хранени€

ѕриказ (распор€жение) – это основной распор€дительный документ любой организации; об€зательный дл€ исполнени€ работниками акт руководител€ организации.

—огласно «ѕеречню типовых управленческих архивных документов, образующихс€ в процессе де€тельности государственных органов, органов местного самоуправлени€ и организации, с указанием сроков хранени€», утвержденного ћинистерством культуры –оссийской ‘едерации 25 августа 2010 г., приказы (распор€жени€) организаций дел€тс€ на три группы:

  1. приказы (распор€жени€) по основной (профильной) де€тельности (издаютс€ при реорганизации, ликвидации организации, при утверждении и изменении структуры и штатов организации, при утверждении и введении в действие локальных нормативных актов и в других случа€х);
  2. приказы (распор€жени€) по личному составу  (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестаци€, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрени€, награждени€; дисциплинарные взыскани€; оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуска работников с т€желыми, вредными или опасными услови€ми труда; отпуска по уходу за ребенком, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранени€ заработной платы; дежурства по профилю основной де€тельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки дл€ работников с т€желыми, вредными или опасными услови€ми труда и др.);
  3. приказы (распор€жени€) по административно-хоз€йственным вопросам (издаютс€ при решении хоз€йственных, бытовых вопросов).

ѕриказы (распор€жени€) по основной (профильной) де€тельности и приказы (распор€жени€) по административно-хоз€йственным вопросам регулируют де€тельность организации в общем и к кадровым вопросам относ€тс€ лишь косвенно, поэтому в дальнейшем речь пойдет о приказах (распор€жени€х) по личному составу, т.к. эти приказы непосредственно регулируют трудовую де€тельность работников в организации.

ѕриказы (распор€жени€) по личному составу €вл€ютс€ одним из важнейших звеньев кадрового делопроизводства.  —тать€ 68 “рудового кодекса –‘ (далее – “  –‘) пр€мо указывает, что прием на работу оформл€етс€ приказом (распор€жением) работодател€, изданным на основании заключенного трудового договора. “акже и в случае увольнени€ работника: стать€ 84.1“  –‘ закрепл€ет, что прекращение трудового договора оформл€етс€ приказом (распор€жением) работодател€. Ќа основании приказов (распор€жений) по личному составу делаютс€ соответствующие записи в другие документы (трудовые книжки, карточки “-2 и др.).
—огласно ѕостановлению √оскомстата –‘ «ќб утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 €нвар€ 2004 г. є 1 основна€ часть приказов (распор€жений) по личному составу имеют унифицированные формы.   ним относ€тс€: 1) є “-1 "ѕриказ (распор€жение) о приеме работника на работу", 2) є “-1а "ѕ.

ќстановимс€ поподробнее на пор€дке заполнени€ унифицированных форм приказов по личному составу.

ѕриказ (распор€жение) о приеме работника на работу (є “-1 и є “-1а). “акой приказ (распор€жение) издаетс€ работодателем на основании трудового договора при приеме работника на работу. —одержание приказа (распор€жени€) работодател€ должно соответствовать услови€м заключенного трудового договора.

ѕриказ (распор€жение) работодател€ о приеме на работу объ€вл€етс€ работнику под роспись в трехдневный срок со дн€ фактического начала работы. ѕо требованию работника работодатель об€зан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распор€жени€).

¬ приказе (распор€жении) о приеме на работу указываетс€:

1) номер документа и дата его составлени€;

2) дата, с которой работник принимаетс€ на работу (если трудовой договор €вл€етс€ срочным, то проставл€етс€ дата окончани€ срока трудового договора, если же трудовой договор заключен на неопределенный срок, то это поле оставл€етс€ пустым);

3) фамили€, им€, отчество работника;

4) структурное подразделение организации;

5) должность, на которую принимаетс€ работник;

6) услови€ приема на работу и характер предсто€щей работы (посто€нно, по совместительству, в пор€дке перевода от другого работодател€ и др.);

7) размер тарифной ставки (оклада), надбавки;

8) срок испытани€ (если таковой устанавливаетс€ трудовым договором).

¬ажно! ќснованием издани€ приказа (распор€жени€) работодател€ о приеме на работу всегда €вл€етс€ трудовой договор.

Ќа основании приказа (распор€жени€) о приеме на работу делаютс€ записи в трудовую книжку и личную карточку работника, а также открываетс€ лицевой счет работника.

ѕриказ (распор€жение) о переводе работника на другую работу (є “-5 и “-5а).

ƒанный приказ (распор€жение) примен€етс€ в случае перевода работника на другую работу в рамках одной организации или же при переводе в другую местность вместе с работодателем. ѕри издании приказа (распор€жени€) об€зательно указываетс€ вид перевода – посто€нно или временно.

≈сли перевод работника на другую работу производитс€ по инициативе работника, то в строке «причина перевода» указываетс€ – «инициатива работника», а ниже, в строке «другой документ», указываетс€ основание такого перевода – за€вление, а также дата и номер дополнительного соглашени€ к трудовому договору.

ѕеревод работника на другую работу возможен лишь при наличии его письменного согласи€ на такой перевод, кроме случаев, установленных “  –‘.

–аботник должен быть ознакомлен с приказом (распор€жением) под роспись.

ѕо требованию работника работодатель об€зан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распор€жени€).

¬ приказе (распор€жении) о переводе на другую работу указываютс€:

1) номер документа и дата его составлени€;

2) дата, с которой работник переводитс€ на другую работу (если перевод на другую работу €вл€етс€ временным, то также указываетс€ и дата окончани€ такого перевода);

3) фамили€, им€, отчество работника;

4) структурное подразделение организации;

5) прежн€€ должность;

6) вид перевода;

7) причина перевода (в соответствии с формулировками “  –‘);

8) новое структурное подразделение и нова€ должность;

9) тарифна€ ставка (оклад), надбавка (если произошло изменение оплаты труда).

Ќа основании данного приказа (распор€жени€) внос€тс€ записи в трудовую книжку и личную карточку работника, а также заполн€етс€ лицевой счет работника.

ѕриказ (распор€жение) о предоставлении отпуска работнику (є “-6 и “-6а). ƒанный приказ (распор€жение) издаетс€ в случае оформлени€ ежегодного основного оплачиваемого отпуска, отпуска без сохранени€ заработной платы, учебного отпуска и других видов отпусков, предоставл€емых работнику в соответствии с трудовым законодательством.

ѕриказ (распор€жение) о предоставлении отпуска объ€вл€етс€ работнику под роспись.

¬ приказе (распор€жении) о предоставлении отпуска работнику указываютс€:

1) номер документа и дата его составлени€;

2) фамили€, им€, отчество работника;

3) структурное подразделение и должность работника.

≈сли приказ (распор€жение) издаетс€ дл€ предоставлени€ работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска, то используетс€ блок «ј», где указываетс€ период работы, за который предоставл€етс€ ежегодный отпуск, продолжительность отпуска (количество календарных дней), а также дата начала и окончани€ отпуска.

≈сли же приказ (распор€жение) издаетс€ дл€ предоставлени€ работнику в соответствии с трудовым законодательством другого вида отпуска, то используетс€ блок «Ѕ», где указываетс€ вид отпуска (отпуск без сохранени€ заработной платы, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам и др.), а также продолжительность отпуска (количество календарных дней), дата его начала и окончани€.

Ќа основании приказа (распор€жени€) о предоставлении отпуска работнику делаютс€ отметки в личной карточке работника, а также в его лицевом счете.

ѕриказ (распор€жение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (є “-8 и “-8а). — данным приказом (распор€жением) работник должен быть ознакомлен под роспись.

ѕо требованию работника работодатель об€зан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распор€жени€). ¬ случае, когда приказ (распор€жение) о прекращении (расторжении) трудового договора невозможно довести до сведени€ работника или работник отказываетс€ ознакомитьс€ с ним под роспись, на приказе (распор€жении) производитс€ соответствующа€ надпись.

¬ приказе (распор€жении) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) указываетс€:

1) номер документа и дата его составлени€;

2) дата заключени€ и номер расторгаемого трудового договора;

3) дата увольнени€;

4) фамили€, им€, отчество работника;

5) структурное подразделение и должность увольн€емого работника;

6) основание прекращени€ (расторжени€) трудового договора (увольнени€) – указываетс€ в точном соответствии с формулировками “  –‘ и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи “  –‘;

7) наименование документа, на основании которого производитс€ прекращение (расторжение) трудового договора (увольнение) (например, за€вление работника »ванова ј. ј.).

Ќа основании приказа (распор€жени€) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делаютс€ записи в трудовой книжке и личной карточке работника, а также делаютс€ отметки в лицевом счете работника и производитс€ с работником окончательный расчет.

ѕриказ (распор€жение) о направлении работника в командировку (є “-9 и “-9а). ƒанный приказ издаетс€ в случае направлени€ работника в командировку. «аполн€етс€ работником кадровой службы на основании служебного задани€, подписываетс€ руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

¬ данном приказе указываетс€:

1) номер документа и дата его составлени€;

2) фамили€, им€, отчество командируемого сотрудника;

3) структурное подразделение, должность командируемого сотрудника;

4) место назначени€ (страна, город, организаци€);

5) срок командировки (количество календарных дней), дата начала и окончани€ командировки;

6) цель командировки (в соответствии со служебным заданием);

7) основание командировки (как правило, служебное задание).

— приказом (распор€жением) о направлении в командировку работник должен быть ознакомлен под роспись.

ѕри необходимости указываютс€ источники финансировани€ командировочных расходов.

ѕриказ (распор€жение) о поощрении работника (є “-11 и “-11а). ƒанным приказом (распор€жением) оформл€етс€ решение руководител€ о поощрении работника организации за успехи в труде. ќснованием дл€ издани€ приказа (распор€жени€) €вл€етс€ представление руководител€ структурного подразделени€, в котором работает работник или же самого работодател€.

¬ приказе (распор€жении) о поощрении работника указываетс€:

1) номер документа и дата его составлени€;

2) фамили€, им€, отчество поощр€емого работника;

3) структурное подразделение и должность поощр€емого работника;

4) мотив поощрени€ (как правило, указываетс€ в соответствии с формулировкой представлени€);

5) вид поощрени€ (если вид поощрени€ нематериальный, то строка «в сумме ____ рублей ____ копеек» не заполн€етс€);

6) основание (представление).

Ќа основании приказа (распор€жени€) о поощрении работника делаютс€ записи в трудовую книжку и личную карточку работника.

ѕриказы (распор€жени€) по личному составу, не имеющие унифицированной формы, могут составл€тьс€ в произвольной форме с учетом об€зательных реквизитов дл€ данных документов, которые установлены п. 2 ст. 9 ‘едерального закона от 06.12.2011 N 402-‘« "ќ бухгалтерском учете":

1) наименование документа;

2) дата составлени€ документа;

3) наименование экономического субъкта, составившего документ;

4) содержание факта хоз€йственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерени€ факта хоз€йственной жизни с указанием единиц измерени€;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегос€ событи€;

7) личные подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых дл€ идентификации этих лиц.

ѕриказы (распор€жени€) по личному составу должны включать в себ€ преамбулу и описательную часть. ¬ преамбуле, как правило, указываютс€ факты, основание и нормативное обоснование издани€ приказа (распор€жени€).

ќсновна€ часть приказа (распор€жени€) должна начинатьс€ с глагола, предписывающего совершить какое-либо действие, например, «ќб€зать», «”волить», «ƒовести до сведени€», «¬ыдать» и т.д.

≈сли данное действие должно быть совершено в какой-то определенный срок, то в приказе (распор€жении) должно быть указано четкое предписание: «…произвести проверку в срок до 31.01.2011 г.».

“акже в приказе об€зательно должно быть указано лицо, на которое возлагаетс€ контроль за исполнением приказа, например, « онтроль за исполнением приказа оставл€ю за собой», или « онтроль за исполнением приказа возложить на инспектора по кадрам »ванову Ћ. ћ.».

“екст приказа (распор€жени€) согласовываетс€ с должностными лицами, заинтересованными в издании данного приказа (распор€жени€), а также объ€вл€етс€ под роспись работнику, в отношении которого составлен данный приказ (распор€жение).

ѕриказ (распор€жение) вступает в силу с момента его подписани€ руководителем организации.

ѕо требованию работника работодатель об€зан предоставить работнику надлежаще заверенные копии приказов (распор€жений).

  приказам (распор€жени€м) по личному составу, не имеющим унифицированной формы можно отнести такие как: приказ о дисциплинарном взыскании, приказ об изменении биографических данных работника (имени, фамилии, отчества) и другие. –ассмотрим некоторые из них поподробнее.

ѕриказ (распор€жение) о дисциплинарном взыскании. ќснованием дл€ издани€ такого вида приказа (распор€жени€) €вл€ютс€ докладные, объ€снительные записки, акты. ѕриказ (распор€жение) о дисциплинарном взыскании объ€вл€етс€ работнику под роспись. ѕри отказе работника от ознакомлени€ с приказом (распор€жением) о дисциплинарном взыскании составл€етс€ акт, в котором фиксируетс€ факт отказа работника от ознакомлени€ с приказом (распор€жением).

ѕриказ (распор€жение) о дисциплинарном взыскании имеет существенные отличи€ от других видов приказов (распор€жений) по личному составу. ¬ преамбуле приказа (распор€жени€) указываетс€ причина издани€ данного приказа (распор€жени€) – какой-либо дисциплинарный проступок, который описан в докладной записке руководител€ структурного подразделени€, в котором работает работник, совершивший дисциплинарный проступок. ¬ описательной части приказа (распор€жени€) о дисциплинарном взыскании должна быть указана мера взыскани€. ¬ид взыскани€ определ€ет руководитель, составивший докладную записку. ќднако сотрудник кадровой службы об€зан соблюсти срок применени€ дисциплинарного взыскани€ (один мес€ц со дн€ обнаружени€ дисциплинарного проступка), в св€зи с чем он об€зан затребовать у работника объ€снительную записку.

ѕриказ (распор€жение) об изменении биографических данных работника. ќснованием дл€ издани€ такого приказа (распор€жени€) €вл€етс€ за€вление работника, а также  документы, выданные органами «ј√—а, удостовер€ющие факт изменени€ фамилии, имени, отчества. “акими документами €вл€ютс€ свидетельство о перемене имени, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака. ¬ тексте приказа об€зательно указываетс€, на основании чего произошло изменение фамилии (имени, отчества). ѕриказ объ€вл€етс€ работнику под роспись.

ѕриказ (распор€жение)  о восстановлении на работе, выплате среднего заработка за врем€ вынужденного прогула и компенсации морального вреда. ќснованием дл€ издани€ такого приказа (распор€жени€) €вл€етс€ решение суда. ѕервым пунктом, как правило, указываетс€ факт восстановлени€ на работе работника, уволенного с нарушением трудового законодательства. «атем даетс€ указание должностному лицу, как правило, главному бухгалтеру организации, о выплате работнику, уволенному с нарушением трудового законодательства, денежных сумм, размер которых указываетс€ по каждому пункту отдельно (например, средний заработок за врем€ вынужденного прогула с 20.01.2010 по 25.11.2010 г. в размере 57 168 рублей, компенсацию морального вреда в размере 20 000 рублей). ƒолжностное лицо, которому даетс€ указание, должно быть ознакомлено с приказом под роспись.

ѕриказ (распор€жение) об аннулировании трудового договора. ѕриказ (распор€жение) о приеме работника на работу может быть аннулирован в св€зи с тем, что работник, прин€тый на работу, не приступил к работе в течение одной недели.  ќснованием издани€ такого приказа (распор€жени€) €вл€етс€ докладна€ записка руководител€ структурного подразделени€, в котором зафиксирован факт отсутстви€ работника на работе, а также акт, составленный комиссией в составе из трех человек. ÷елью данного приказа (распор€жени€) €вл€етс€ аннулирование трудового договора с работником и приказа (распор€жени€) о приеме на работу.

–егистраци€ приказов

¬се приказы (распор€жени€) по личному составу должны в об€зательном пор€дке регистрироватьс€. ѕочему? ѕотому что регистраци€ документа подтверждает факт его создани€, т.е. придает юридическую силу документу.

 ѕриказы (распор€жени€) по личному составу и приказы (распор€жени€) по основной де€тельности регистрируютс€ отдельно друг от друга, также как и приказы с разными сроками хранени€, потому что имеют отличающиес€ друг от друга регистрационные индексы.

—роки хранени€ кадровых документов установлены «ѕеречнем типовых управленческих архивных документов, образующихс€ в процессе де€тельности государственных органов, органов местного самоуправлени€ и организации, с указанием сроков хранени€», утвержденного ћинистерством культуры –оссийской ‘едерации 25 августа 2010 г.  аков срок хранени€ приказов на отпуск?

—огласно данному перечню приказы (распор€жени€) по личному составу имеют два срока хранени€: 75 лет и 5 лет.

ѕравила индексации приказов разрабатываютс€ в каждой организации индивидуально.  ак правило, используетс€ буквенно-цифрова€ индексаци€. ”читыва€ различные сроки хранени€ приказов (распор€жений) по личному составу, можно нумеровать приказы (распор€жени€) по следующим правилам:

1) примен€ть буквенно-цифровую индексацию приказов (распор€жений) по личному составу (например, 1-к, 1/к, 1к или 1л/с);

2) при регистрации приказов (распор€жений) с различными сроками хранени€ использовать различные буквенные обозначени€.

–егистраци€ приказов (распор€жений) по личному составу может осуществл€тьс€ несколькими способами.

1. ∆урнальный способ. Ётот способ регистрации может помочь избежать конфликтных ситуаций и предотвратить претензии со стороны работников.   нига (журнал) регистрации приказов должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководител€ и печатью организации. ¬  ниге (журнале) регистрации приказов указываетс€ дата и номер приказа, содержание приказа.

2.  арточный способ. ’арактеризуетс€ тем, что создаютс€ регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируютс€ в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. 

3. јвтоматизированный способ. ƒанный способ регистрации осуществл€етс€ с помощью специального программного обеспечени€. –егистраци€ сведений производитс€ с помощью электронной регистрационной карточки, котора€ сохран€етс€ в базе данных. ƒанный способ облегчает работу сотрудникам отдела кадров.

ѕри передаче приказов (распор€жений) по личному составу в архив дело должно быть оформлено в соответствии с архивными правилами, едиными дл€ всех организаций, независимо от формы собственности:

јрхивные правила предусматривают:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление заверительной записи;
  • составление внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело и др.).

ƒл€ информации

— 1 €нвар€ 2013 г. вступил в силу ‘едеральный закон є 402-‘« от 06.12.2011 "ќ бухгалтерском учете", в котором не содержитс€ требовани€ составлени€ приказов по унифицированным формам. Ќо какие бы формы приказов не использовались в организации, руководитель экономического субъекта должен определить формы первичных учетных документов согласно ч. 4 ст. 9 указанного «акона либо отдельным приказом, либо приложением к учетной политике.

— 1 €нвар€ 2013 г. вступил в силу ‘едеральный закон от 06.12.2011 N 402-‘« "ќ бухгалтерском учете"

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_144025/
©  онсультантѕлюс, 1992-2014
ќб авторе
ќксана Ѕеликова - Ѕизнес-консультант, бизнес-тренер
PRO “ќѕ-10 HR-клуб
ѕроверенный исполнитель HRTIME

Ѕизнес-консультант, бизнес-тренер

7 отзывов от клиентов (100% положительных)

Ћучшие исполнители HRTime.ruѕрофессиональный опыт Ѕолее 15 летЁксперт HR-клуба: более 3-х публикацийЋучших ответов: 25
¬се статьи эксперта
¬ы HR-эксперт?

—таньте исполнителем на hrtime.ru, пишите статьи и получайте заказы

–егистраци€

ѕервые заказы и курс о том, как продавать услуги Ц в подарок!

 омментарии

47
—пасибо. ¬сЄ разложено "по-полочкам".
2 окт€бр€ 2019 13:58

—ледить за новост€ми

ѕопул€рные услуги раздела с ценами:
152 специалиста сейчас на сайте ќпишите задачу. »сполнители откликнутс€ сами.
ћы используем файлы cookie. Ёто позвол€ет нам анализировать взаимодействие посетителей с сайтом и делать его лучше. ѕродолжа€ пользоватьс€ сайтом, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie (подробнее), а также с пользовательским соглашением.
—огласен
X
‘айлы cookie представл€ют собой файлы или фрагменты информации, которые могут быть сохранены на ¬ашем компьютере или других интернет-совместимых устройствах конечного пользовател€ (например, смартфонах и планшетах) при посещении ¬ами наших веб-сайтов или использовании наших веб-сервисов. Ёта информаци€ в большинстве случаев представлена в виде алфавитно-цифровых строк, которые однозначно идентифицируют ¬аш компьютер или конечное пользовательское устройство, однако может содержать и иные сведени€. Ќа наших веб-сайтах или веб-сервисах мы используем различные типы Ђcookiesї (небольшие текстовые файлы, которые размещаютс€ на ¬ашем устройстве). ѕеречень используемых нами файлов cookie, описание целей их использовани€ и дополнительна€ информаци€ о соответствующих файлах cookie представлена в »нструменте управлени€ файлами cookie, размещенных на соответствующих веб-сайтах и в веб-сервисах нашей компании либо в представленных в них текстах согласий или договоров.