Правила коммуникации при изменении СОТ

В предыдущих статьях мы постарались отразить важность разработки и внедрения в организации структурированной, прозрачной и понятной системы оплаты труда (СОТ), включая грейдинг должностей.
 
К процессу разработки и внедрения рекомендуется относиться так же, как и к любому процессу по управлению изменениями (change management).
 
Управление изменениями обязательно включает в себя определенный коммуникационный план, который позволит не только донести необходимость изменений, но и вовлечь сотрудников в процесс изменений, что повысит уровень принятия этих изменений.

С большой вероятностью новая СОТ повлечет за собой определенные изменения в уровне оплаты, компенсациях и льготах, изменится программа премирования. Эти изменения являются очень значимыми для сотрудников. Именно поэтому хочется обратить внимание на следующие важные моменты: 

1)      Не стоит делать проект конфиденциальным 

Зачем провоцировать рождение слухов и неверной информации? Редкая информация при соблюдении всех правил остаётся конфиденциальной долго. Сотрудники догадываются о происходящем по мелким деталям, обрывкам разговоров, распечатанному листу с проектными данными, оставленному на принтере и множеству других причин. Как правило, это заканчивается домысливанием и искажением информации, которая начинает распространяться в коллективе. Никто не говорит о раскрытии технических деталей, но о самом проекте обязательно нужно рассказать. 

2)      Проведите первую коммуникацию как можно раньше, определив аудиторию проекта 

В идеальном варианте запланируйте первую коммуникацию перед началом проекта. Чем раньше вы расскажете сотрудникам о том, что собираетесь делать что-то новое или пересматривать существующее, тем лучше. Всем известно, что люди с трудом воспринимают изменения, а зачастую даже противостоят им, предполагая худшие варианты исхода. Изменение СОТ очень «чувствительная» тема. Поэтому лучше «играть на опережение».

На первом этапе рекомендуется сообщить о проекте старшим менеджерам или менеджерам среднего звена, в зависимости от количества организационных уровней в компании. Можно провести с ними ознакомительную сессию, круглый стол (вариантов организации коммуникации много). Объяснить суть проекта, его плюсы не только для бизнеса, но и для сотрудников. Вовлеченные в проект менеджеры могут стать так называемыми «агентами изменений», которые будут далее каскадировать достоверную информацию, отвечая на вопросы подчиненных. 

3)      Не только информируйте, но и обязательно вовлекайте сотрудников в разработку 

Вовлечение можно провести также сначала на уровне менеджеров путем создания рабочих фокус-групп, где обязательно спросить о том, что в их понимании сейчас работает, а что не очень, и что нужно сделать, чтобы система стала эффективной. Затем в рабочие фокус-группы обязательно вовлекать сотрудников младших уровней. 

4)      Предоставьте сотрудникам возможность самостоятельно познакомиться с информацией о проекте. 

Если в организации есть некий «корпоративный портал», где можно разместить информацию о проекте, обязательно сделайте это. Либо создайте отдельную страничку и поделитесь ссылкой с сотрудниками. Возможно, у вас есть новостная рассылка. Включите туда информацию о проекте. 

5)      Информирование об этапах проекта должно быть регулярным. 

Рассказывайте не только о достигнутых результатах (проект может быть не очень быстрым), но и о том, над чем вы работаете. 

6)      Предоставьте сотрудникам возможность обратной связи. 

Это определенная форма вовлечения сотрудников в проект, а также источник полезной информации. Очень важно предоставить сотрудникам возможность задать вопрос, озвучить сомнение или опасение. Зачастую такие вопросы обращают внимание на нюансы, которые вы на своем уровне при разработке проекта могли упустить. Обязательно благодарите за вопросы, отвечайте на них, снимайте опасения. Реализована обратная связь может быть через корпоративный портал наличием раздела «Задать вопрос», либо иным другим инструментом, доступным на современных (зачастую бесплатных) платформах. Исходя из уровня корпоративной культуры компании и технических возможностей, решите, сможете ли вы предоставить сотрудникам возможность задать вопрос анонимно. Иногда это показывает реальную «температуру» отношения к проекту в коллективе и открывает наболевшую проблематику, которая не озвучивается в обычном режиме. 

7)      Рассказывайте о результатах проекта с примерами и расчетами. 

Такт как мы говорим о проекте по разработке и внедрению системы оплаты труда, коммуникации обязательно должны содержать примеры расчетов с потенциально возможными заработками. Например, при изменении структуры программы премирования вы должны привести примеры с расчетами, где вы покажете, что новая схема с новыми ключевыми показателями эффективности и новой шкалой их достижения позволяет сохранить прежний уровень заработка, либо делает возможным его увеличение. 

Анна Вангонен,

Эксперт в области управления персоналом.