Пошаговый план, как написать инструкцию

В своей работе HR-специалисты и не только, руководители отделов, направлений, сталкиваются с необходимостью написать инструкцию или памятку, либо для своих подчиненных, либо по поручению вышестоящего руководителя для других пользователей.

Этот простой вопрос, часто становится предметом прокрастинации, именно из-за непонимания как подступиться к написанию, что нужно писать, а чего стоит избегать. Каким языком писать инструкцию, чтобы она была «живой» и «работающей».

Если вам поручено написать инструкцию или памятку, то сначала вам нужно будет провести персональную беседу с заказчиком и задать заказчику следующие вопросы:

1. Скажите одним предложением, какова цель данного документа (инструкции, памятки), чего вы хотите добиться.
2. Какую задачу вы хотите решить с помощью данной инструкции.
3. Кто будет пользователем данной инструкции
   • Внутренние пользователи (сотрудники компании) – укажите какие, в чем их специфика
   • Внешние пользователи (партнеры, клиенты) – укажите какие, в чем их специфика
   • Комбинированное использование
4. Перечислите ключевые:
   • вопросы/проблемы/ситуации, которые должны быть отражены в документе
   • последовательность описываемой процедуры
5. Что пользователь документа должен получить/узнать после его прочтения
6. Что пользователь документа должен предпринять/выполнить после прочтения.
7. На какие документы будет ссылаться или будет связана данная инструкция или памятка.
8. Каковы критерии оценки качества документа, как вы (я) поймем, что документ выполнен качественно? и вы готовы его принять в работу.

Эти вопросы можно подготовить в виде таблицы с полями для заполнения. И в этот момент появится великий соблазн просто скинуть заказчику бланк для заполнения. В этот момент вас поджидает проблема. Редкий заказчик ответит действительно полноценно на все записанные вопросы и план не сработает.

Весь перечень вопросов нужно задавать лично, уточняя детали, проясняя каждое слов, термин заказчика, что конкретно он понимает под тем или иным словом, как видит документ.

В случае, если вас настиг запрос по составлению инструкции и вы не знаете как с ним справиться, вы всегда можете обратиться ко мне. Мои контакты вы найдете в моем профиле на сайте.