Положение об управлении проектами

Одним из ключевых механизмов реализации стратеги компании являются СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ПРОЕКТЫ.  Обычно это 3-5 глобальный корпоративных проектов, участие в которых происходит одновременно с выполнением основного функционала сотрудниками.

Часто после проведения стратегических сессий многие компании вводят проектное управление, для реализации стратегических проектов развития. 
Предлагаю шаблоны приказа и Положения об управлении проектами в компании, которые помогут настроить этот процесс в организации.
Рекомендую дорабатывать положение с учетом специфики компании. 

 

                                                                 ПРИКАЗ

г. Москва                                                                                          00.00.20  ---

«О введении проектного управления

и утверждении Положения

об управлении проектами

в ООО «АВС»

 

В целях управления реализацией стратегии компании

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Определить приоритетной в стратегическом развитии компании методологию проектного управления.

2.Утвердить и ввести в действие с «00» ___ 202--г. «Положение об управлении проектами в ООО «АВС» (Приложение №1).

3. Назначить ответственным за организацию проектного управления в компании и контроль хода реализации корпоративных проектов директора _________ФИО.

4. Ввести в действие Проектный комитет и утвердить должности, включенные на постоянной основе в его состав:

­   Генеральный директор

­   Директор по производству

­   Коммерческий директор

­   Директор по Маркетингу

­   Директор по логистике

­   Финансовый директор

­   Директор по персоналу

4. Руководителям структурных подразделений в трехдневный срок настоящий приказ объявить работникам.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО " АВС"     ____________________________ФИО

 

Приложение №1 к приказу

№ ____ от «00» ______ 202__года

Утверждаю:

Генеральный директор

ООО «ABC»

ФИО

______________________

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении проектами в ООО «ABC»

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1.Назначение документа

Положение «Об управлении проектами» предназначено для фиксации основных правил организации работ в рамках системы управления проектами Компании. Положение описывает общие принципы управления проектами, перечень реализуемых процессов, а также роли, ответственность, порядок взаимодействия и правила мотивации участников проекта.

1.2.Область применения

Настоящее положение применяется для реализации всех проектов Компании, основные типы которых перечислены в п. 2.1.

1.3.Ограничения

Действие настоящего положения не распространяется на текущую деятельность должностных лиц Компании, не отнесенную решением Проектного комитета к деятельности в рамках проекта.

1.4.Понятия, термины определения и сокращения

В Положении используются следующие термины:

· Бюджет проекта - плановая стоимость работ, распределенная по периодам выполнения проекта.

·  Веха проекта - контрольная точка, отмечающая важное событие в проекте (завершение работ по отдельному этапу проекта или в целом по проекту) и используемая для контроля за ходом выполнения проекта.

· Заказчик проекта –должностное лицо, заинтересованное в выполнении проекта и являющееся владельцем результатов проекта.

·Инициация проекта - процесс управления проектом, результатом которого является санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.

· Запрос на изменение в проекте –документ для корректировки реализации проекта, содержащий предложения по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (Паспорта проекта, Плана-графика проекта). Документ содержит описание причин возникновения изменений, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений, альтернативные варианты изменений и их плюсы и минусы.

· Исполнители проекта– участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта.

·Контроль качества проекта -процесс сравнения фактического выполнения проекта с запланированным ходом его реализации, анализ отклонений, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решения о корректирующих воздействиях для ликвидации нежелательных отклонений от планового уровня показателей проекта.

·Корректирующее воздействие – изменения, вносимые для приведения прогноза выполнения проекта в соответствие с планом.

·Куратор проекта (КП)- лицо, ответственное за управление проектом и реализацию проекта, а также за идентификацию рисков проекта.

·Мониторинг проекта - процесс сбора, анализа данных о ходе реализации проекта, представления отчетов по выполнению проекта в сравнении с планом, и, при необходимости, выработки корректирующих воздействий.

·Организационная структура проекта - соответствующая проекту временная организационная структура, включающая всех его участников, создаваемая для успешного достижения целей проекта.

·Органы управления проектом - участники проекта, которые непосредственно вовлечены в работы по управлению проектом и его реализацию. Органами управления проектом являются Проектный комитет, Куратор проекта, Руководитель проекта, Проектная группа.

·Отчет по проекту –инструмент проектного управления, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их не достижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения руководства.

·Паспорт проекта – инструмент проектного управления документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, участники, основания для инициации, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий проекта.

·План контрольных событий – инструмент проектного управления, укрупненный план проекта, который является частью Паспорта проекта, включает наиболее значимые контрольные события, сроки их выполнения, ответственных исполнителей и служит основой для создания Плана-графика проекта.

·План проекта - утвержденный документ, устанавливающий состав, последовательность действий по реализации работ и достижению целей проекта, ответственных лиц и определяющий временные рамки проекта. План проекта используется для осуществления руководства выполнением работ проекта и контроля достижения его целей.

·План-график проекта – инструмент проектного управления, включающий в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий.

·Показатель (индикатор) проекта/процесса – запланированное по годам количественное значение в проекте или процессе деятельности, отражающее степень достижения цели, измеряемое или рассчитываемое по утвержденным методикам.

·Портфель проектов – совокупность проектов, объединенных в целях эффективного управления достижением целей.

·Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, предполагающий координированное выполнение взаимосвязанных действий из различных функциональных областей, для достижения определенных целей в условиях временных и ресурсных ограничений.

·Проектная группа (ПГ) – коллектив сотрудников ООО «ABC», непосредственно выполняющих работы в рамках реализации проекта.

·Проектный комитет (ПК) – высший коллегиальный орган управления проектами в ООО «ABC», принимающий управленческие решения в части планирования и контроля деятельности на долгосрочный и среднесрочный периоды, запуска и контроля реализации проектов, достижения контрольных событий и показателей деятельности, состоящий из руководителей высшего звена.

·Риски проекта – вероятностные события, которые в случае их наступления могут оказать как отрицательное, так и положительное влияние на проект.

·Руководитель проекта (РП) - лицо, организующее выполнение и осуществляющее контроль хода реализации проекта, а также инициирование корректирующих воздействий в случае возникновения рисковых событий или отклонения от плана проекта. Руководитель проекта является должностным лицом ООО «ABC». Его занятость в проекте может достигать 100% рабочего времени и зависит от объемов работ по проекту и его значимости.

·Технологическая поддержка проектной деятельности – автоматизация процессов проектной деятельности с целью эффективного достижения результатов проектов.

· Управление рисками проекта - совокупность процессов, связанных с идентификацией и анализом рисков, а также разработкой мер реагирования на рисковые события, которые включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий наступления событий или условий, способных негативно повлиять на проект (рисковых событий).

·Этап проекта –ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью эффективного управления достижением основного результата выделенной (обособленной) части проекта.

В положении используются следующие сокращения:

·            УП – управление проектами;

·            ПК – проектный комитет;

·            РП – руководитель проекта;

·            ПГ– проектная группа.

 

II.СТРУКТУРА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
2.1. Организация УП

Система управления проектами Компании представляет собой совокупность последовательно реализуемых процессов, которые направлены на обеспечение идентичности подходов, минимизации ошибок и соблюдение неизменно высокого уровня качества управления проектами Компании вне зависимости от назначенных должностных лиц на ключевые роли проектов.

В состав системы управления проектами входят следующие процессы:

• Инициация проекта
• Планирование работ
• Планирование человеческих ресурсов
• Планирование бюджета проекта
• Прогнозирование рисков
• Реализация проекта
• Контроль качества проекта
•  Завершение проекта

Детально деятельность в рамках каждого процесса описана в разделе 3 настоящего положения.

Система управления проектами предполагает следующую классификацию проектов компании:

·Инвестиционные – проекты, обеспечивающие реализацию инвестиционной программы Компании и требующие значительных капитальных вложений собственных либо привлеченных средств;

·Технологические проекты – проекты по разработке новых технологий создания продукта, услуги, систем управления, получение данных, которые можно использовать в других проектах, либо в текущей деятельности.

·Исследовательские– проекты, направленные на подтверждение, либо опровержение гипотезы, при разработке продуктов и изучение новых рынком и каналов подразделениями Компании.

·Внешние клиентские – проекты, направленные на исследование внешнего рынка, потребительских предпочтений, вывода на рынок новой продукции, улучшение потребительских свойств и качеств выпускаемой продукции.

·Внутренние организационные – проекты, направленные на оптимизацию деятельности компании и ее функционирования в условиях рынка, в том числе проекты по изменению структуры управления Компанией, массовой разработке (корректировке) комплектов организационных документов, регламентирующих деятельность отдельных должностных лиц и подразделений, внедрению автоматизированных систем управления, оптимизации бизнес-процессов и т.п.

Каждый тип проекта имеет собственные особенности с точки зрения управления, в том числе в части планирования бюджета.

2.2. Органы УП

В рамках системы управления проектами предусматривается наличие следующих организационных единиц:

· Проектный комитет;

·Куратор проекта;

· Руководитель (администратор) проекта;

·  Проектная группа.

Структура управления проектами представлена на рисунке 1.

Обязанности и полномочия ключевых организационных единиц в рамках управления проектами представлены в разделе 4 настоящего положения.

 

III.  ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ РАБОТ В РАМКАХ ОСНОВНЫХ ПРОЦЕССОВ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

3.1. Инициация проекта

Проект инициирует Проектный комитет.

При инициации проекта Проектный комитет выполняет следующие действия:

· рассматривает предлагаемую информацию;

·оценивает целесообразность инициации проекта с точки зрения полезности его результатов и соответствия стратегическим ориентирам Компании;

·анализирует экономическую эффективность и финансовую возможность реализации проекта;

·согласует сроки реализации проекта и определяет ключевые показатели эффективности его реализации;

·согласует бюджет проекта, в том числе мотивационный пакет его участников (Куратора проекта, Руководитель проекта и Проектной группы)

·назначает Куратора проекта и утверждает кандидатуру Руководителя проекта;

·организует подготовку комплекта документов по инициации проекта, согласует и утверждает его.

Результатом инициации проекта является комплект документов согласованный и утвержденный к исполнению Проектным комитетом Компании.

Инициация проектов проводится на собрании Проектного комитета, проходящем не реже 1 раза в месяц.

В ходе инициации проектов могут возникнуть следующие исключения:

·для принятия решения об инициации проекта недостаточно исходной информации. В этом случае Проектный комитет запрашивает дополнительные данные у лица ответственного за подготовку всей информации;

предлагаемый проект не соответствует стратегическим потребностям Компании или его результаты бесполезны для Компании. В данном случае проектный комитет отклоняет реализацию проекта своим решением;

·экономическая эффективность проекта низка или отсутствует финансовая возможность его реализации. В данном случае проектный комитет отклоняет реализацию проекта своим решением.

3.2. Управление расписанием проекта

Расписание работ проекта (план) составляет Проектная группа под руководством Руководителя проекта после принятия проектным комитетом решения об инициации проекта, зафиксированным в комплекте документов, инициирующих проект.

Планирование расписания производится с помощью специализированных автоматизированных средств (например, 1: С СЭД, Битрикс24) для получения возможности качественной разработки и оперативного внесения изменений в план-график для его актуализации. Степень детальности плана должна обеспечивать возможность четкой оценки необходимых финансовых и человеческих ресурсов для реализации проекта. Рекомендуемая длительность планируемой работы нижнего уровня иерархии в плане составляет 2-5 дней.

При разработке расписания работ проекта или его корректировке выполняются следующие действия:

·руководитель проекта подбирает персонал из числа сотрудников Компании для составления плана-графика реализации проекта и включает их в первоначальный состав проектной группы (действия выполняются только при разработке расписания для нового проекта);

·проектная группа на основании комплекта документов, инициирующих проект, составляет детальный структурированный план-график реализации проекта (форма Приложение 2) в части перечня работ, необходимых для достижения целей проекта, определяет вехи (контрольные точки) проекта и устанавливает прогнозируемую продолжительность выполнения работ, даты вех проекта, а также проводит взаимо-увязку работ в плане путем фиксации зависимостей работ друг от друга;

·руководитель проекта проверяет проект плана-графика на предмет полноты перечня работ и вех, точности оценки длительности выполнения работ, корректности взаимоувязки работ, соответствия общей продолжительности работ требуемой длительности всего проекта, а также визирует проект плана графика и согласовывает его с Куратором;

·в рамках согласования плана работ Куратор контролирует соблюдение целевых сроков проекта соответствие планируемых результатов проекта его целям и качество расстановки вех проекта (длительность между контрольными точками и правильность расстановки по ходу проекта).

Результатом управления расписанием работ является согласованный с Куратором план-график реализации проекта с указанием наименований работ, их длительности дат начала и окончания каждой работы и контрольных точек – вех проекта.

Длительность планирования работ проекта зависит от сложности проекта и согласовывается между Руководителем проекта и Куратором, но не может превышать 2-х (двух) недель с момента инициации проекта, назначения Куратора и Руководителя проекта.

Если при управлении расписанием работ проекта Руководитель и Куратор выявляют необходимость корректировки плана-графика, то они инициируют внесение соответствующих изменений в документ.

3.3. Управления человеческими ресурсами

Управление человеческими ресурсами проекта осуществляет Руководитель проекта. Планирование человеческих ресурсов проекта производится после согласования с Куратором плана-графика реализации проекта.

При планировании человеческих ресурсов Руководитель проекта выполняет следующие действия:

·готовит предварительный список и роли участников проекта, согласует его с ними, и с Куратором проекта;

·на основании Регламента о стимулировании участников проектной деятельности компании (Приложение 3), рассчитывает предварительный фонд стимулирующих выплат, согласует с Куратором проекта и Проектным Комитетом

·готовит проект приказа об открытии проекта.

Результатом выполнения данных работ является официальный запуск проекта и открытие работ, начиная с даты подписания приказа.

3.4. Управление бюджетом проекта

Управление бюджетом проекта состоит из двух этапов: планирования бюджета и его корректировки по ходу выполнения работ. Планирование бюджета проекта производит проектная группа под руководством Руководителя проекта после ее формирования. Корректировка бюджета производится Руководителем проекта с привлечением, при необходимости участника Проектной группы, отвечающего за реализацию корректируемой работы. Алгоритм корректировки бюджета аналогичен его разработке, но имеет привязку к отдельной работе в рамках плана.

3.5. Прогнозирование рисков проекта

Проведение работ по прогнозированию рисков организует Руководитель проекта после корректировки плана-графика проекта в части уточнения бюджета проекта.

При прогнозировании рисков проекта выполняются следующие действия:

·выявление и классификацию предполагаемых рисков;

·анализ и оценку проектных рисков;

· выбор методов управления рисками;

· организация процесса применение выбранных методов снижения рисков;

· контроль, анализ и оценка действий по снижению рисков и выработка решений.

Результатом выполнения данных работ является анализ рисков проекта, внесенных в паспорт проекта.

3.6. Управление реализацией проекта

Реализацией проекта занимается Проектная группа под руководством Руководителя проекта после подготовки плана-графика, планирования человеческих ресурсов, бюджета проекта и прогнозирования рисков.

При реализации проекта Руководитель проекта выполняет следующие действия:

• · осуществляет детальное планирование проекта; требует от лидеров рабочих команд информацию для создания и актуализации планов работ;
• · уточняет содержание проекта у Заказчика проекта;
• ·формирует рабочие команды проекта по согласованию с руководителями функциональных подразделений;
• · управляет ресурсами проекта и контролирует их;
• ·  контролирует сроки выполнения работ по проекту;
• · координирует работу рабочих команд проекта;
• · следит за соблюдением требуемого качества результатов проекта,
• ·организует работу с внешними исполнителями в соответствии с принятыми в компании порядками;
• · отслеживает риски проекта и организовывает разработку плана реагирования на них;
• ·  управляет коммуникациями в проекте;
• · принимает решения по оперативным вопросам;
• ·требует информацию о ходе выполнения проекта от лидеров рабочих команд проекта;
• · ставит задачи лидерам рабочих команд проекта в соответствии с утвержденным Планом управления проектом, требует выполнения утвержденного Плана управления проектом, предоставления отчетности по установленным формам;
• · запрашивает в рамках проекта информацию у подразделений и сотрудников компании;
• · запрашивает у других Руководителей проектов информацию о сопряженных проектах;
• · информирует Куратора или Проектный комитет о конфликтах, возникших в отношениях участников проекта, если решение не удается найти собственными силами;
• ·  направляет руководству предложения по совершенствованию методологии управления проектами.

Результатом реализации проекта является достижение поставленных в Паспорте проекта целей

Срок реализации проекта должен совпадать со сроком, указанным в плане – графике работ Паспорта проекта

Если по ходу реализации проекта происходит отклонение от установленных сроков, бюджетов, либо возникает нецелесообразность дальнейшей реализации проекта, вопрос о дальнейших действиях Заявка на изменения в проекте, подготовленная по установленной форме (Приложение 1) выносится на обсуждение Проектного комитета.

3.7. Контроль качества проекта

Контроль качества реализации проекта проводит Куратор проекта в течение всей продолжительности проекта.

В ходе проведения контроля качества проекта выполняются следующие действия:

• тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
• точная оценка времени, ресурсов и затрат;
•  учет фактического выполнения работ и затрат во временном разрезе;
• периодическая переоценка времени и затрат, требующихся для выполнения оставшейся работы;
• многократное периодическое сравнение фактического выполнения работ и затрат с графиком и бюджетом.

Результатом проведения работ по контролю качества проекта является обратная связь и возможность изменения ранее заданных показателей проекта.

Решения о применении корректирующих действий должны быть разработаны (предложены) и зафиксированы в виде письменного указания Проектной группе (свободная форма) в течение трех рабочих дней с момента выявления необходимости корректирующего воздействия. Частота проведения контроля качества проекта устанавливается в план-графике проекта.

 

3.8. Управление изменениями проекта

Участник проекта имеет право предложить Руководителю проекта внести формализованный запрос на изменение в Паспорт проекта, План контрольных событий проекта, состав рабочей группы по реализации проекта, План-график проекта.

Запрос содержит описание причин возникновения изменений, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений, альтернативные варианты изменений и их плюсы и минусы. Руководитель проекта проводит анализ предложенных изменений, обсуждение их с Куратором проекта.

Пересмотр и внесение изменений в Паспорт проекта, План контрольных событий проекта, состав рабочей группы по реализации проекта, План-график проекта осуществляются Руководителем проекта на основании согласованного Куратором запроса.

Если изменения носят кардинальный характер, то Запрос подается в Проектный комитет, который принимает решение о внесении данных изменений в проект.

 

3.9. Завершение проекта

Завершение проекта проводит Куратор совместно с Руководителем проекта по окончании реализации проекта.

При завершении проекта производятся следующие действия:

• подготовка итогового отчета по проекту;
• подготовка презентации для Проектного комитета;
•  подготовка проекта приказа о закрытии проекта.

Итоговый отчет должен содержать следующую информацию:

• достижение целей проекта
• дополнительные полезные результаты
•  фактические сроки
• фактические расходы
• обоснование отклонения от целей
• отклонения результатов от требований
• уроки проекта
• проблемы проекта и способы их решения
• материалы программные компоненты для последующего использования
•  предложения по изменению технологий или стандартов компании

 

Отчет и презентация по итогам проекта выносятся на Проектный комитет, который принимает решение о закрытии проекта.

Результатом завершения проекта является издание приказа о закрытии проекта и приказа о материальном стимулировании участников проектной группы за успешную работу в проекте.

Завершение проекта должно быть документально оформлено в течение 10 рабочих дней после его фактического завершения.

 

IV.ОБЯЗАННОСТИ И ПОЛНОМОЧИЯ КЛЮЧЕВЫХ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ЕДИНИЦ В РАМКАХ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

4.1. Проектный комитет

Проектный комитет (ПК) – высший коллегиальный орган управления проектами в Компании, имеющий ряд обязанностей и полномочий и состоящий из руководителей высшего уровня.

Состав проектного комитета утверждается приказом на календарный год.

В рамках системы управления проектами Проектный комитет выполняет следующие функции:

• рассматривает предложения по инициации (открытию) проектов внутри Компании;
• оценивает целесообразность инициации проекта с точки зрения полезности его результатов для Компании;
• анализирует экономическую эффективность и финансовую возможность реализации проекта;
• согласует сроки реализации проекта и определяет ключевые показатели эффективности его реализации;
• согласует бюджет проекта, в том числе мотивационный пакет его участников (Куратора проекта, Руководителя проекта и Проектной группы)
• назначает Куратора проекта и утверждает кандидатуру Руководителя проекта;
• принимает решение о необходимости инициации проектов, их реализуемости и приоритетности с точки зрения стратегической направленности Компании и ее первостепенных задач;
• организует подготовку комплекта документов по инициации проекта, согласует и утверждает его;
•  отслеживает ход проекта путем организации периодической отчетности Кураторов и Руководителей проектов;
•  дает указание по корректировке действий проекта для обеспечения скорейшего достижения результатов при соблюдении необходимого уровня качества выполняемых работ;
•  рассматривает результаты проекта и принимает решение о его закрытии по завершении или по причине смены приоритетов, изменении внешних, внутренних условий, отсутствия целесообразности его дальнейшей реализации.

Проектный комитет наделен следующими полномочиями:

• определять тематику и организовывать проработку вопроса открытия проектов в Компании;
• рассматривать и принимать решения об инициации проектов Компании, утверждать сроки и бюджеты проектов;
•  отклонять предложения по открытию проектов или откладывать их реализацию на определенный срок;
• согласовывать и утверждать кандидатуры Куратора и Руководителя проектов;
•  контролировать ход проекта по ключевым точкам его реализации и давать указания по корректировке хода проекта;
• принимать решения о закрытии проекта.
• Проектный комитет несет ответственность:
• за определение ценности и обоснованность стратегической направленности проектов Компании;
•  за выделение бюджета проекта и контроль его соблюдения;
•  за достижение результатов проекта с необходимым качеством и в установленные сроки.
• за закрытие проектов по завершении или по причине смены приоритетов, изменении внешних, внутренних условий, отсутствия целесообразности его дальнейшей реализации.

4.2. Куратор проекта

Куратор проекта назначается и освобождается от должности решением Проектного комитета. Назначение на должность Куратора проекта фиксируется в паспорте проекта

Куратор обязан:

• инициировать (начать) проект, назначив Руководителя проекта;
• обеспечить соблюдение стратегических целей организации в целях проекта;
• указывать общее направления развития проекта;
• обеспечить проект необходимыми ресурсами;
• заручиться поддержкой функциональных руководителей ресурсов, занятых в проекте;
•  рассматривать план проекта и утверждать совместно с Руководителем проекта;
•  рассмотреть и утвердить финальный отчет по проекту.

4.3. Руководитель проекта

Руководитель проекта назначается и освобождается от должности решением Проектного комитета по представлению Куратора проекта;

Назначение на должность Руководителя проекта фиксируется в паспорте проекта

При реализации любого типа проектов Руководитель обязан:

• сформировать, обеспечить эффективную работу и направлять команду проекта, координировать действия команды в процессах развития проекта;
• добиться утверждения плана проекта и защитить бюджет проекта;
•  информировать участников проекта о ходе проекта, отклонениях от плана, затрат путем создания отчетных документов за пройденные периоды времени;
•  координировать рассмотрение или утверждение изменений в проекте;
•  координировать мероприятия, устраняющие обстоятельства, мешающие команде проекта достигать поставленных целей;
•  представлять информацию заказчику проекта;
• проводить собрания по проекту, созывая команду проекта, решать проблемы проекта;
• создать финальный отчет по проекту, добиться принятия результатов проекта Куратором;
•  произвести архивацию документации по проекту.

4.4. Проектная группа

Формирование проектной группы производит Руководитель проекта.

При формировании проектной группы должны учитываться следующие требования:

·  численность проектной группы, включая Руководителя проекта, не должна превышать 12 человек;

·  специалисты проектной группы должны быть компетентными в области реализации вопросов проекта;

·  в состав проектной группы должны входить специалисты различной компетенции для решения всех задач проекта;

·  участие специалистов в реализации проекта должно быть согласовано с непосредственными руководителями.

Состав участников проектной группы определяется Руководителем проекта и фиксируется в паспорте проекта.

При реализации крупных проектов, выполнение которых требует участия значительного количества специалистов (более 12 человек), проект разбивается на несколько частей и проектные группы формируются для каждой из них. Руководит реализацией проекта Руководитель проекта и его заместители численностью равной количеству проектных групп.

В ходе реализации проектов участники проектной группы обязаны:

• выполнять работы, предусмотренные планом-графиком проекта в установленные сроки и с требуемым качеством;
•   представлять и защищать результаты своей работы по проекту Руководителю проекта;
•   при необходимости уточнять цели и задачи работ проекта их состав, сроки и качество реализации;
•  участвовать в планировании работ проекта в части подготовки предложений по выполнению работ проекта;
•    готовить отчетные документы по результатам выполнения проекта;
•  своевременно извещать Руководителя проекта об отклонениях, возникающих по ходу проекта для принятия корректирующих действий;
•   взаимодействовать с другими участниками проектной группы, должностными лицами Компании, не входящими в проектную группу, внешними организациями в пределах своей компетенции для наиболее эффективной реализации работ проекта и достижения его целей.

В рамках реализации работ проектная группа имеет право:

• вносить на рассмотрение Руководителя проекта обоснованные предложения по включению работ в состав проекта и длительности их выполнения;
•  вносить на рассмотрение Руководителя проекта обоснованные предложения по минимизации финансовых, материальных и трудовых затрат на реализацию проекта и оптимизации деятельности в его рамках;
•  выявлять риски проекта и предлагать способы реагирования на них;
•  участвовать в представлении как промежуточных, так и окончательных результатов проекта Куратору.

В ходе реализации проектов участники проектной группы несут ответственность за полное, качественное и своевременное выполнение работ, возложенных на них планом-графиком проекта и разовых поручений Руководителя проекта по тематике проекта.

V.Мотивация персонала в рамках проектного управления

5.1. Мотивация персонала за реализацию проектов производится из собственных средств Компании по следующим правилам:

•  мотивационный бонус (премия) выплачивается за достигнутый результат;
• выплаты премии или ее части производится при соблюдении сроков и качества выполнения работ по проекту и достижению его целей;
• выплаты премии или ее части участнику проекта производится пропорционально его трудозатратам на реализацию работ проекта.
• размер премии проекта различается в зависимости от значимости проекта для Компании, сложности и длительности его реализации.
•  для внутриорганизационных проектов размер мотивационного бонуса проекта не может превышать совокупного дохода проектного персонала за период равный длительности проекта;
• регламент, регулирующий порядок расчета проектного бонуса приведен в Приложении №5.

VI. КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Ответственность должностных лиц

Участники проекта несут ответственность за:

• качественное и своевременное исполнение работ в рамках проекта и соблюдение настоящего положения;
•  выполнение решений, поручений и распоряжений, принятых вышестоящими органами проектного управления Компании по вопросам, относящимся к его компетенции;
•  неразглашение конфиденциальной информации, ставшей известной в процессе служебной деятельности;
•  неразглашение коммерческой тайны;
•  достоверность и своевременность информации, представляемой по запросу вышестоящих органов проектного управления, а также по запросам сотрудников других подразделений Компании.