Пишите письма, или как составить сопроводительное письмо

О том, как составить достойно представляющее соискателя резюме, написано очень много. И почти ничего – о том, как составить сопроводительное письмо, а ведь его роль отнюдь не второстепенна, особенно сейчас, когда на каждую вакансию приходит порою до ста с лишним CV в день. Как выделиться, чтобы заметили именно твой отклик? Не последнюю роль в этом играет письмо, которое соискатель направляет представителю работодателя. 

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Почему важно не лениться составлять сопроводительное письмо? Причин несколько:

1. Некоторые компании принципиально не рассматривают резюме без сопроводительного письма, о чём и заявляют в объявлении о вакансии. И если соискатель с первого шага не слышит и не воспринимает требования потенциального работодателя, о каком дальнейшем сотрудничестве может идти речь?
2. Сопроводительное письмо – это правила хорошего тона. Вы же, приходя куда-то, здороваетесь? Так и здесь: «постучались» в службу персонала компании (готовите к отправке резюме) - будьте вежливы, поприветствуйте человека, обратитесь лично к нему, поясните цель своего визита. В будущем нам обещают, что первичным скринингом резюме будут заниматься не люди, а компьютерные программы, поэтому необходимость в письмах отпадёт, но пока на том конце провода, как правило, находится живой человек, поэтому проявите к нему внимание и уважение. Зачтётся.
3. При большом наплыве откликов специалист по подбору персонала в первую очередь обращает внимание на те, за которыми стоит вдумчивый подход и труд, а не облегченная опция в один клик работного сайта. Если чувствуется, что поиск работы ведётся в виде автоматической рассылки резюме на все более-менее подходящие вакансии, это сразу вызывает сомнения в мотивированности соискателя работать именно в данной компании. Не убеждает.
4. При наличии грамотно составленного адресного сопроводительного письма отклик крайне сложно проигнорировать. И пусть даже кандидат не дотягивает до нужного уровня, шансов на то, что он получит обратную связь по результатам своего обращения, в разы больше, чем в случае, когда он воспользуется бездушной опцией отправки резюме. Как говорится, на нет – и суда нет.
5. Умение общаться, строить эффективную коммуникацию – одна из ключевых компетенций практически для любой должности, и первая возможность продемонстрировать это соискателю предоставляется именно при подаче заявки на вакантную позицию. Важно помнить, что вас как кандидата оценивают в любом вашем проявлении.

Рекомендованные размер и структура сопроводительного письма

И международные стандарты, и пожелания отечественных специалистов по персоналу, и здравый смысл сходятся в одном: объём сопроводительного письма не должен превышать половину страницы формата А4, в идеале составлять 3-5 небольших абзацев. Больше - с трудом читается и воспринимается, сильно меньше – мало что скажет об отправителе. Развитый навык лаконично и при этом содержательно изложить информацию пойдёт соискателю в актив. Наличие структуры не менее важно, чем содержание самого письма, - сплошной текст без абзацев сложнее для восприятия специалиста по подбору, а кроме того, охарактеризует ваше мышление не с лучшей стороны, следовательно, велик риск потерять интерес со стороны работодателя. Чтобы минимизировать вероятность ошибок, лучше строить более короткие предложения, но смысл каждого должен быть закончен и понятен. 

Содержание сопроводительного письма

Сопроводительное письмо – это краткая самопрезентация соискателя, доказывающая, что вы – лучший претендент на позицию. Понятное дело, что его содержание во многом определяется особенностями вашей личности и тем, насколько ваши опыт и навыки соответствуют требованиям вакансии. Но в общем случае письмо должно включать:

•  Приветствие и обращение к конкретному адресату, если он известен. Некоторые порталы по трудоустройству, к примеру hh.ru, перестали требовать от работодателей указания ФИО контактного лица, что осложняет задачу соискателям. Рекомендую всё-таки постараться их узнать. Есть ещё одна опасность – если данные лица указаны в объявлении полностью, то в автоматически генерируемом сайтом шаблоне письма после приветствия могут прозвучать и имя, и фамилия человека. К примеру: здравствуйте, Мария Ивановна Сидорова! Согласитесь, не очень по-русски? Поэтому обязательно проверяйте и редактируйте на специализированных ресурсах не только сам текст, но и обращение.
• Какая вакансия компании вас заинтересовала и почему. В письме необходимо всегда точно указывать именно ту формулировку позиции, которая звучит в объявлении, чтобы опять-таки специалист по подбору персонала не решил, что вы бездумно рассылаете всем своё резюме с шаблонным текстом сопроводительного письма. Подробный ответ на вопрос «почему заинтересовала?» позволяет продемонстрировать вашу мотивацию, что крайне важно. Чтобы достойно на него ответить, нужно не только понимать и уметь донести собственные мотивы, но и хорошо изучить описание позиции и компании.
• Ваша ценность как сотрудника - что вам даёт основания считать, что вы можете быть полезны компании, справитесь с этой работой. Здесь уместно кратко рассказать про свой опыт решения подобных задач, профессиональные навыки, знания, достижения и успешно реализованные проекты. Конкретно и без "воды". Не нужно дублировать строки из резюме, а вот обобщить некоторые моменты, придать им окраску в отличите от сухой формы изложения фактов в CV, пожалуй, стоит. Кроме того, в сопроводительном письме можно указать то, что важно для данной позиции, но не вписалось в резюме. К примеру, сопоставимые задачи, которые приходилось решать в другой деятельности, если нет профильного опыта работы, или постоянное самообразование в нужном направлении. Когда практический опыт, наоборот, релевантный, но обширный и разноплановый, сделайте акцент на тех моментах, которые особенно актуальны для данной компании и прозвучали в описании вакансии.
• Призыв к действию. Речь идёт о цели вашего обращения. Казалось бы, очевидная вещь - вы ищете работу, тем не менее, фразы типа «прошу рассмотреть мою кандидатуру», «буду благодарен за обратную связь», «с удовольствием отвечу на ваши вопросы» или «готов дать подробные пояснения на собеседовании» будут вполне кстати. Покажите, что вы ждёте продолжения контакта, а не просто занимаетесь самопиаром из любви к искусству.
• Вежливая форма прощания, подпись, контактные данные. Здесь, думаю, всё понятно.

Особенности составления сопроводительного письма - cover letter - для международных компаний

1.  Размер письма не должен превышать 250 слов. Вот так, строго. Как уже было сказано выше, его максимальный объём – половина страницы.
2. Как и при обращении в российскую компанию, обязательно нужно указать полное название вакансии, а не только её код. Но в отличие от русского языка, в английском все значимые слова заголовка вакансии пишутся с заглавной буквы.
3. Если не удалось узнать, кому именно следует адресовать письмо, лучше написать: Dear Hiring Manager. После обращения в письмах на английском языке ставится запятая, а с новой строки и заглавной буквы пишется первое предложение.
4. Не пытайтесь юморить в cover letter. То, что смешно для русского человека, совсем не обязательно будет таковым для иностранца, сказывается разница в менталитетах. Есть риск быть неправильно понятым и попасть в зону отчуждения.
5. Закончить письмо можно нейтральной фразой Best Regards перед подписью, идеально подходящей для окончания переписки. Другой, более формальный вариант - Yours sincerely.

Формат сопроводительного письма в зависимости от канала отправки

Резюме плюс письмо – универсальная комбинация при отклике на вакансию любым способом, будь то работный сайт, профессиональное сообщество или прямой электронный адрес работодателя. В некоторых случаях потребуется ещё приложить портфолио, но сейчас речь не о нём.

Специализированные ресурсы по трудоустройству во-первых, содержат встроенное окошко для набора текста сопроводительного письма, а во-вторых, в целях облегчения пользователям задачи автоматически генерируют шаблон такого письма от имени соискателя. Но спешу вас предупредить: пользоваться им – всё равно, что не направлять письмо вовсе, толку не будет – все рекрутёры прекрасно понимают, что это отписка. Особенно если учесть, что такие одинаковые тексты ежедневно приходят пачками от разных кандидатов. Поэтому пишите лично от себя.

В профессиональных сообществах сопроводительное письмо будет выглядеть скорее как развёрнутое личное сообщение с обязательной ссылкой на профиль соискателя в данной сети, поскольку не все ресурсы предоставляют возможность оправить вложенным файлом резюме. Полагаю, удобнее будет всё-таки узнать электронный адрес того, кто разместил объявление о вакансии, и написать на него. Если нет – правила в личном сообщении действуют те же, что и при составлении стандартного отклика соискателя.

Самые большие возможности установить контакт и рассказать о себе, безусловно, предоставляет электронная почта. И мне, например, будучи на позиции HR-специалиста, всегда было непонятно, почему некоторые кандидаты их не используют, отправляя резюме с пустым полем письма (!). По меньшей мере, это не очень вежливо, а по большому счету – опять-таки вызывают сомнения умения соискателя эффективно коммуницировать и чётко излагать свои мысли. Ну, или степень его заинтересованности в самой работе. В любом случае шансы молчуна на успешное трудоустройство сильно снижаются.

Пожалуй, экзотикой можно считать распечатанное сопроводительное письмо с резюме, отправленные обычной почтой. Некоторые западные эксперты полагают, что такой шаг здорово поможет соискателю выделиться на фоне конкурентов, продемонстрирует его творческий подход к решению задач. Возможно. Но в наших реалиях, во-первых, можно опоздать с откликом, если письмо задержится в пути, что не редкость, а во-вторых, есть риск, что оно не дойдёт до адресата, затерявшись в куче рекламных материалов. Ну и не для всякой вакансии такой креатив показан. В общем, если есть желание поэкпериментировать, можете опробовать этот способ, но подстрахуйтесь, пожалуйста, ещё электронной версией отклика на вакансию. 

Как технически правильно составить сопроводительное письмо

В идеале, чтобы ваши неподдельные интерес и энергия передались человеку, отвечающему за подбор персонала, сопроводительное письмо должно быть «живым», то есть написанным для данного конкретного случая. Но это не всегда возможно в силу ограниченности ресурсов соискателя и его способностей в эпистолярном жанре. Поэтому для тех, кто не располагает такими данными, могу дать следующую рекомендацию: в отдельном файле составьте шаблон максимально подробного письма с указанием своих мотивов, профессиональных знаний, навыков, связей, достижений, реализованных проектов и прочих важных для будущей работы характеристик. При этом не страшно, если его объём превысит рекомендуемую половину листа. Сохраните его для себя. Для отклика на конкретную вакансию вы сначала внимательно изучаете её описание, а затем адаптируете письмо под её требования, правильно расставляя акценты и сокращая текст до нужного объёма. Естественно, имя контактного лица, название компании и вакансии вы каждый раз вносите заново, а перед отправкой письма обязательно проверяете их, чтобы не случился конфуз.

Высший пилотаж, если вы сумеете абстрагироваться, выйти из роли соискателя и взглянуть на себя незамутнённым взглядом работодателя. Попробуйте сопоставить характеристики кандидата и требования к нему со стороны компании. Насколько они совпадают по факту и убедительно продемонстрированы в сопроводительном письме? Полностью? – поздравляю! Нет - продолжайте «подкручивать» механизм до идеального совпадения. 

И в заключение о том, как составить сопроводительное письмо

К сожалению, не могу обещать, что отправленное вами сопроводительное письмо гарантированно распахнёт для вас двери желанной компании или даже будет прочитано рекрутёром. Все люди - разные, и специалисты по подбору персонала – тоже. У кого-то из них ресурс времени в таком дефиците, что отведённых шести секунд на рассмотрение отклика едва хватает на сканирование резюме по диагонали. Но, поверьте, после изучения CV, при прочих равных, предпочтение всегда будет отдано тому кандидату, кто не поленился достойно представить себя в сопроводительном письме. А вот его отсутствие зачастую оставит ваше резюме вообще не просмотренным, если только вы не архиценный и редкий специалист. Но они обычно не ищут работу, напротив, за ними идёт охота. Так что пусть письмо лучше будет, чем нет.