19.03.2020. В связи с коронавирусной инфекцией режим повышенной готовности введен по всей России. Работы у кадровиков и юристов в эту пору прибавилось. У предпринимателей много вопросов, связанных с необходимостью перевода работников на дистанционный формат работы. К массовому переводу мало кто был готов. В сегодняшней статье остановлюсь на главных вопросах:
Что делать с работниками, которых НЕВОЗМОЖНО перевести на удалённую работу.
Что такое дистанционная работа
Дистанционный характер работы – особый способ организации труда, который отличается следующими признаками.
Какие документы нужны, чтобы установить дистанционную (удаленную) работу для работника, принятого на обычных условиях.
1. Приказ руководителя о переводе сотрудников на удаленную работу, в нём распоряжение заключить с КАЖДЫМ из работников подписать соглашение к ТД.
2. В соглашении отражаются все условия работы с новым режимом.
Так как работы сейчас в кадрах много, частый вопрос – «обязательно ли нужны дополнительные сообщения, нельзя ли обойтись приказом».
Внимание! Отсутствие доп. соглашения при изменении режима работы это нарушение, за которое потенциально при проверке ГИТ можно получить штраф!
"Как-то в облегченном варианте, в связи с обстоятельствами, указами мэра и прочее" произвести не получится.
Закон на такой случай исключений не содержит.
Формулировка приказа будет выглядеть примерно следующим образом:
С ДД.ММ.ГГГГ перевести на дистанционный режим работы следующих сотрудников (список)
(ФИО ответственного) подготовить и предоставить на подпись Генеральному директору дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников с условиями о дистанционной работе. Срок – ДД.ММ.ГГГГ
Какие условия включить в дополнительное соглашение о дистанционной работе?
1. Согласно статье 312.4 ТК РФ, «Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника», «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению».
Поэтому, для избегания проблем и недопониманий, советую в дополнительном соглашении еще раз продублировать ранее установленный для работника режим работы (если он не меняется).
2. Полезно указать в Доп. Соглашении формулировку об обязанности Работника использовать рабочее время только для исполнения трудовых обязанностей.
3. Закрепите способы взаимодействия между работником и работодателем: адреса электронной почты, которые применяются. Номера телефонов. Также обязанность Работника уведомлять о смене контактных данных или об их недоступности в случае непредвиденных ситуаций.
4. Установите способы контроля. Периодичность отчетности, в какой форме её нужно подавать. Кому из ответственных сотрудников Работодателя.
5. Закрепите обязанность работника сообщать Работодателю, если он не планирует работать в какой-то конкретный период. Установите форму, в которой он об этом сообщает, получает подтверждение. В этот период нужно будет издавать либо приказ о ежегодном отпуске, либо об отпуске без сохранения заработной платы.
6. Укажите периодичность проверки почты Работником, периодичность совершения звонков, если они предусмотрены его трудовыми обязанностями.
Все это нужно для подтверждения прогула, если он случится. Одна из основных проблем увольнения дистанционных сотрудников, даже если они откровенно перестали работать – невозможность доказать это, либо доказать прогул. Именно эти пункты помогут при возникновении проблем.
7. Укажите на обязанность работника бережно относиться к вверенному имуществу, своевременно сообщать о его порче.
Какой срок перевода на удаленку указывать?
В условиях экстренного перевода работников на дистанционную работу открытым остается вопрос, как указать СРОК такого условия в дополнительном соглашении.
А сделать это нужно обязательно, иначе такое условие будет считаться действующим бессрочно, а вернуть сотрудника в офис можно будет только после подписания нового дополнительного соглашения к трудовому договору (конечно, с согласия работника).
Идеальный вариант – в дополнительном соглашении прямым текстом указать, что мера является временной, для предотвращения распространения коронавирусной инфекции.
Указать, что отмена дистанционной работы производится по распоряжению Руководителя после стабилизации ситуации и прекращения такой необходимости.
Нужно будет издать новый приказ по предприятию об отмене удаленной работы, ознакомить Работников под подпись.
В тексте дополнительного соглашения можно предусмотреть, как Работник получит об этом уведомление.
Можно ли законно уменьшить оплату работникам в связи с переводом на удаленную работу
В связи с установлением дистанционной работы оплату уменьшить нельзя. Но есть другие законные причины это сделать.
Первая. В связи с дистанционной работой у Ваших сотрудников меняется круг обязанностей. Например, в обязанности бухгалтера входила подшивка первичной документации в дела, а в связи с удаленной работой это не будет требоваться.
В этом случае вместе с установлением дистанционного характера работы Вы можете указать обязанности, которые работник временно не будет выполнять. Мне больше всего нравится формулировка «Должностная инструкция применяется за исключением (и перечисление конкретных пунктов)»
Вторая. Если Вы уменьшаете норму рабочего времени. В таком случае в дополнительном соглашении нужно указать новый режим (мы помним, что его лучше в любом случае указывать), а также включить в текст формулировку «Оплата труда производится пропорционально отработанному времени».
К слову об отработанном времени. Работнику можно поручить вести на себя табель учета рабочего времени или просто подавать сведения Работодателю. Однако, нарушением не будет если Вы проставите в табеле время согласно графику, если со стороны работника не было уведомлений об отсутствии.
Согласно статье 157 ТК РФ, время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.
В ситуации с коронавирусом нет ничьей вины, и для таких работников предусмотрена эта гарантия.
Хотелось бы обратить внимание на то, что таких сотрудников по договоренности Вы можете отправить в ежегодные отпуска (не забывая об оплате отпускных не менее, чем за три дня до начала отпуска).
Отпуска БС
Многие работники сейчас жалуются, что их вынуждают взять отпуска без сохранения заработной платы. Будьте осторожны. Работник может пожаловаться в ГИТ, и ко всем неприятностям добавится еще и внеплановая проверка. Отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя не предусмотрен!
Если у Вас еще остались вопросы, задавайте их в комментариях, обязательно отвечу.
С какими трудностями в свете последних событий столкнулись Вы?
Если Вы попали на мою страничку в поисках ответа на свои вопросы – обращайтесь за консультацией.
Мои контакты и также подробная информация обо мне доступны в профиле, также можно написать через форму «Написать эксперту»
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение