Перевод на дистанционную работу. Как оформить и что учесть?

19.03.2020.
В связи с коронавирусной инфекцией режим повышенной готовности введен по всей России.  Работы у кадровиков и юристов в эту пору прибавилось. У предпринимателей много вопросов, связанных с необходимостью перевода работников на дистанционный формат работы.
К массовому переводу мало кто был готов. В сегодняшней статье остановлюсь на главных вопросах:

1. Какие документы нужны, чтобы установить дистанционную (удаленную) работу.
2. Какие особенности учесть и указать в документах при переводе на дистанционную работу?
3. Можно ли законно уменьшить оплату работникам в связи с переводом на удаленную работу.

Что делать с работниками, которых НЕВОЗМОЖНО перевести на удалённую работу. 

Что такое дистанционная работа

Дистанционный характер работы – особый способ организации труда, который отличается следующими признаками.

• Место работы - Вне места расположения работодателя, в т. ч. в другой местности* (только на территории РФ)
• Характеристика труда - Как правило, интеллектуальный труд
• Инструменты и приспособления - Интернет и другие виды связи. Порядок и сроки обеспечения сотрудника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации определяет трудовой договор
• Режим работы - Постоянно в часы работы, установленные трудовым договором, через Интернет и другие виды связи. Сотрудник определяет самостоятельно или устанавливают в трудовом договоре.
• Обеспечение безопасных условий и охраны труда производится в усеченном виде, в части:
  • расследования и учета несчастных случаев и профзаболеваний;
  • выполнения предписаний государственной инспекции труда;
  • обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • ознакомления с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы
  • Не требуется проведение СОУТ и указание ее итогов в трудовом договоре.
• Не требуется создания рабочего места, подконтрольного Работодателю. 

Какие документы нужны, чтобы установить дистанционную (удаленную) работу для работника, принятого на обычных условиях.

1. Приказ руководителя о переводе сотрудников на удаленную работу, в нём распоряжение заключить с КАЖДЫМ из работников подписать соглашение к ТД.

2. В соглашении отражаются все условия работы с новым режимом. 

Так как работы сейчас в кадрах много, частый вопрос – «обязательно ли нужны дополнительные сообщения, нельзя ли обойтись приказом». 

Внимание! Отсутствие доп. соглашения при изменении режима работы это нарушение, за которое потенциально при проверке ГИТ можно получить штраф!

"Как-то в облегченном варианте, в связи с обстоятельствами, указами мэра и прочее" произвести не получится.

7. Укажите на обязанность работника бережно относиться к вверенному имуществу, своевременно сообщать о его порче. 

Какой срок перевода на удаленку указывать?

В условиях экстренного перевода работников на дистанционную работу открытым остается вопрос, как указать СРОК такого условия в дополнительном соглашении.

А сделать это нужно обязательно, иначе такое условие будет считаться действующим бессрочно, а вернуть сотрудника в офис можно будет только после подписания нового дополнительного соглашения к трудовому договору (конечно, с согласия работника). 

Идеальный вариант – в дополнительном соглашении прямым текстом указать, что мера является временной, для предотвращения распространения коронавирусной инфекции.

Указать, что отмена дистанционной работы производится по распоряжению Руководителя после стабилизации ситуации и прекращения такой необходимости.

Нужно будет издать новый приказ по предприятию об отмене удаленной работы, ознакомить Работников под подпись.

В тексте дополнительного соглашения можно предусмотреть, как Работник получит об этом уведомление. 

Можно ли законно уменьшить оплату работникам в связи с переводом на удаленную работу

В связи с установлением дистанционной работы оплату уменьшить нельзя. Но есть другие законные причины это сделать. 

Первая. В связи с дистанционной работой у Ваших сотрудников меняется круг обязанностей. Например, в обязанности бухгалтера входила подшивка первичной документации в дела, а в связи с удаленной работой это не будет требоваться.

В этом случае вместе с установлением дистанционного характера работы Вы можете указать обязанности, которые работник временно не будет выполнять. Мне больше всего нравится формулировка «Должностная инструкция применяется за исключением (и перечисление конкретных пунктов)» 

Вторая. Если Вы уменьшаете норму рабочего времени.  В таком случае в дополнительном соглашении нужно указать новый режим (мы помним, что его лучше в любом случае указывать), а также включить в текст формулировку «Оплата труда производится пропорционально отработанному времени». 

К слову об отработанном времени. Работнику можно поручить вести на себя табель учета рабочего времени или просто подавать сведения Работодателю. Однако, нарушением не будет если Вы проставите в табеле время согласно графику, если со стороны работника не было уведомлений об отсутствии.

Что делать с работниками, которых НЕВОЗМОЖНО перевести на удалённую работу.

Согласно статье 157 ТК РФ, время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. 

В ситуации с коронавирусом нет ничьей вины, и для таких работников предусмотрена эта гарантия. 

Хотелось бы обратить внимание на то, что таких сотрудников по договоренности Вы можете отправить в ежегодные отпуска (не забывая об оплате отпускных не менее, чем за три дня до начала отпуска). 

Отпуска БС

Многие работники сейчас жалуются, что их вынуждают взять отпуска без сохранения заработной платы. Будьте осторожны. Работник может пожаловаться в ГИТ, и ко всем неприятностям добавится еще и внеплановая проверка. Отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя не предусмотрен! 

Если у Вас еще остались вопросы, задавайте их в комментариях, обязательно отвечу.

С какими трудностями в свете последних событий столкнулись Вы? 

Если Вы попали на мою страничку в поисках ответа на свои вопросы – обращайтесь за консультацией.

Мои контакты и также подробная информация обо мне доступны в профиле, также можно написать  через форму «Написать эксперту»