Основные ошибки при проведении внутренних аудитов: как избежать ловушек?

Внутренний аудит — это не формальность, а настоящая алхимия для бизнеса. Этот мощный инструмент помогает выявлять узкие места и открывать двери для оптимизации процессов. Но, к сожалению, даже самые опытные аудиторы могут допускать ошибки в своей работе.

За годы практики я наткнулась на множество подводных камней, которые могут подстерегать во время аудита. Что уж говорить, некоторые из ошибок я испытала на собственном опыте. 
Давайте вместе рассмотрим основные из них, а также я поделюсь с вами проверенными советами, как их избежать. 
Итак, поехали.

ОШИБКА № 1 - Аудит без брони: как выйти на поле боя без подготовки

Пожалуй, одна из самых распространенных ошибок — это недостаточная подготовка.

Вспоминаю свой первый аудит: я пришла без четкого плана, просто полагаясь на свои инстинкты. Результат? Куча упущенных деталей и необходимость повторного аудита. Кто захочет снова начинать тот же путь, когда можно было избежать всех этих трудностей с самого начала?

🔍Как не допустить этой ошибки? Прежде всего, соберите всю необходимую информацию заранее. Проверьте внутренние документы, создайте подробные чек-листы для проверки. Это значительно упростит процесс и позволит сосредоточиться на ключевых аспектах. Чем больше вы подготовитесь, тем эффективнее пройдет аудит. Это как готовиться к экзамену: чем тщательнее вы изучите материал, тем больше шансов сдать его успешно.

ОШИБКА №2 — Операция «Тишина»

Еще одна ошибка, которую я наблюдала — это игнорирование мнения ключевых сотрудников, тех, кто находится на "передовой". Часто именно они видят проблемы раньше нас, но, к сожалению, их голос может быть не услышан. Не секрет, что, когда команда чувствует, что их мнение игнорируется, это создает атмосферу недоверия и снижения мотивации.

🔍Как этого избежать? Можно проводить опросы и интервью с ключевыми сотрудниками, создавая атмосферу открытости. Пусть каждый чувствует, что его голос важен! Включайте сотрудников в процессы оценки и разработки решений. Это повышает вовлеченность и помогает получить более точные результаты.

ОШИБКА №3 – Стратегия Ожидания: надеемся, что данные сами себя проанализируют

Еще одна из серьезных ошибок - отсутствие анализа данных. Когда мы не анализируем данные, мы рискуем не заметить критические проблемы. Я сама однажды столкнулась с этой ситуацией, полагаясь лишь на интуицию и свои ощущения, и это обернулось настоящим провалом. Без анализа мы как будто едем в незнакомом городе с закрытыми глазами.

Почему это важно? Без анализа данных мы можем не увидеть серьезные проблемы, а также прийти к неправильным выводам.

🔍Что делать? Используйте современный софт для анализа данных, автоматизируйте аудиты; обучайте команду необходимым навыкам. Регулярный анализ данных должен стать неотъемлемой частью работы. Это поможет вам принимать более обоснованные решения и не потеряться в информации.

ОШИБКА №4 – Пропавшие без вести

Если вы нашли в своем саду сорняки, заметили их, но так и не удалили, они начнут уничтожать ваши прекрасные цветы. То же самое происходит с аудитом: если вы провели проверку, но далее за этим ничего не последовало, проблемы будут накапливаться, а любые улучшения — растворяться в воздухе. Речь идет об ошибке – отсутствие последующих действий.

🔍Как избежать?

- Разрабатывайте рекомендации и создавайте предписания: это как "Библия" аудита! Определите конкретные задачи, назначьте ответственных и установите сроки.

- Обсуждайте результаты с командой: обсудите прошедший аудит с сотрудниками, чтобы убедиться, что каждый понимает, что от него требуется. Чаще всего командная работа приводит к лучшим решениям. Возможно, кто-то предложит интересную идею, которую вы даже не рассматривали!

- Внедрите контроль исполнения предписаний: этот шаг невероятно важен! Поскольку поможет не только минимизировать риски, но и повысит ответственность сотрудников. Каждый должен понимать, как его работа влияет на общий результат. Не дайте результатам аудита пылиться на полке! Превратите их в реальные действия.

ОШИБКА № 5 – Поди туда - не знаю куда, принеси то – не знаю что…

Представьте, что вы получили инструкцию по сборке шкафа, и она написана на незнакомом языке, а картинки просто непонятны. Что вы будете делать? Правильно, вряд ли соберете его без помощи! Точно так же, сложные и запутанные отчеты и непонятные предписания по аудиту могут ставить в тупик сотрудников. К тому же, если это все «захватывающее чтиво» не имеют четкой структуры, команда просто не поймет, что нужно делать дальше. Неясность отчетов и рекомендаций - это, кстати, одна из моих некогда любимых ошибок.

🔍Что делать, как избежать этого?

- Пишите ясно и доступно: Используйте простые слова и четкие формулировки. Например, если вы рекомендуете изменить процесс, дайте понятные шаги, как именно это сделать. Людям легче будет следовать указаниям, когда они ясны и общедоступны.

- Проводите объяснительные совещания: Очевидный, но очень эффективный шаг! Краткие собрания помогут всем понять, что именно вы хотите донести и что конкретно необходимо сделать.

ОШИБКА № 6 – Когда мнение важнее данных

Давайте поговорим о том, что может произойти, когда в аудит вмешивается субъективизм оценки. В своей практике я сталкивалась с ситуациями, когда аудиторы, опираясь на некоторую предвзятость, искажали результаты проверки. Это похоже на то, как если бы вы, глядя на карту, вместо прокладывания оптимального маршрута, просто шли по прямой, игнорируя здравый смысл, лишь потому что вам так больше нравится. Оценка должна основываться на фактах и данных!

🔍Чтобы избежать этой ошибки - используйте стандартизированные критерии для анализа и оценивания; разработайте четкие критерии и используйте их для оценки работы.

Это будет вашим надежным компасом, который не даст уйти в сторону предвзятости.

ОШИБКА № 7 – Как карта ляжет

Теперь давайте вспомним про нерегулярность аудитов. Это то, с чем сталкиваются многие. Задумывались ли вы, как часто нужно проводить аудиты? Они не должны быть разовыми акциями. Пропуск даже одной проверки может привести к накоплению проблем, которые в будущем будут настоящей головной болью. Это как с планом по уходу за собственным здоровьем: игнорирование его может иметь печальные последствия.

🔍Как избежать этой ошибки? Создайте график планируемых аудитов. Установите четкий и понятный план и не оставляйте его на обочине. Пусть это будет регулярная, непрерывная работа, которая поможет вам держать руку на пульсе процессов вашей организации.

🌟Внутренние аудиты — это не формальность, а увлекательное и многослойное приключение, полное неожиданных открытий!

И то, что я перечислила, — это лишь малая часть огромного айсберга.

Однако, если вы воспользуетесь этими простыми советами, ваш аудит может стать настоящей силой, способной поднять эффективность вашей организации на новый уровень. Помните, что аудит — это не только контроль, но и шанс для роста! Пусть ваши проверки будут эффективными.

Юлия Чурикова, эксперт, бизнес-партнер "АБК Консалтинг"