Оформление заявки на вакансию

Заявка на вакансию - это фундамент найма. Без четкой и полной заявки поиск кандидатов превращается в хаотичный процесс. Этот документ позволяет определить, кого именно нужно найти, какими характеристиками он должен обладать, какие результаты должен обеспечивать и какие условия ему предлагаются. Качественная заявка экономит время, снижает ошибки и повышает эффективность найма.

Зачем нужна заявка на вакансию

Заявка позволяет системно подойти к подбору сотрудников. Она фиксирует все параметры должности и требования заказчика (руководителя). Благодаря этому HR-специалист получает четкое понимание, кого искать, а руководитель - инструмент контроля и согласования своих ожиданий.

Популярное по теме

90 чек-листов по всем направлениям для HR и бизнес-тренеров: подборка от экспертов hrtime.ru

Полезные инструменты по подбору, оценке персонала, обучению, консалтингу, разработке СОТ, корпоративной культуре, коучингу, кадровому учету и карьерному консультированию в одном месте.

Посмотреть подборку

Что на самом деле означает отсутствие заявки

Когда руководитель не может четко ответить, зачем нужна эта должность, какой результат от нее ожидается и по каким показателям будет оцениваться работа, это означает одно. Решения еще не приняты.

Вместо четкого запроса существует набор ощущений. Нужен человек, который возьмет на себя часть нагрузки. Нужен кто-то поадекватнее. Нужен специалист, чтобы стало легче.

Но бизнес не работает с ощущениями. Бизнес работает с результатами.

Если не зафиксирован продукт должности, невозможно понять, хороший кандидат перед вами или нет. Если не определены показатели, невозможно управлять работой. Если не согласованы условия, невозможно удержать сильного человека.

В такой ситуации рекрутер начинает угадывать. Кандидат начинает сомневаться. Руководитель меняет требования по ходу подбора. А вакансия превращается в затянувшийся процесс без четкого конца.

Как правильно оформить заявку

1. Определите цели должности. Опишите, для чего она нужна компании и какой результат должен обеспечивать сотрудник. Пример: «Цель должности - рост количества клиентов и увеличение продаж».

2. Опишите продукт или результат труда. Конкретизируйте, какой конечный результат должен быть получен. Например: «Вакансия закрыта в срок», «Клиент доволен обслуживанием», «Проект сдан вовремя».

3. Определите показатели эффективности. Укажите, как будет измеряться результат работы - по объему продаж, количеству закрытых вакансий, срокам выполнения задач, уровню удовлетворенности клиентов и т. д.

4. Составьте описание основных функций и обязанностей. Перечислите, что именно должен делать сотрудник, чтобы достичь результата. Например: «Проводить собеседования», «Заключать договоры», «Контролировать выполнение планов».

5. Определите требования к кандидату. Разделите их на обязательные и желательные. Пропишите опыт, навыки, знания, личные качества, мотивацию, возраст и другие параметры. Такое деление помогает гибко оценивать кандидатов.

6. Укажите условия труда. Опишите место работы, график, систему оплаты, срок стажировки и дополнительные бонусы. Убедитесь, что условия соответствуют рынку труда.

7. Определите подчиненность и взаимодействие. Укажите, кому подчиняется должность, кем руководит и с кем взаимодействует в процессе работы.

8. Уточните срок закрытия вакансии и приоритет. Важно зафиксировать, насколько срочно нужно закрыть позицию и что важнее - скорость или качество подбора.

9. Пропишите критерии успешности кандидата. Каким должен быть человек, чтобы вы сочли его подходящим? Это поможет при отборе и на этапе утверждения.

Чек-лист оформления заявки

• Определена цель должности и результат труда.
• Сформулированы основные функции и обязанности.
• Прописаны критерии оценки эффективности (KPI).
• Выделены обязательные и желательные требования к кандидату.
• Указаны условия труда и система оплаты.
• Определена подчиненность и взаимодействие.
• Согласованы сроки и приоритет закрытия вакансии.
• Заявка утверждена руководителем (заказчиком).

Рекомендации по использованию заявки

• Используйте заявку как основу для составления объявления и интервью. Все этапы подбора должны опираться на утвержденные в заявке параметры.

• В случае изменений фиксируйте их в новой редакции заявки, чтобы избежать недопонимания.

• Регулярно пересматривайте шаблон заявки, адаптируя его под специфику компании.

Как заявка влияет на адаптацию и удержание

Одна из самых дорогих иллюзий бизнеса звучит так: «разберется по ходу». Именно она становится причиной увольнений на испытательном сроке.

Когда в заявке не были зафиксированы продукт, показатели и зона ответственности, после выхода сотрудника начинаются расхождения ожиданий. Руководитель ждет одного, сотрудник делает другое. Каждый уверен, что прав.

В итоге возникают фразы:

• «я думал, что это не входит в мои обязанности»
• «об этом не говорили на собеседовании»
• «ожидания изменились»

Заявка на вакансию это основа будущего негласного договора между компанией и сотрудником. Чем четче он сформулирован до выхода человека, тем меньше конфликтов после.

Главная выгода для ЛПР

Правильно оформленная заявка дает руководителю не просто лучшего кандидата. Она дает контроль. Сокращается срок закрытия вакансии. Повышается качество откликов. Снижается нагрузка на руководителя. Уменьшается количество ошибочных наймов. Растет вероятность прохождения испытательного срока. Но самое главное, появляется предсказуемость. Руководитель перестает надеяться и начинает управлять. Компании, которые стабильно находят сильных людей, отличаются не брендом и не зарплатами. Они отличаются тем, что думают до начала поиска, а не во время него.

Оформление заявки на вакансию это не бумажная работа. Это точка, где найм перестает быть хаосом и становится технологией.

РЕЗУЛЬТАТ ВНЕДРЕНИЯ

Правильно оформленная заявка обеспечивает прозрачность и контроль в процессе найма, уменьшает количество ошибок и повышает качество подбора персонала. Руководители получают кандидатов, соответствующих требованиям, а HR - четкий ориентир для работы.