Можно ли проверять сотрудников на судимость?

Некоторые компании проверяют людей и через Службу безопасности – на предмет «темного» прошлого. Это важно при работе с деньгами и ценностями, при материальной ответственности и др. Такую проверку могут организовать не только для кандидатов, но и для работников в штате. Но законно ли проверять наличие судимости?

Вполне логично, когда компания хочет быть уверена в отсутствии рисков со стороны своих работников и в выборе самых эффективных кандидатов в штат. Недаром поиск и отбор соискателей может занимать длительное время, особенно для узких специализаций. Кроме того, некоторые компании проверяют людей и через Службу безопасности – на предмет «темного» прошлого. Это важно при работе с деньгами и ценностями, при материальной ответственности и др. Такую проверку могут организовать не только для кандидатов, но и для работников в штате.

Скажем, компания инициирует проверку судимости за хищения, мошенничество, противоправные действия. В связи с этим служба безопасности будет собирать персональные данные работников. Но законны ли такие действия?

Базовое правило по закону: компаниям запрещено проверять сотрудников на наличие уголовных наказаний. Дело в том, что у организаций ограничены возможности для данных о персонале. Обрабатывать линчую информацию вправе только по ряду оснований: выполнение законодательных норм (если собирать и хранить данные надо по закону), содействие сотрудникам в получении работы, помощь в образовании, сохранение безопасности для людей, а также проверка качества выполненных обязанностей в рабочее время, защита корпоративного имущества. Этот перечень зафиксирован в ст. 86 ТК РФ.

При этом под обработкой данных понимается любое содействие или операцию с данным. Сюда в том числе в соответствии с законом входят сбор, запись, хранение, уточнение, передача и уничтожение такой информации. Если буквально, отправка информации в службу безопасности будет передачей данных третьим лицам, что требует согласия. А потенциальная проверка не входит в список возможностей для обработки. Здесь надо уточнить, что по закон о персональных данных относит уголовное наказание к числу особой категории персональных данных. Проверять и использовать их вправе только органы власти, причем лишь в рамках прав, которые указаны в конкретных нормативных актах. Просто так изучать информацию тоже нельзя. Более того, это можно считать избыточной обработкой, что также запрещает закон.

Учитывая статью 65 Трудового кодекса, проверять данные о судимости можно лишь тогда, когда этого требует закон. Если точнее, то есть некоторые профессии и должности, работать на которых нельзя людям с судимостью. Например, при наличии судимости есть ограничения для специалистов авиаперсонала и авиабезопасности, для педагогических работников и в сфере образования, воспитания, развития. Есть запреты для здравоохранения, детского спорта и отдыха для детей, для органов соцзащиты. Ст. 328.1 ТК РФ не разрешает судимым работать водителями такси и общественного транспорта.

При поступлении на работу кандидату должен предъявить справку из МВД о том, что он не судим. Но даже в этом случае работодатель сам не имеет права требовать от человека такой документ и обращаться с запросом в органы внутренних дел. Для этого сотрудника необходима нотариальная доверенность. Такое правило диктует Приказ МВД России от 27.09.2019 №660. Другими словами, инициативно получать данные о судимости нельзя, даже если сотрудник согласен, но закон это не предусматривает.

Использование таких данных (анкеты, справка от сотрудника, публикация в личном деле и др.) будет считаться нарушением правил обработки специальных персданных, а также избыточной обработкой. Это в том числе подтверждает и судебная практика (например, Апелляционное определение Челябинского областного суда от 28.03.2016 11а-3849/2016).

Компанию также ждут серьезные риски. Т.к. данные о судимости получены незаконно, нельзя их и использовать. Судимость не является основанием, чтобы отказать кандидату (кроме указанных выше случаев), чтобы уволить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание. А в случае проверки (по жалобе работника или с плановым/внеплановым визитом) руководителя и саму компанию могут наказать по ч.1 ст.13.11 КоАП РФ: должностное лицо до 20 тыс. рублей, организацию до 100 тыс. рублей. Повторное нарушение «обойдется» еще дороже. Поэтому просто так и без оснований проверять данные о судимости не стоит.