На вопрос HR "Как новенький?" руководитель чаще всего отвечает одним словом: "Нормально". Через месяц это "нормально" превращается в спор, справился человек или нет, и вспомнить, о чем договаривались на старте, никто не может. Лист итогов испытательного срока помещается на одну страницу и заполняется не в последний день, а по ходу: цели в первую неделю, отметки через месяц и два, решение за две недели до конца. Даю пустой шаблон из пяти блоков, объясняю, кто и когда его заполняет, и показываю пример для менеджера по работе с клиентами в оптовой компании: цели, цифры по месяцам и решение с условиями на следующий квартал.
Руководитель склада на вопрос, как справляется новый кладовщик, ответил: "Нормально". Через неделю испытательный срок истек. Еще через месяц тот же руководитель пришел к HR с просьбой "как-то расстаться", потому что кладовщик путает ячейки и спорит с бригадиром. На вопрос, говорили ли ему об этом раньше, ответа не было. Записей тоже.
Лист итогов нужен, чтобы "нормально" к концу срока превратилось в факты, а решение было понятно обеим сторонам. Его заводят в первую неделю и дополняют по ходу, поэтому к последней встрече он уже почти заполнен.
Блок 1. Общие данные
Блок 2. Результаты
Блок 3. Самостоятельность
Блок 4. Работа с людьми: эпизоды
Блок 5. Решение
Прошел / прошел с условиями / не прошел. Причины. Цели на следующие два-три месяца, если остается. Подписи руководителя и сотрудника, дата.
В первую неделю руководитель вместе с новичком пишет блок 2, только первые две колонки. Целей три-пять, не больше: если их десять, к концу срока половину никто не вспомнит. У каждой цели должен быть способ проверки, который не зависит от настроения руководителя: отчет из CRM, журнал склада, данные бухгалтерии.
Через месяц и через два в колонки ставят фактические цифры, а наставник дописывает блок 3. Ему проще всего ответить, что человек уже делает сам, а с чем приходит за подсказкой. Если за месяц в правой колонке ничего не изменилось, это повод для разговора, а не для итоговой оценки.
Блок 4 ведется по ходу всего срока. Туда попадают только конкретные случаи с датами, хорошие и плохие. Оценки вроде "безынициативен" или "отлично влился" в блок не пишут: их нельзя проверить, и сотрудник имеет полное право с ними не согласиться.
Блок 5 заполняют на последней встрече, за две недели до конца срока. Если решение "не прошел", дальше начинается юридическая часть: письменное уведомление не позднее чем за три дня с указанием причин. Причины берутся из блоков 2-4, придумывать ничего не нужно.
Оптовая компания, срок испытания три месяца, с 1 августа по 31 октября. Менеджеру передали базу из 40 клиентов, полный план по выручке для опытного сотрудника - 1 200 000 ? в месяц. Новичку план ставили ступенькой: 60%, 80% и 100%.
Решение принимали 19 октября, поэтому октябрь взят как уже отгруженное плюс подтвержденные заказы до конца месяца. Итог за три месяца считается по сумме, а не по последнему месяцу: третий месяц чуть ниже плана, но в целом выручка почти совпала с планом. По ошибкам видна нормальная кривая новичка, и на третий месяц цель выполнена.
Блок 3. Самостоятельность. Сам: оформление заказов, сверка взаиморасчетов, типовые рекламации. Пока с помощью: согласование отсрочки платежа, переговоры о скидке больше 5%.
Блок 4. Эпизоды. 14.08, плюс: сам предупредил двух клиентов о задержке поставки до того, как они позвонили. 03.09, минус: пообещал клиенту скидку 8% без согласования, пришлось объясняться. 08.10, плюс: после разговора на второй встрече перестал отправлять заказы без проверки остатков, ошибок по остаткам больше не было.
Блок 5. Решение. Прошел. Условия на следующие два месяца: довести активную базу до 30 клиентов, скидки больше 5% только после согласования с руководителем, через два месяца короткая встреча по этим двум пунктам.
Их часто путают или пытаются слить в один документ. План адаптации отвечает на вопрос, что компания делает для новичка: кто его встречает, какие доступы выдать, с кем познакомить, какие обучения пройти в первые недели. Его ведет наставник или HR, и в нем много галочек "сделано".
Лист итогов отвечает на другой вопрос: что новичок сделал за срок и что из этого следует. В нем нет пунктов про пропуск и рабочее место, зато есть цифры, эпизоды и подпись под решением. Если смешать оба документа, получается длинный список, где выполненные пункты адаптации создают ощущение, что все хорошо, а результаты теряются где-то внизу.
Хорошо работает связка: план адаптации на первые две-три недели, лист итогов на весь срок. На встрече после первого месяца они пересекаются: если по результатам есть отставание, первым делом стоит открыть план адаптации и проверить, все ли компания сделала со своей стороны.
Посмотрите, совпадают ли причины в блоке 5 с тем, что написано выше. Если в решении "не прошел из-за низкой выручки", а в блоке 2 выручка 99%, документ работает против компании.
Убедитесь, что промежуточные отметки делались вовремя, а не дописаны задним числом за один вечер. Сотрудник обычно хорошо помнит, говорили с ним через месяц или нет.
И последнее: копию листа отдайте сотруднику. Для того, кто остается, это готовый план на следующий квартал. Для того, кто уходит, это понятное объяснение, почему так вышло.
Отправляя данные вы подтверждаете пользовательское соглашение