Кто такой помощник руководителя и как его подобрать?

В зависимости от масштаба бизнеса и личности CEO, роль помощника может колебаться от административного менеджера до операционного директора.

В этой статье — разбор, кого искать на эту позицию, какие функции поручать, как избежать типичных ошибок и по каким маркерам понять, что вы подобрали ту самую “правую руку”.

Зачем нужен помощник

Многие собственники малого бизнеса долго обходятся без этой роли. Но по мере роста задач и нагрузки времени на планирование, распределение мелких задач совсем не остаётся.

Возникает проблема расставления приоритетов — прописать встречи в Гугл Календаре или погрузиться в более время- и трудозатратные процессы.

Вот типичный список сигналов, что без помощника уже не справиться:

• Возникает хаос в документообороте, коммуникациях, календаре.
• Решения принимаются на бегу, часто — с ошибками, недочётами.
• Начальник окружён «исполнителями», но ни одного по-настоящему надёжного человека рядом.

То есть задача помощника — освободить руководителя для решений, которые требуют именно его уровня.

Какие функции выполняет помощник руководителя

На практике «помощник» — очень широкое понятие. Есть три условных должности, и все они различаются функционалом.

Административный помощник/ секретарь

Это сотрудник, который работает с распределением задач и организацией мелких процессов — мероприятий, доставок, броней. Иными словами, человек, который занимается рутинными задачами.

• Ведение календаря, координация встреч;
• Документооборот, сканирование/отправка/печать;
• Контроль поездок, командировок, логистики.

Подходит, если руководитель часто в разъездах, много операционной нагрузки и нужен высокоорганизованный помощник.

Операционный помощник

Такой сотрудник наделён большей ответственностью и “властью”. В его обязанности входят задачи, которые руководитель по тем или иным причинам не успевает или не может выполнить.

Операционный помощник включён в бизнес-процессы и умеет держать темп и сроки. В его обязанности входит:

• Контроль исполнения поручений по компании;
• Сбор информации и подготовка решений;
• Ведение переписок от имени руководителя;
• Участие в совещаниях как доверенное лицо.

Стратегический помощник / бизнес-ассистент

Специалист с управленческими или консалтинговыми компетенциями. Может временно подменять руководителя, вести переговоры, модерировать совещания. Такой сотрудник выполянет ряд стратегических задач, в том числе:

• Разработка регламентов, контроль KPI;
• Поддержка трансформаций и изменений;
• Работа с внутренней коммуникацией;
• Анализ информации для принятия решений.

Таких помощников ищут первые лица, например: инвесторы, спикеры, стратегические партнёры. Им нужен человек, который может полноценно подменить руководителя и вести за него все основные процессы.

Какими навыками должен обладать помощник

Первое, от чего следует отталкиваться — функциональный опыт. То есть подбор сотрудника должен основываться не на релевантном опыте, а на умениях и знаниях, которые пригодятся именно под вашу должность.

Важно! Может показаться, что соискатель, когда-то работавший помощником руководителя, с легкостью адаптируется под ваши требования. Это не так. Например, сотрудник, выполнявший административные задачи, вряд ли справится с обязанностями бизнес-ассистента, принимающим стратегические решения.

Однако есть и общие качества, которые важны для любой категории помощника руководителя. Вот некоторые из них.

Гибкость. Никакой список задач не заменит способность адаптироваться. Хороший помощник умеет разбираться на ходу, минимально обращаясь за уточнениями.

Организованность. Это тот человек, у которого всегда порядок в телефоне, файлах, календаре. Важную роль играет пунктуальность и умение грамотно распределять задачи с учётом сжатых сроков.

Конфиденциальность. Какие бы бумаги вы не подписывали, риск утечки информации всегда будет оставаться. Важно проверить, может ли помощник умалчивать о неудобной информации и не распространяться о поведении руководителя. Половина успеха — в умении не выносить из кабинета лишнее.

Субординация. Даже если ему поручают управлять проектами и людьми, он не превращается в серого кардинала, гнущего пальцы при подчинённых. Не конкурирует, не манипулирует, не подрывает авторитет первого лица.

Цифровая грамотность. Сюда относятся CRM-системы, таск-менеджеры, PowerPoint и стремление к автоматизации рутинных задач. Клад — это помощник, который ищет новые способы по распределению и оптимизации дел.

Структурное мышление. Даже если он не принимает решений — он понимает, почему и как они принимаются. Он умеет смотреть на ситуацию глазами владельца бизнеса.

Типичные ошибки при подборе

Ошибка №1: «Хочу человека, как я»

Вы не ищете себе клона. Вы ищете человека, который вас дополняет. Если вы — харизматичный визионер, вам нужен структурный и спокойный человек. Если вы сам — педант и перфекционист, помощник должен быть гибче и быстрее.

Ошибка №2: Слишком молод или слишком опытен

Слишком неопытный — не справится с темпом и давлением. Слишком опытный — начнёт конкурировать или искать чего-то большего. Оптимально, если это человек 27–35 лет, который имеет опыт в управлении офисом, проектами, либо в личной работе с руководителями.

Ошибка №3: Отбор «по симпатии»

Харизматичность и умение понравиться на собеседовании — не равно способность работать в режиме 24/7. Чтобы подобрать полезного помощника, необходимо составить “идеальный” профиль кандидата и протестировать его на кейсовых заданиях. Телефонного разговора недостаточно.

Процесс подбора: короткая инструкция

Шаг 1. Профиль кандидата

Определите уровень помощника — административный, операционный или стратегический — и сформулируйте список его обязанностей. Необходимо чётко обозначить задачи, с которыми будет работать сотрудник. “Что скажу, то и сделает” — не подойдёт.

Если вы хотите, чтобы кандидат приносил вам кофе и заносил встречи в график, то это работа секретаря. Бизнес-ассистент будет самостоятельно анализировать проблемы и искать пути их решения, составлять отчёты и взаимодействовать с контрагентами.

Компетенции секретаря, бизнес-ассистента и операционного помощника будут сильно различаться.

Шаг 2. Оценка компетенций и испытательный срок

На собеседовании недостаточно задать несколько вопросов о предыдущем месте работы и образовании. Задавайте вопросы с развёрнутым ответом и погружайте соискателя в различные ситуации через кейсы.

– Как бы вы организовали рабочий день руководителя, если у него 5 встреч, одна накладывается, а две в разных концах города?

– Как реагировать, если поручение противоречит регламенту?

Поможет внедрение испытательного срока. За 2-4 недели вы сможете понять, как работает сотрудник и каких принципов в работе с первым лицом он может придерживаться.

Шаг 3. Адаптация

Даже матёрые профессионалы нуждаются в качественном онбординге и наставничестве на первых порах работы. Помощнику руководителя предстоит взаимодействовать с разными сотрудниками компании, работать на корпоративных платформах и решать задачи с управленцами из разных подразделений. Всё это невозможно сделать хорошо, если не будет человека, готового объяснить нюансы внутренней кухни организации.

Помощник руководителя — это партнёр по эффективности, если правильно его выбрать и выстроить отношения. Нет формальных рамок, которые помогли бы подобрать идеального кандидата на эту должность. Однако мы в HR-решениях знаем, как это сделать.

Обращайтесь за первой бесплатной консультацией, и мы найдём помощника руководителя согласно вашим пожеланиям. До встречи!